2.16. Einsatz externer MOS'aik Datenbanken
| Versionsgeschichte | ||
|---|---|---|
| 16.9.2014 | MZ | |
| neu | ||
Externe MOS'aik Datenbanken sind grundsätzliche "normale" Mandantendatenbanken, die jedoch als Datenspeicher für große Datenbestände, wie z.B. vollständige Artikelkataloge Ihrer Lieferanten, eingesetzt werden können. Der Vorteil der Speicherung solcher Datenmengen in einer externen Datenbank ist, dass Ihre Mandantendatenbank (in der Sie Ihre Vorgänge bearbeiten) nicht durch zum Teil riesige, oft kaum genutzte Datenbestände belastet wird. Ihre Datenbank bleibt damit übersichtlich und leistungsfähig und Sie können jederzeit auf die Artikel der externen Datenbank zugreifen.
Um eine neue externe Datenbank anzulegen, verfahren Sie zunächst wie in Abschnitt 5.7, „Mandant anlegen“ beschrieben.
Um aus Ihrer (Haupt-)Mandantendatenbank auf Artikel in einer externen Datenbank zuzugreifen, rufen Sie das Arbeitsblatt Stammdaten | Verwaltung | Artikelsuchliste auf:
Über die Funktion Externe Datenbank öffnen
... öffnen Sie einen Dateiauswahldialog. Wählen Sie hier Ihre
externe Datenbank aus und bestätigen Sie mit . Die externe
Datenbank wird geöffnet und die darin enthaltenen Artikel im Arbeitsblatt angezeigt.
Im Beispiel wurde dazu eine externe Datenbank mit dem Caparol-Artikelkatalog
verwendet (siehe Spalte Lieferant):
Sie können nun, wie gewohnt, mit dem Tabellenarbeitsblatt umgehen und beispielsweise bestimmte Artikel anhand der Beschreibung, der Artikelnummer oder einer EAN suchen.
Um Artikel aus externen Datenbanken in Ihren Vorgängen verwenden zu können, müssen Sie diese nun markieren und ...
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... entweder mit einem Doppelklick oder über die Funktion In den Warenkorb legen F12 in den Warenkorb legen.
Damit werden die gewählten Datensätze in den Artikelstamm Ihrer (Haupt-)Mandantendatenbank kopiert.
Im Warenkorb können Sie noch die Mengen eintragen bzw. die Daten überarbeiten. Mit dem Link Übernehmen & Löschen bzw. Übernehmen können Sie den Inhalt des Warenkorbs in einen aktuell geöffneten Vorgang übernehmen (siehe auch Abschnitt 5.9, „Warenkorbfunktionen“).
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... oder über die Funktion In einen Vorgang kopieren direkt in ein aktuell geöffnetes Arbeitsblatt übernehmen.
Auch auf diese Weise werden die gewählten Datensätze in den Artikelstamm Ihrer (Haupt-)Mandantendatenbank kopiert.
Falls Sie lediglich relevante Artikel, z.B. für andere Mitarbeiter, im Artikelstamm bereitstellen möchten, markieren Sie diese und kopieren die Daten mithilfe der Funktion In den Artikelstamm kopieren ... in die Stammdaten Ihrer aktuellen (Haupt-)Mandantendatenbank.
Um Artikel, die bereits zuvor aus externen Datenbanken in Ihre Stammdaten übernommen wurden anhand neuer Katalogkonditionen zu aktualisieren, markieren Sie eine Auswahl oder alle Artikel der externen Datenbank mit den aktuellen Konditionen und rufen die Funktion Artikelstamm aktualisieren auf. Damit werden nur diejenigen Artikel Ihrer markierten Auswahl erneut in die Stammdaten übernommen, die bereits zuvor darin abgelegt waren. Die Artikelkonditionen werden dabei aktualisiert.
Der Einsatz von externen Datenbanken empfiehlt sich besonders, wenn Sie keine SQL Datenbank einsetzen und große Artikelkataloge per DATANORM bzw. über Internetportale wie Caparol/CapaData oder SHK-Connect importieren.
Um die Artikelsuchliste nach Auswahl einer externen Datenbank wieder auf die aktuelle (Haupt-)Mandantendatenbank umzustellen, entfernen Sie einfach das Häkchen in der Einstellung Externzugriff aktivieren. Setzen Sie das Häkchen einfach erneut, wenn Sie die zuletzt verwendete externe Datenbank erneut aufrufen möchten.
Eine Alternative zum Einsatz von externen Datenbanken ist die Verwendung einer Importsperre für Warengruppen. Siehe dazu DATANORM - Waren- und Rabattgruppen.