In ecoDMS können beliebige Dateien abgelegt werden. Damit können ganz unterschiedliche Arten von Dokumenten erfasst werden, auch solche, welche Windows nicht kennt. Windows erkennt den Typ eines Dokuments an dessen Dateierweiterung, häufig drei Buchstaben, welche dem Namen der Datei, getrennt durch einen Punkt "." folgen. Bei dem Dateinamen Angebot#123.pdf handelt es sich beispielsweise um eine PDF-Datei; Rechnung#456.doc kann eine Rechnung in Form einer Word-Datei sein.

Sie können mit dem gezeigten Dialog definieren, wie die Datei geöffnet werden soll. Dabei ist darauf zu achten, ob dies auch zukünftig geschehen soll (Immer diese App zum Öffnen…) oder nur einmalig (Immer diese App zum Öffnen…). Häufig ist es gut, sich zunächst für das einmalige Öffnen zu entscheiden, da der Inhalt der Datei ggf. unklar ist und der Dateityp nicht feststeht. Bestätigen Sie das Häkchen bei erneuter Rückfrage mit diesem Dialog erst, wenn Sie sicher sind, dass die Programmauswahl korrekt ist. Im Fehlerfall muss die Zuordnung in den Microsoft Windows® Systemeinstellungen korrigiert werden (siehe Abschnitt 3.4, „Zusätzliche benötigte Software“). In manchen Fällen kann es notwendig werden, entsprechende Programme zu installieren. Dies könnte z.B. ein Leseprogramm für PDF-Dateien sein, ein Programm welches gewisse Bildformate unterstützt, etc.