MOSER Gesamtdokumentation - Kapitel 8. Dokumente / Digitale Schadenakte

Kapitel 8. Dokumente / Digitale Schadenakte

Zur Archivierung von Dokumenten zu einer Schadenakte dient die sog. digitale Schadenakte von MOS'aik. Hier werden durch MOS'aik archivierte als auch manuell hinzugefügte Dokumente zu Schadenakten verwaltet.

Projektakten ohne Zuordnung zu einer Schadenakte werden nicht berücksichtigt. Diese sind in der adress-orientierten Archivierung des MOS'aik berücksichtigt, sofern diese Archivierung zusätzlich aktiviert ist.

In diesem Arbeitsblatt können nun die Dokumente angezeigt werden, die zur Schadenakte sowie den zugeordneten Projektakten archiviert oder extern zugeordnet wurden. Je Projektakte ist die hinterlegte Ordnerstruktur automatisch hinterlegt.

Abbildung 8.1. Schadenmanagement | Schadenakten | Digitale Schadenakte

Durch die Auswahl der Schadenakte wird die darunter liegende Ordnerstruktur angezeigt. Im Beispiel sind mehrere Projektakten zugeordnet. Jede Projektakte erhält die vorher festgelegte Ordnerstruktur.

Durch Anklicken eines Ordners werden jeweils die dort hinterlegten Dokumente aus MOS'aik und externe Dokumente angezeigt.

MOS'aik-Dokumente

Aus MOS'aik sind hier folgende Dokumente hinterlegt:

PDF-Dokumente zu Vorgängen

Word-Dokumente zu Vorgängen

Ausdrucke aus der Schadenakte

Externe Dokumente

Weitere Dokumente können über den Link Zuordnen ausgewählt und dem aktuell markierten Ordner zugeordnet werden.

Abbildung 8.2.

Öffnen

Dieser Eintrag öffnet den Ordner bzw. das markierte Dokument mit der für Windows hinterlegten Applikation.

Ansehen

Mit diesem Eintrag wird der Ordner bzw. das Dokument in MOS'aik direkt angezeigt, sofern für den Dateityp ein sog. Plugin existiert. Dies ist z.B. für die Dateiendungen PDF, TXT und JPG so möglich. Word-Dokumente sowie Excel-Tabellen werden wie beim Öffnen behandelt. Weiterhin können auch Anwendungen (*.exe) bzw. Verlinkungen auf diese zugeordnet und per Öffnen /Ansehen verwendet werden.

Löschen

Der Ordner bzw. das markierte Dokument kann gelöscht werden. Die Durchführung von Löschungen ist nur für Mitglieder der Gruppe <Admins> aktiviert.

Neuer Ordner

Ist kein Dokument markiert, dann kann ein neuer Ordner eingefügt werden. In einem Dialog kann der Name des Ordners eingegeben werden.

Suchen

Im Arbeitsblatt

Schadenmanagement | Schadenakten | Digitale Schadenakte

kann nach Dokumenten gesucht werden. Die Suche kann mittels des Links Suchen in sowohl in der aktuell angezeigten Schadenakte als auch in allen Schadenakten erfolgen.

→ Das linke Icon startet die Suche; das rechte Icon entfernt die Suche.

Datei/Ordner

Mit dieser Auswahl werden Dokumente bzw. Ordner gesucht. Das Ergebnis wird nach Eingabe des Suchbegriffs und Drücken des entsprechenden Icons angezeigt. Die Verwendung von Platzhaltern ist dabei möglich. So findet die Eingabe *Feedback* z.B. dieses Dokument: Ergebnisse Feedbackrunde.docx

Enthaltener Text

Damit wird nach einem Text innerhalb der Dokumente gesucht. Dies kann z.B. für Word-Dokumente und Textdateien verwendet werden, nicht aber für PDF-Dokumente.

Suche entfernen

Eine ausgeführte Suche kann mittels des Links Suche entfernen zurückgesetzt werden.

Layouts zu Vorgängen

Layouts zu Vorgängen können archiviert werden, wenn der Projektakte eine Schadenakte zugeordnet ist. Die erforderlichen Einstellungen werden bei der jeweiligen Vorgangsart und deren Layouts vorgenommen.

Feld "Gruppe" der Vorgangsart

Zur Zuordnung der in MOS'aik archivierten Dokumente zu einem Ordner dient das Feld <Gruppe> der Vorgangsarten. Hier ist der Name des gewünschten Ordners zu hinterlegen.

Feld Archivierung der Layoutauflistung

Für die der Vorgangsart zugeordneten Layouts kann jeweils festgelegt werden, ob eine Archivierung als PDF-Dokument erfolgen soll.

Abbildung 8.3. Projekte: Vorgangsart