2.1. Mitarbeiter einrichten
Zunächst benötigt jeder Mitarbeiter für die Verwendung der mobilen Zeiterfassung neben dem E-Mail-Konto am Arbeitsplatz ein zusätzliches E-Mail-Konto für den Empfang und Versand der mobilen Zeiterfassungsdaten. Dieses Konto wird lediglich vom Mobilgerät des Mitarbeiters verwendet und dient dazu, Arbeitsaufträge zu empfangen sowie erfasste Arbeitszeiten zum Auftrag an MOS'aik zurückzusenden.
Sie können hierfür selbstverständlich auch das Mail-Konto verwenden, mit dem Sie sich beim Apple- bzw. Google-Play-Store anmelden. Dieses Konto sollte sich jedoch von dem Konto, welches für den Empfang und die Verarbeitung der Zeiterfassung durch MOS'aik eingesetzt wird, unterscheiden!
Öffnen Sie zur Einrichtung der Mitarbeiter das Arbeitsblatt Stammdaten | Personal | Alle
Mitarbeiter, wählen Sie einen "mobilen" Mitarbeiter aus und rufen Sie
die Funktion Bearbeiten auf:
Tragen Sie auf der Registerkarte Einstellungen im Feld Nachr.-Empfänger die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters auf dem
mobilen Endgerät (Smartphone oder Tablet) sowie eine Personalnummer ein und
Speichern Sie die Änderungen mit F7
ab.[47]
Nehmen Sie entsprechende Einstellungen gegebenenfalls analog für weitere Mitarbeiter vor.
Besonders wichtig ist es bei der Übertragung von Daten im Internet und in öffentlichen Netzen auf Datensicherheit zu achten. Stellen Sie beispielsweise sicher, dass Ihre E-Mails über alle E-Mail-Konten sowohl beim Empfang als auch beim Versand verschlüsselt übertragen werden und setzen Sie dazu ein sicheres Übertragungsprotokoll (z.B. SSL, TLS) ein.
Grundsätzlich wird außerdem empfohlen, für sämtliche E-Mail-Konten das IMAP-Protokoll zu bevorzugen.
Anleitungen zur Einrichtung der Protokolle finden Sie auf der Home-Page Ihres Internet-Providers.
[47] Im Feld Nachr.-Empfänger können optional auch mehrere E-Mail-Adressen mit Semikolon ";" getrennt eingegeben werden. In diesem Fall enthält das Adressfeld beim Übermitteln einer E-Mail an den Mitarbeiter sämtliche hier angegebenen Adressen.