Kapitel 2. Datenarchivierung im IDEA-Format
| Versionsgeschichte | ||
|---|---|---|
| Version 3.35.000 | 12.4.2017 | MZ |
| Erweitert (DB3636,DB3637,DB3656) | ||
| Version 3.32.002 | 3.7.2013 | MZ |
| erweitert (DB2666) | ||
Gemäß den Anforderungen der "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD) bzw. der früheren Grundsätze des Datenzugriffs und der Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) können Sie mit dem MOS'aik Erweiterungsmodul IDEA-Datenarchivierung steuerrelevante Daten abgeschlossener Geschäftsjahre archivieren.[62] Dies geschieht in einem Format, das die Prüfsoftware des Bundesfinanzministeriums IDEA einlesen und maschinell auswerten kann.
Das Bundesfinanzministerium (BMF) wählte die Software IDEA von der Firma Audicon GmbH als Prüfsoftware für den Einsatz bei der Datenträgerüberlassung. Einsatzgebiete sind die Betriebsprüfung, Umsatzsteuer-Sonderprüfung, Lohnsteuer-Außenprüfung und die Steuerfahndung.
Zum Export Ihrer Daten verfahren Sie wie folgt:
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Starten Sie die MOS'aik-Finanzverwaltung
.
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Verbuchen Sie den Buchungsstapel. Rufen Sie dazu auf der Startseite die Funktion
Stapel verbuchenauf. -
Rufen Sie die Menüfunktion auf.
In den nachfolgenden Dialogbildern können Sie den Archivierungszeitraum und den Zielordner bzw. Pfad für die IDEA-Dateien einstellen:
Abbildung 2.1. IDEA Archivierung
Für den Export kann ein beliebiger Monat bzw. Monatsbereich gewählt werden. Es werden immer vollständige Monate exportiert.
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Drücken Sie auf , um den Datenexport zu starten.
Die Ausgabedateien der IDEA Schnittstelle werden im Archivordner von MOS'aik unter
"...\Jahreszahl\Schnittstellen\Idea\Monat"abgelegt (z.B. für den Januar bis Dezember 2017 unter"C:\MOSaik\Archivordner\2017\Schnittstellen\Idea\Jan2017-Dez2017").Im exportieren Ordner finden Sie die Daten im
CSV-Format. Diese enthalten neben diversen Stammdaten alle relevanten Bewegungsdaten des veranschlagten Zeitraums:Abbildung 2.2. IDEA-Archivordner
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Archiviert werden alle Projekte und Ordner, die im ausgewählten Zeitraum bearbeitet wurden, sowie alle verbuchten bzw. stornierten Vorgänge dieser Projekte mit den zugehörigen Projektgliederungen. Beim Export werden alle Projektdaten, Vorgänge und Gliederungen sowie Buchungen (Offene Posten, bezahlte OPs, ausgeglichene OPs, gesperrte OPs, stornierte OPs, verrechnete OPs, Kassenbuchungen, Kassenwarenkörbe) berücksichtigt.
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Beim Archivieren der Banken werden nur Hausbanken berücksichtigt.
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[62] Dabei ist das Abschließen des Geschäftsjahres keine zwingende Voraussetzung für den Einsatz der Schnittstelle. Diese funktioniert auch für Daten nicht abgeschlossener Geschäftsjahre.