4.2. Systemeinrichtung
Folgende Punkte müssen bei der Einrichtung (Installation/Update) sichergestellt werden:
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Sowohl die Installation als auch ein Update der Anwendung muss gemäß dem in Kapitel 5, Betriebsdokumentation beschriebenen Freigabeverfahren abgewickelt und die zur jeweiligen Programmversion gehörige Verfahrensdokumentation berücksichtigt werden.
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Eine eventuelle Neuinstallation der MOSER 'allround' Anwendung muss gemäß der MOSER 'allround' Installationsanleitung durchgeführt werden.
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Aktualisierungen (Updates) der MOSER 'allround' Anwendung müssen gemäß der "Updateanleitung" durchgeführt und sämtliche Maßnahmen zur Vor- und Nachbereitung des Updates ordnungsgemäß umgesetzt werden.
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Falls die Sicherung der Datenbank nicht von der Firma Moser durchgeführt wird, sind folgende Maßnahmen erforderlich:
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Die MOSER 'allround' Datenbank muss regelmäßig (mindestens täglich) gesichert werden.
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Die Sicherungsdaten müssen an einem sicheren Ort, am besten in einem anderen Gebäude, unter Verschluss aufbewahrt werden, um mögliche Risiken wie Sabotage, Brand- oder Wasserschäden abzudecken.
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Zur optionalen Archivierung aller Belegdokumente wird empfohlen, ein Netzlaufwerk zur Ablage von heruntergeladenen PDF-Dokumenten im Betrieb bereitzustellen. Alle Mitarbeiter sollten Belege in diesem Ordner archivieren. Damit stehen alle Belege zusätzlich und vor Änderung geschützt im PDF-Format zur Verfügung. Bei sichergestellter ordnungsgemäßer Aufbewahrung und Einbeziehung in die betrieblichen Datensicherungen können diese als zusätzliche Dokumentation der Geschäftsabläufe herangezogen werden können.
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Um die Vollständigkeit und Unveränderbarkeit der Daten gewährleisten zu können, ist es erforderlich nach Installation/Update des Systems die Einrichtung anhand der Abschnitt 4.1, „GoBD-Checkliste“ zu überprüfen.
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Abschluss eines MOSER 'allround' Wartungsvertrags, um sicherzustellen, dass die eingesetzte Software immer aktuell ist und der geltenden Gesetzgebung sowie dem Stand der Technik entspricht.
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Einsatz qualifizierter Hard- und Software für das System und die Datensicherung.