Buchungsgrenzperiode

Die Buchungsgrenzperiode sollte regelmäßig gesetzt und damit das Stornieren von Vorgänge vor dem Grenzdatum verhindert werden. Nur Benutzer mit der Zusatzrolle Buchhaltungsmanager (siehe Buchhaltungsmanager) können noch in nicht abgeschlossene Perioden vor dem Grenzdatum buchen.

Benutzeranmeldung

Jeder Anwender sollte sich mit seinem persönlichen Benutzer in der Anwendung anmelden. Im Regelfall sollte dazu die Rolle "User" verwendet werden.

Benutzer sollten für die regelmäßige Arbeit mit möglichst minimalen Rechten ausgestattet werden.

Spezielle Benutzer mit den Rollen "Administrator" oder "Buchhaltungsmanager" sollten nur für die Erfüllung entsprechender Aufgaben eingesetzt werden. Die Rolle "Buchhaltungsmanager" sollte beispielsweise nur einem ausgewählten "Manager" oder Buchhalter zugeteilt werden. Eine separate Dokumentation der von diesen Benutzern vorgenommenen Systemeingriffe wird als sinnvoll betrachtet und empfohlen, um im Fall von Betriebsprüfungen etwaige Rückfragen klären zu können.

Vorhaltedauer des Logbuchs

Zum Nachweis sämtlicher Systemzugriffe und Aktivitäten muss die Vorhaltedauer des Logbuchs im Arbeitsblatt Verwaltung > Logbuch > Einstellungen (erreichbar über das Symbol ) auf den Wert "10 Jahre" eingestellt werden (siehe Abschnitt 25.8, „Logbuch“).

Verfahrensdokumentation

Eine ausführliche Verfahrensdokumentation finden Sie in der Online-Dokumentation.