§238 Abs.1 HGB bestimmt die Buchführungspflicht für Kaufleute und regelt auch die Beschaffenheit der Buchführung.

Diese hat der Gesetzgeber unter dem Begriff "Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung" (GoB) zusammengefasst. Danach ist jeder Kaufmann verpflichtet, "Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen. Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in Ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen".

In §239 Abs. 1-4 werden noch Einzelheiten der Führung der Geschäftsbücher geklärt.

So ist die Forderung in Absatz 1, dass sich der Kaufmann einer lebenden Sprache bedienen muss, gewährleistet.

In Absatz 2 steht, dass die Aufzeichnungen "vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet" vorgenommen werden müssen. Diese Forderungen muss der Anwender erfüllen. Dass die Eingaben lückenlos und in der eingegebenen Reihenfolge protokolliert werden, das stellt das Programm mit dem Buchungsjournal sicher.

Ebenfalls unterstützt das System, dass einmal getätigte Buchungen nachträglich nicht mehr verändert werden können, wie es in Absatz 3 gefordert wird. Eine Korrektur ist nur durch eine Stornobuchung und Generalumkehrbuchung möglich, die selbstverständlich protokolliert wird.