4.1. GoBD-Checkliste
| Versionsgeschichte | ||
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| Version v4.40.000 | 11.2.2019 | MZ |
| erweitert | ||
| Version v2.0 | 26.4.2017 | MZ |
| Neu (RDB061) | ||
Mit der folgenden Checkliste kann schnell überprüft werden, ob das MOSER 'allround'-System gemäß den Anforderungen der GoBD eingerichtet ist.
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Separate Benutzerzugänge mit persönlichem Kennwort |
Für jeden Benutzer ist einen separater Zugang (Account/Login) mit einem Kennwort anzulegen, welches nur diesem Benutzer/Mitarbeiter bekannt ist. |
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Standardbenutzer ohne Administrationsrechte |
Standardbenutzer dürfen nicht über die Rollen Manager oder Buchhaltungsmanager verfügen. |
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Ausgewählte 'Buchhaltungsmanager' |
Nur bevollmächtigte Buchhalter dürfen die Rolle Buchhaltungsmanager verwenden. |
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Änderungssperren |
Nach Einrichtung durch einen Manager, darf es den Standardbenutzern nicht mehr möglich sein, die Einstellungen folgender Arbeitsblätter zu ändern: |
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Vorhaltedauer des Logbuchs |
Zum Nachweis sämtlicher Systemzugriffe und Aktivitäten muss die Vorhaltedauer des Logbuchs im Arbeitsblatt (erreichbar über das Symbol ) auf den Wert "10 Jahre" eingestellt werden. |
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E-Mail Archivierung
Geschäftliche E-Mails müssen regelmäßig archiviert und gesichert werden, sofern diese nicht als Korrespondenz in MOSER 'allround' erstellt wurden.
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Buchungsgrenzperiode festlegen
Das Stornieren von bereits versendeten, d.h. buchend gedruckten, Vorgängen sollte regelmäßig (z.B. monatlich) durch Festsetzung der Buchungsgrenzperiode verhindert werden. Korrekturen können anschließend noch durch Erstellung neuer Rechnungen bzw. Gutschriften erfolgen. Die Festsetzung der Grenzperiode ist nur Managern bzw. Benutzern mit der Rolle Buchhaltungsmanager möglich.
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Datensicherung
Um sicherzustellen, dass Ihre Geschäftsdaten über die gesetzliche Aufbewahrungsdauer hinweg vollständig sind, ist eine regelmäßige Sicherung der Datenbank sowie eventueller zusätzlicher Netzlaufwerke zur Ablage von Belegen und Betriebsdokumenten erforderlich. Ein sinnvolles Sicherungskonzept ist es beispielsweise, eine tägliche Sicherung nach Geschäftsschluss vorzunehmen. Darüber werden wöchentliche, monatliche und jährliche Sicherungen aufbewahrt. Für abgeschlossene Geschäftsjahre sollte mindestens eine Jahressicherung aufbewahrt werden. Falls die Datenbank durch die Firma Moser bereitgestellt wird, ist die regelmäßige Sicherung der Datenbank bereits gewährleistet.
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Internes Kontrollsystem (IKS)
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Periodische Prüfung der Einhaltung aller GoBD-Anforderungen sowie dieser Checkliste.
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Systemeingriffe dokumentieren, z.B. für eigene und extern beauftragte Wartungsmaßnahmen (z.B. durch die Firma Moser), Softwareupdates, Lizenzierungen, Änderungen der Benutzer- und Gruppenkonten im Rahmen der Benutzerverwaltung, Formularanpassungen, etc.
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