GoBD Verfahrensdokumentation (MOS'aik)

Moser Produktdokumentation

MOSER Gesamtdokumentation - 4.2. Systemeinrichtung

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4.2. Systemeinrichtung

Folgende Punkte müssen bei der Einrichtung (Installation/Update) sichergestellt werden:

Sowohl die Installation als auch ein Update der Anwendung muss gemäß dem in Kapitel 5, Betriebsdokumentation beschriebenen Freigabeverfahren abgewickelt und die zur jeweiligen Programmversion gehörige Verfahrensdokumentation berücksichtigt werden.
1. Die Neuinstallation der MOS'aik Anwendung muss gemäß der MOS'aik Installationsanleitung durchgeführt werden.
  1. Die MOS'aik Datenbank muss regelmäßig (mindestens täglich) gesichert werden.
  2. Die Sicherungsdaten müssen an einem sicheren Ort, am besten in einem anderen Gebäude, unter Verschluss aufbewahrt werden, um mögliche Risiken wie Sabotage, Brand- oder Wasserschäden abzudecken.
  3. Alle Informationen zur Datensicherung sind im Abschnitt FAQ - Datensicherung zusammengefasst.
2. Aktualisierungen (Updates) der MOS'aik Anwendung müssen gemäß der Updateanleitung durchgeführt und sämtliche Maßnahmen zur Vor- und Nachbereitung des Updates ordnungsgemäß umgesetzt werden.
Mit der Einrichtung der Firmenstammdaten muss der MOS'aik Dateiablageordner auf ein im Netzwerk von allen Arbeitsplätzen erreichbares Verzeichnis eingestellt werden. Der Dateiablageordner muss ebenfalls in die regelmäßige Datensicherung einbezogen werden.
1. Zur optionalen Speicherung aller Belegausdrucke ist es erforderlich den PDF-Erzeuger eDocPrintPro zu installieren (siehe dazu PDF Dokumente einrichten und erstellen) und das Erweiterungsmodul Systemmodul Belegarchivierung zu lizenzieren.
  
  Damit ein Vorgangsdruck beim Verbuchen automatisch gespeichert wird, muss im Arbeitsblatt Stammdaten | Projekte | Vorgangsarten die jeweilige Vorgangsart geöffnet und auf der Registerkarte Darstellungen die Spalte Archivierung für das Hauptlayout und ggf. weitere gewünschte Anhänge auf Beim Verbuchen oder Beim und nach dem Verbuchen gesetzt und gespeichert werden. Entsprechend verfährt man für sämtliche eingesetzten Vorgangsarten, deren Buchungsbelege gespeichert werden sollen (z.B. Angebots-, Auftrags- und Rechnungsvorgänge, Gutschriften, Warenzugänge, Lieferscheine, Baustellenlieferscheine).
2. Steuerrelevante Daten vergangener Geschäftsjahre können mit der IDEA Schnittstelle des Erweiterungsmoduls IDEA-Datenarchivierung exportiert und im Dateiablageordner aufbewahrt werden. Die Daten können bei Bedarf in diesem Format an Finanzbehörden übergeben werden. Weitere Informationen finden sich unter Abschnitt 4.5, „Schnittstelle IDEA“.
Um die Vollständigkeit und Unveränderbarkeit der Daten gewährleisten zu können, ist es erforderlich nach Installation/Update des Systems die Einrichtung anhand der Abschnitt 4.1, „GoBD-Checkliste“ zu überprüfen.

MOS'aik Empfehlungen

Für einen GoBD-gemäßen Betrieb werden folgende Komponenten empfohlen:

Abschluss eines MOS'aik Wartungsvertrags, um sicherzustellen, dass die eingesetzte Software immer aktuell ist und der geltenden Gesetzgebung sowie dem Stand der Technik entspricht.
MOS'aik Datenbankumstellung auf einen SQL Server, um die erhöhten Anforderungen an die Datensicherheit, Zugriffsbeschränkungen und -kontrollen sowie zuverlässige Datensicherung zu gewährleisten.
Einsatz qualifizierter Hard- und Software für das System und die Datensicherung.
Verwendung des Erweiterungsmoduls Systemmodul Benutzerverwaltung, um Zugriffsbeschränkungen (z.B. auf Anwendungen, Arbeitsblätter, Vorgangsarten) einrichten und Grundeinstellungen der Systemrichtlinien vornehmen zu können.
Verwendung des Erweiterungsmoduls Systemmodul Belegarchivierung zur zusätzlichen Belegsicherung als PDF-Datei im Dateiablageordner.
Verwendung des Erweiterungsmoduls IDEA-Datenarchivierung, um bei Bedarf Daten für die Prüfung durch Finanzbehörden bereitstellen zu können.
Für die Übertragung von Daten an den Steuerberater werden die Erweiterungsmodule Schnittstelle Buchungen DATEV KNE bzw. Schnittstelle Finanzbuchhaltung DATEV KNE empfohlen.