Outlook-Synchronisation - Adressaustausch Outlook nach MOS'aik

MOSER Gesamtdokumentation - 1.3.2. Adressaustausch Outlook nach MOS'aik

1.3.2. Adressaustausch Outlook nach MOS'aik

Versionsgeschichte
Version 3.32.200	5.5.2014	MZ
erweitert (DB3044)
Version 3.32.101	21.1.2014	MZ
erweitert (DB2947,DB2949)
Version 3.32.100	18.11.2013	MZ
erweitert (DB2846)

Um Informationen aus Ihren Outlook-Kontakten nach MOS'aik übernehmen zu können, wählen Sie die folgenden Optionen für die Datensynchronisation:

Adressen nach Outlook übertragen, neue Outlook Kontakte übernehmen
Adressen und Outlook Kontakte in beide Richtungen synchronisieren

Beachten Sie bei der Eingabe von Outlook-Adressen folgende Regeln, um einen korrekten Austausch mit MOS'aik zu gewährleisten und notwendige Nachbearbeitungen zu vermeiden:

Outlook-Feld Name

Das Feld wird von Outlook aus weiteren Feldern zusammengesetzt. Diese finden Sie am einfachsten, indem Sie einen Kontakt durch Doppelklick öffnen und auf die Schaltfläche Name ... klicken:

Abbildung 1.9.

Geben Sie möglichst vollständige Informationen in das Feld ein bestehend aus Anrede, Vorname und Nachnamen und optional einem Namenszusatz sowie weitere Vornamen (Weitere Vorn.).
Outlook-Feld Speichern unter
1. Geben Sie hier einen auf maximal 16 Zeichen begrenzten Kurznamen ein (z.B. nur Nachname in Kleinbuchstaben oder zwecks Eindeutigkeit "Nachname_Vorname"), um den Kontakt in MOS'aik schnell unter diesem Namen nachschlagen zu können.
2. Um einen neuen Ansprechpartner zu einer vorhandenen Firmenadresse einzugeben, verwenden Sie die Ansprechpartner-Notation (siehe auch Abschnitt 1.2, „Synchronisation von Adressen zwischen MOS'aik und Outlook“): Dazu geben Sie hier zunächst den Kurznamen der Adresse (z.B. adler) und nachfolgend ein Leerzeichen sowie in runden Klammern den Namen des Ansprechpartners (z.B.: Ludwig Müller) ein (Ergebnis: adler (Ludwig Müller)).
  
  Verwenden Sie für die Angabe von Telefonnummern bzw. Adressen zu diesem Eintrag unbedingt denselben Adresstyp (Privat ... oder Geschäftlich ...) wie in der Firmenadresse.
  
  Damit wird diese Adresse nach der Synchronisation der MOS'aik-Adresse (adler) als neuer Ansprechpartner auf der Registerkarte Ansprechpartner im Adressarbeitsblatt zugefügt.
Beachten Sie, dass bei nachträglichen Änderungen dieses Feldes, die Zuordnung zwischen Outlook und MOS'aik nicht mehr gewährleistet ist und durch folgende Synchronisationen zusätzliche Adressdatensätze erzeugt werden! Vermeiden Sie also die Änderung nach erstmaliger Synchronisation oder ändern Sie den MOS'aik Kurzname entsprechend ab.

Falls das Feld länger als 16 Zeichen ist, ist die Synchronisation mit MOS'aik nicht möglich und es wird eine Fehlermeldung "Der Outlook Kontakt' ... 'kann nicht übernommen werden, da der Kurzname der Adresse bzw. der Name des Ansprechpartners zu lang ist." (siehe Ereignisprotokoll) ausgegeben.
Outlook-Feld E-Mail

Geben Sie hier ggf. die E-Mail-Adresse des Kontaktes ein.
Outlook-Feld Webseite

Geben Sie hier ggf. die Internet-Adresse des Kontaktes ein.
Outlook-Feld Telefonnummern bzw. Adressen (privat/geschäftlich)

Geben Sie hier die privaten bzw. geschäftliche Adresse bzw. Telefonnummer des Kontaktes ein.

Aus Outlook neu übernommene Adressen werden in MOS'aik zunächst grundsätzlich mit dem Adresstyp „Sonstige“ angelegt. Als Adresse wird eine vorliegende Outlook-Geschäfts- oder auch Privatanschrift verwendet. Falls beide Anschriften vorliegen, wird die Geschäftsanschrift gewählt. Bei weiteren Synchronisationen mit MOS'aik entscheidet dann der MOS'aik-Adresstyp darüber, ob geschäftliche oder private Outlook-Kontaktdaten ausgetauscht werden.

Der MOS'aik-Adresstyp Privatkunde führt hier dazu, dass die privaten Kontaktdaten (falls verfügbar) abgeglichen werden, während alle anderen Adresstypen zur Synchronisation der geschäftlichen Felder führen.

Eine Ausnahme ist hier der Fall, dass nur eine Adresse in Outlook existiert: In diesem Fall wird unabhängig vom Adresstyp immer die vorhandene Outlook-Adresse mit MOS'aik abgeglichen!

Entscheidend für die Existenzerkennung einer Adresse in Outlook ist, dass ein Ort in der jeweiligen Anschrift angegeben wird. Die alleinige Angabe einer Telefonnummer, Straße oder PLZ ist für einen Datenabgleich nicht ausreichend!

Beispiel: Ist für einen MOS'aik-Privatkunden nur der Ort der geschäftlichen Outlook-Anschrift ausgefüllt und keine private Anschrift angegeben, so werden die geschäftlichen Kontaktinformationen zur Synchronisation verwendet. Eine ggf. vorliegende private Telefonnummer wird in diesem Fall ignoriert!

Outlook-Felder	Inhalt	MOS'aik-Felder	Beispiel
`Anrede`	Firma/Herr/Frau/...	`Anrede`	Firma
`Vorname`	Vorname		Franz
`Weitere Vornamen`	Z.B. zweiter Vorname		Herbert
`Nachname`	Nachname		Felder
		`Name`	Franz Herbert Felder
`Adressauswahl`	Auswahl für private bzw. geschäftliche Kontaktfelder (z.B. `Straße`, `Ort`, `PLZ`, `Telefon`)	`Adresstyp`	Sonstige
`Namenszusatz`	Firmenbezeichnung	`Namenszusatz`	Ges. für Handel und Verkehr mbH
`Notizen`	Diverse Notizen zur Adresse. Diese werden nur bei der Neuanlage einer Adresse bzw. bei gewählter Option "Notizen zu Outlook Kontakten in vorhandene Adressen übertragen" in MOS'aik übernommen. Dazu ist der Modus Adressen und Outlook Kontakte in beide Richtungen synchronisieren erforderlich (siehe Abschnitt 1.2, „Synchronisation von Adressen zwischen MOS'aik und Outlook“).	`Bemerkungen`	"Bitte alle Anfragen über Herrn ... abwickeln"

Einträge im Outlook-Feld Firma werden nicht nach MOS'aik übernommen (siehe Abschnitt 1.3.4.3, „Übernahme Outlook-Firmenadresse nach MOS'aik “)!

Geben Sie deshalb Ihre Outlook-Adressen immer so ein, dass das Feld Nachname den Firmennamen (z.B. "Felder"), das Feld Anrede die Bezeichnung (z.B. Firma) und das Feld Namenszusatz eine ggf. vorhandene Rechtsform (z.B. "Ges. für Handel und Verkehr mbH") enthält.