Outlook-Synchronisation - Synchronisation von Adressen zwischen MOS'aik und Outlook

MOSER Gesamtdokumentation - 1.2. Synchronisation von Adressen zwischen MOS'aik und Outlook

1.2. Synchronisation von Adressen zwischen MOS'aik und Outlook

Versionsgeschichte
Version 3.32.200	5.5.2014	MZ
erweitert (DB3044)
Version 3.32.101	28.1.2014	MZ
erweitert (DB2949)
Version 3.32.100	18.11.2013	MZ
erweitert (DB2846,DB2830,DB2875)
Version 3.30 SP 1
erweitert

Aus den MOS'aik-Adressstammdaten können beliebige Adressen für die Übertragung nach bzw. die Synchronisation mit Microsoft Outlook® ausgewählt werden. Öffnen Sie dazu die Ansicht Stammdaten | Adressen | Alle Adressen und markieren Sie die Adressen, die nach Outlook übertragen werden sollen:

Abbildung 1.3. Synchronisieren mit Outlook ...

Die markierten Adressen werden mit der Funktion Synchronisieren mit Outlook ... nach Outlook übertragen.

Im folgenden Dialogfenster sehen Sie im Bereich Outlook-Ordner den zurzeit konfigurierten Outlook-Kontaktordner mit dem die Synchronisation erfolgen soll:

Abbildung 1.4.

Im Bereich Modus wählen Sie:

Adressen nach Outlook übertragen, wenn Sie lediglich Ihre markierten Adressen nach Outlook übertragen möchten.
Adressen nach Outlook übertragen, neue Outlook Kontakte übernehmen, wenn Sie Ihre markierten Adressen nach Outlook übertragen und ggf. vorhandene neue Kontakte aus Outlook übernehmen möchten.

Adressen, die vor der Synchronisation nur in Outlook verfügbar sind, werden nach MOS'aik übertragen und dort mit dem Adresstyp Sonstige gespeichert. Der Kurzname wird aus dem Feld Speichern unter des Outlook-Kontaktes gebildet. Geben Sie hier also einen sinnvollen Kurznamen zu Ihrem Kontakt ein. Der Kurzname muss dabei eindeutig sein und darf aus maximal 16 Zeichen bestehen!
Adressen und Outlook Kontakte in beide Richtungen synchronisieren, wenn Sie Ihre markierten Adressen nach Outlook übertragen sowie ggf. geänderte Informationen aus den Outlook Kontakten übernehmen möchten.
In diesem Fall werden die Felder beider Seiten verglichen und die aktuellsten Informationen übernommen. Im Fall von Konflikten werden die Datensätze beider Seiten in einem Übersichtsfenster angezeigt und Sie haben die Möglichkeit den korrekten Datensatz auszuwählen:

Abbildung 1.5.

Sie können hier auswählen, ob Sie ...
1. ... Diese Adresse nach Outlook übernehmen möchten.
2. ... Diesen Kontakt in die Datenbank übernehmen möchten (also nach MOS'aik).
3. ... den Konflikt nicht lösen (d.h. ignorieren und keine Änderung vornehmen).
4. ... die Synchronisation Abbrechen wollen.
Der Konfliktdialog erscheint grundsätzlich dann, wenn die Datensätze sowohl in Outlook als auch in MOS'aik nach der letzten Datensynchronisation geändert wurden. In seltenen Fällen kann es vorkommen, dass keine Änderungen der Daten erkennbar sind. Das kann z.B. dann auftreten, wenn sowohl in Outlook als auch in MOS'aik Änderungen an der Adresse vorgenommen wurden, die jedoch keine Felder der Datensynchronisation betreffen bzw. auch, wenn durch Druck einer Rechnung in MOS'aik Umsätze für die betreffende Adressstatistik verbucht wurden. In diesen Fällen ist es gleichgültig, ob Sie den Outlook- oder den MOS'aik-Datensatz übernehmen.

Unter Optionen wählen Sie:
1. Ansprechpartner analog Adressen übertragen
  
  Wählen Sie diese Option, wenn Sie auch die Ansprechpartner zu Ihren MOS'aik-Adressen nach Outlook übertragen möchten.
2. Notizen zu Outlook Kontakten in vorhandene Adressen übertragen
  
  Wählen Sie diese Option, wenn Sie die Notizen aus der Registerkarte Bemerkungen der Adressstammdaten in das Outlook-Feld Notizen übernehmen möchten.
  
  Ggf. vorhandene RTF-Formatierungen werden bei der Übernahme der Daten nicht berücksichtigt.

Wählen Sie Ihr gewünschtes Verhalten und drücken Sie OK, um die Übertragung zu starten.

Abbildung 1.6. Synchronisierte Kontakte in Outlook

Falls den MOS'aik-Adressen Ansprechpartner hinterlegt sind, erscheinen diese bei gewählter Option Ansprechpartner analog Adressen übertragen ebenfalls in Ihrem Outlook Ordner (im Beispiel "Ludwig Müller" und "Peter Meier"). Durch einen Doppelklick öffnen Sie einen Ansprechpartner-Kontakt in Outlook:

Abbildung 1.7. Ansprechpartner in Outlook

Ansprechpartner-Notation

Beim Synchronisieren von Outlook mit MOS'aik werden in MOS'aik keine neuen Adressen angelegt, wenn es sich bei der Adresse um einen Ansprechpartner handelt. Ansprechpartner-Kontakte werden dazu in Outlook mit der sogenannten Ansprechpartner-Notation erfasst, nämlich zunächst der Kurzname der Adresse (hier: adler) und nachfolgend ein Leerzeichen sowie in runden Klammern der Namen des Ansprechpartners (hier: Ludwig Müller, Ergebnis: adler (Ludwig Müller)).

Verwenden Sie für Ansprechpartner in Outlook unbedingt denselben Adresstyp (Privat ... oder Geschäftlich ...) für die Eingabe von Adressen und Telefonnummern, wie in der Firmenadresse.

Nach der Synchronisation werden neue Outlook-Ansprechpartner der MOS'aik-Adresse auf der Registerkarte Ansprechpartner des Adressarbeitsblatts zugefügt.

Das Outlook-Feld Anzeigen als für die 1. E-Mail-Adresse wird durch den Namen der Adresse bzw. des Ansprechpartners und die jeweilige E-Mail-Adresse in Klammern dahinter gefüllt:

Abbildung 1.8.

In MOS'aik vorhandene Bemerkungen zur Adresse werden (ohne Formatierungen) in das Outlook-Feld Notizen kopiert.