3.4.1. Betriebliche Planung
Der Einsatz von SEPA-Lastschriften unterscheidet sich aufgrund des von Ihnen festgelegten Zahldatums und der Vorlaufzeit wesentlich vom bisherigen Lastschriftverfahren:
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Durch das Zahldatum wird der Tag der Ausführung bei der Bank festgelegt. Eine ausreichende Deckung ist genau genommen nur für diesen Tag sichergestellt. Außerdem wird das Zahldatum beispielsweise zuvor dem Kunden mit der Rechnung mitgeteilt. Eine Abbuchung zu anderen Terminen ist formal nicht zulässig.
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Sie müssen Ihrem Kunden, beispielsweise auf der Rechnung, spätestens 14 Tage vor der Abbuchung neben dem Zahldatum auch Ihre Gläubiger-ID und die Mandats-ID des von Ihnen für die Abbuchung verwendeten Lastschriftmandats mitteilen.
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Sie dürfen Bankdateien nur in einem von Ihrer Hausbank unterstützten Format und frühestens 14 Tage vor der Transaktion einreichen. Abhängig vom verwendeten SEPA-Lastschriftverfahren müssen Sie jedoch die Datei spätestens 5 (SDD CORE Erstlastschrift), 2 (SDD CORE Folgelastschrift) Bankarbeitstage vor dem Termin eingereicht haben.
Bankdateien dürfen weiterhin nur solche Buchungen enthalten, die entweder ...
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... dasselbe Zahldatum besitzen.
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... oder alle vom Typ Erst- oder Folgebuchung sind.
Damit ergibt sich, dass beim MOS'aik-Export unter Umständen mehrere Bankdateien erzeugt werden und anschließend über die Banking-Software bzw. das Bank-Portal weiterverarbeitet werden müssen.
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Letztlich kann es zu verschiedenen Fehlern bei der Datenverarbeitung kommen.
Bei der Lösung solcher Probleme unterstützt Sie das Dokument Zahlungsdatenaustausch mit entsprechenden Informationen im Anhang.
Daraus ergibt sich die Notwendigkeit einiger grundsätzlicher Überlegungen für Ihre betrieblichen Abläufe:
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Schicken Sie die Rechnung bzw. Abbuchungsmitteilung rechtzeitig (min. 14 Tage) vor der Abbuchung an Ihren Kunden, damit dieser die Deckung zu diesem Termin sicherstellen kann. Alternativ treffen Sie individuelle Absprachen mit Ihrem Kunden über ggf. kürzere Vorankündigungszeiten.
Stellen Sie sicher, dass die erforderlichen Informationen z.B. beim Rechnungsdruck in MOS'aik ausgegeben werden. Dazu verwenden Sie eine geeignete Zahlungsart (z.B. "SEPA-LASTSCHRIFT") oder passen Ihre eigene Zahlungsart entsprechend an. Wie Sie dazu vorgehen lesen Sie im Themenbereich Zahlungsdatenaustausch.
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Sie können im Allgemeinen nach dem Druck der Rechnung nicht unmittelbar die Bankdatei erstellen, da diese nur in einem Zeitfenster von 14 ... 5 Tage (SDD CORE Erstlastschrift), 14 ... 2 Tage (SDD CORE Folgelastschrift) vor Abbuchung bei der Bank eingereicht werden darf.
Legen Sie deshalb (analog zur regelmäßigen Überwachung der Zahlungsvorschlagsliste bei Lieferantenzahlungen) z.B. einen regelmäßigen Termin für die Überprüfung fälliger Lastschriften fest. Zu diesem Termin prüfen Sie im Arbeitsblatt Offene Posten | Zahlungsverkehr | Lastschriften der MOS'aik-Finanzverwaltung
das
Zahldatumund erstellen für Lastschriften innerhalb des Zeitfensters die Bankdateien.Das Zahldatum berücksichtigt nicht die Geschäftstage der Banken und muss dementsprechend auf korrekte Bankarbeitstage eingestellt werden bevor die Bankdatei erstellt wird!
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Damit bei der periodischen Prüfung fälliger Lastschriften keine Termine bei der Folgeprüfung bereits abgelaufen sind (In diesem Fall müssten Sie formal dem Kunden einen neuen Einzugstermin erneut rechtzeitig 14 Tage vor Einzug mitteilen!), können Sie Ihre Zahlungsart dahingehend anpassen, dass das Zahldatum z.B. auf einen festen Termin abhängig von Ihren Prüfungsabständen festgelegt wird.
So können Sie z.B. für das Verfahren SDD-CORE bei täglicher oder wöchentlicher Prüfung der Lastschriftfälligkeiten die verfügbare Zahlungsart SEPA-LASTSCHRIFT verwenden oder verwenden eine eigene Zahlungsart mit einem
Zahlungszielvon mindestens 14 Tagen (EinheitWochentage).Bei größeren Prüfungsabständen sollte die Rechnung bereits entsprechend früher versendet werden, um sicherzustellen, dass die Lastschrift beim nächsten Prüfungstermin erfasst und exportiert wird.
Hier können auch einheitliche Zahlungsziele auf Ihren Rechnungen sinnvoll sein, die z.B. über Zahlungsarten mit den Zahlungsmodi Halbmonatlich oder Fixtag Folgemonat mit den entsprechenden Zieltagen festgelegt werden können.
