Kapitel 3. Einrichtung der Finanzverwaltung

Überprüfen Sie, ob alle Personenkonten bzw. Offene Posten mit einer Personenkontonummer versehen sind. Eine Anleitung finden Sie unter Abschnitt 3.1, „Vorbereitung der Personen-Konten“.

Führen Sie eine Datensicherung durch!

Beim Einrichten des Mandanten in der Finanzverwaltung wird die Datenbank exklusiv gesperrt. Auf dem eigenen Arbeitsplatz sowie auf allen anderen Arbeitsplätzen müssen alle MOS'aik Anwendungen geschlossen werden.

Nach dem Einrichten der Finanzbuchhaltung muss die Anwendung neu gestartet werden.

Lizenzierung

Unter Extras → Lizenzierung... müssen Sie die bisherigen Lizenzdaten für das <Systemmodul> löschen und die neuen Lizenzdaten (Modulschlüssel und PIN) einschließlich des Moduls Systemmodul Finanzbuchhaltung eingeben. Nach der Lizenzierung wird auf der Startseite der Finanzverwaltung im Bereich Status der folgende Hinweis angezeigt:

Dieser erscheint, solange die Einrichtung der Finanzverwaltung nicht erfolgt ist.

Zum Start der Einrichtung öffnen Sie die Startseite der MOS'aik-Finanzverwaltung und klicken Sie auf Mandant einrichten:

Abbildung 3.1.

Durchlaufen Sie im weiteren Verlauf die folgenden Dialoge:

Abbildung 3.2. Anschrift des Mandanten

Abbildung 3.3. Firmennummer

Der erste Mandant sollte die Firmennummer „1“ erhalten. Bei der Einrichtung weiterer Mandanten wird die nächste fortlaufende Nummer vergeben.

Abbildung 3.4. Angaben zum Finanzamt

Abbildung 3.5. Bundesland und Steuernummer

Abbildung 3.6. Art der Umsatzbesteuerung

Legen Sie hier die Art der Umsatzbesteuerung für die UStVa fest. Es wird von einer Soll-Versteuerung ausgegangen.

Abbildung 3.7. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Abbildung 3.8. Beginn des Geschäftsjahres

Abbildung 3.9. Die erste Buchungsperiode

Legen Sie an dieser Stelle die 1. Buchungsperiode fest.

Für alle Buchungen vor dieser Periode erfolgt bei der Einrichtung der MOS'aik-Finanzverwaltung eine Vortragsbuchung (vgl. Kapitel 2, Automatische Buchungen).

Abbildung 3.10. Debitorischer Kontonummernkreis

Hier wird der debitorische Kontonummernkreis festgelegt. Die Kontonummern für die Kundenadressen können aus diesem Nummernkreis gewählt werden.

Abbildung 3.11. Kreditorischer Kontonummernkreis

Hier wird der kreditorische Kontonummernkreis festgelegt. Die Kontonummern für die Lieferanten-Adressen können aus diesem Nummernkreis gewählt werden.

Abbildung 3.12. Sachkontenrahmen

Der Sachkontenrahmen wird standardmäßig auf SKR03 festgelegt und kann in den aktuellen Versionen zunächst nicht geändert werden.

Um den Sachkontenrahmen auf SKR04 oder Benutzerdefiniert umzustellen, muss nach erfolgter Einrichtung des Mandanten ein erneuter Durchlauf über das Menü Extras > Mandant einrichten ... gestartet und in diesem Dialog der Kontenrahmen gewählt werden.

Bei zukünftigen Updates werden die Sachkonten automatisch angepasst! Sollen der Sachkontenrahmen und die Sach-Konten bei einem späteren Update nicht verändert werden (wird nicht empfohlen!), muss nach Abschluss der laufenden Einrichtung der MOS'aik-Finanzverwaltung erneut der Menüpunkt Extras → Mandant einrichten aufgerufen werden und als Sachkontenrahmen „Benutzerdefiniert“ ausgewählt werden!

Standardmäßig ist das erweiterte Buchungsschema bei der Einrichtung nicht aktiviert:

Abbildung 3.13. Erweitertes Buchungsschema

Abbildung 3.14. Basiswährung

Als Basiswährung ist der EURO voreingestellt.

Falls Sie das Erweiterungsmodul Systemmodul Finanzbuchhaltung einsetzen, sind die Basiswährungen erst nach der erstmaligen Einrichtung des Mandanten verfügbar. In diesem Fall richten Sie zunächst den Mandanten mit der Basiswährung Euro ein und ändern die Währung dann in einem zweiten Durchlauf ab.

Damit die gewünschte Währung angezeigt wird, muss diese zunächst über das entsprechende Zahlungsmittel eingeblendet werden. Öffnen Sie dazu in der MOS'aik-Finanzverwaltung das Arbeitsblatt Stammdaten | Einstellungen | Zahlungsmittel, wählen Sie Direkt bearbeiten, ändern Sie die Spalte Ausgeblendet für das gewünschte Barzahlungsmittel auf den Wert Nein und Speichern Sie die Änderung ab.

Starten Sie dazu erneut die Mandanteneinrichtung und wählen im letzten Dialogfenster die gewünschte Währung aus:

Beenden Sie die Mandanteneinrichtung durch Anklicken der Schaltfläche Fertigstellen.

In Abhängigkeit von der Anzahl offener Posten kann es einige Zeit dauern bis alle Vortragsbuchungen erstellt und gebucht sind!

Nach erfolgreicher Einrichtung der MOS'aik-Finanzverwaltung wird eine entsprechende Meldung ausgegeben. Wurden während der Einrichtung Ungereimtheiten festgestellt, z.B. eine fehlende Kontonummer in einem Personenkonto, wird die folgende Meldung angezeigt:

Abbildung 3.15.

Schließen Sie sämtliche MOS'aik Anwendungen und starten Sie diese neu.

Überprüfen Sie ggf. vorhandene Unvollständige Buchungen und bearbeiten Sie diese gemäß der Anleitung in Abschnitt 3.2, „Bearbeitung unvollständiger Buchungen“.

Erst nach Abschluss aller Arbeitsschritte ist die Einrichtung abgeschlossen und kann die Arbeit mit MOS'aik wieder auf allen Arbeitsplätzen aufgenommen werden.