3.2. Grundsätzliche Hinweise
Für eine übersichtliche, nachvollziehbare und lückenlose Datenerfassung sind folgende Verhaltensregeln wichtig:
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Mehrfache Datensätze, wie z.B. redundante Stammdatenadressen müssen vermieden werden. Aus diesem Grund sollten neue Adressen grundsätzlich über das Stammdatenarbeitsblatt Stammdaten | Adressen | Alle Adressen mit der Funktion
Neuangelegt werden. Zuvor muss mithilfe der Such- und Filterfunktionen überprüft werden, dass diese nicht bereits in den Stammdaten enthalten sind. -
Jedem Projekt bzw. Geschäftsvorfall soll eine Adresse (Name des Vertragspartners) zugewiesen werden. Dabei ist im Allgemeinen wichtig, dass die Adresse den vollständigen Namen und die Anschrift enthält.[82]
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In Papierform erhaltene ...
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... Rechnungen und Gutschriften sollten über die entsprechende Funktion der Eingangsrechnung eingescannt und im MOS'aik Dateiablageordner abgelegt werden.
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... Dokumente und Bilder sollten über die entsprechende Kunden-, Lieferanten- oder Projektakte eingescannt und im MOS'aik Dateiablageordner abgelegt werden.
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In digitaler Form erhaltene ...
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... Rechnungen und Gutschriften sollten über die entsprechende Funktion der Eingangsrechnung verknüpft und im MOS'aik Dateiablageordner abgelegt werden.
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... Dokumente und Bilder sollten über die entsprechende Kunden-, Lieferanten- oder Projektakte in den MOS'aik Dateiablageordner kopiert werden.
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[82] Lediglich für die Abwicklung von Bargeschäften mit geringem Wert sind Ausnahmen vorgesehen. Der Einzelfall sollte mit dem Steuerberater geprüft werden.