MOS'aik legt sämtliche Daten ausschließlich in der MOS'aik Datenbank sowie dem Dateiablageordner ab. Durch regelmäßige Sicherung von Datenbank und Dateiablageordner sowie zuverlässige Aufbewahrung dieser Sicherungen wird die Datenvollständigkeit über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für alle in MOS'aik abgewickelten Geschäftsvorfälle sichergestellt. Siehe dazu auch Kapitel 5, Betriebsdokumentation.

Durch die MOS'aik Anwendung wird die möglichst unmittelbare, zeitgerechte Buchung vereinfacht. Die Verantwortung zur Einhaltung der zulässigen Buchungszeitspannen liegt letztlich jedoch beim Anwender.

Durch den Belegdruck und die automatische Belegablage als PDF-Datei im Dateiablageordner werden zusätzliche, vor Änderung geschützte, Belegdokumente erzeugt.

Durch die Funktion zum Scannen von Papierdokumenten, wie Bildern, Dokumenten sowie Eingangsrechnungen oder -gutschriften, mit Ablage im Dateiablageordner werden digitalisierte Originaldokumente den Geschäftsvorfällen zugeordnet und zuverlässig aufbewahrt.

Mit Funktionen zur Dateiablage im Dateiablageordner werden aufbewahrungspflichtige digitale Dokumente den Geschäftsvorfällen zugeordnet und zuverlässig aufbewahrt. Ebenfalls können auf diesem Weg elektronisch übermittelte Rechnungen und Gutschriften im ZUGFeRD-Format dem jeweiligen Geschäftsvorfall zugeordnet und gespeichert werden.

Eine Projekthistorie dient z.B. dem Nachweis der vollständigen und zeitgerechten Erfassung von Geschäftsvorfällen. Es wird der historische Verlauf sämtlicher Geschäftsvorfälle inklusive dem ausführenden Benutzer und dem genauen Zeitpunkt chronologisch erfasst.

Das Löschen gebuchter Vorgänge und zugeordneter Adressen ist ausgeschlossen. *

Änderungen an den Systemrichtlinien werden dauerhaft im MOS'aik Ereignisprotokoll gespeichert und dokumentieren damit die ordnungsgemäße Einrichtung bzw. Modifikationen an den Systemgrundeinstellungen.

MOS'aik unterstützt den Anwender bei der Dateneingabe mit Assistenten, Auswahlmenüs bzw. einer Nachschlagefunktion und reduziert damit die Möglichkeit von Falsch- und Mehrfacheingaben.

Falls erforderlich, erfolgt eine Prüfung der Vollständigkeit von Eingaben.

Durch die Aufbewahrung des MOS'aik Ereignisprotokolls über die gesetzliche Aufbewahrungsdauer hinweg, kann die Aktivität aller Systembenutzer historisch nachvollzogen werden.

Die MOS'aik Anwendung unterstützt die übersichtliche Datenablage, beispielsweise in der Projekt- oder Kundenakte oder dem Dateiablageordner. Die Gesamtheit aller Stammdaten, Projekte und Vorgänge kann in Tabellenform chronologisch oder nach anderen Kriterien sachlich sortiert, durchsucht oder gefiltert werden.

MOS'aik vergibt automatisch eindeutige Belegnummern für verbuchte Geschäftsvorfälle. Beim Belegdruck werden Belegaussteller und -empfänger, der Buchungsbetrag mit Währungsangabe, Mengenangaben, Belegdatum, Steuersatz und -anteil und die vom Anwender eingegebenen Erläuterungen zum Geschäftsvorfall ausgegeben.

Alle zu einem Auftrag gehörenden Vorgänge werden in MOS'aik unter derselben Auftragsnummer geführt.

Relevante Informationen von in Geschäftsvorfällen verwendeten Stammdaten werden redundant im Vorgang abgelegt und sind damit vor nachträglichen Veränderungen geschützt.

Durch den Druck bzw. das Verbuchen eines Geschäftsvorfalls wird der Vorgang schreibgeschützt und vor weiteren Veränderungen geschützt.

Durch Festlegung einer Buchungsgrenzperiode wird das Stornieren von Geschäftsvorfällen bis zum vom Anwender gewählten Datum verhindert.

Durch MOS'aik erfolgt keine automatische Änderung von Datensätzen in der Datenbank bzw. im Dateiablageordner.

Die MOS'aik Benutzerverwaltung unterstützt die vollständige Kontrolle der Zugriffsrechte von Benutzern auf Arbeitsblätter, Vorgangsarten und Programmfunktionen.

MOS'aik Belegdrucke können als PDF-Datei im Dateiablageordner abgelegt werden.

Zu einer Belegnummer kann schnell der zugehörige Geschäftsvorfall/Vorgang ermittelt werden.

Zu jedem Vorgang kann direkt die zugehörige Projektakte angezeigt werden. Die Projektakte zeigt sämtliche Vorgänge nach verschiedenen Kriterien an und führt Rechnungsein- und -ausgänge sowie Gutschriften in chronologischer Reihenfolge auf (Historie).

Über die Projektakte erhält man Zugang zum Dateiablageordner mit den darin abgelegten Dokumenten, Bildern, E-Mails, etc.

Ausgehend von einem Offenen Posten kann über die Belegnummer direkt der zugehörige Vorgang und damit die zugehörige Projektakte dargestellt werden.

Zahlungsein- und -ausgänge werden in der Projektakte zum jeweiligen OP aufgeführt.

In den Arbeitsblättern Rechnungsausgangsbuch und Rechnungseingangsbuch werden sämtliche Rechnungsabläufe mit den buchungsrelevanten Daten zusammengefasst.

Kopierte oder gescannte Eingangsrechnungen bzw. -gutschriften werden mit Zusatzinformationen, wie der Belegnummer, einem Link auf das Originaldokument, sowie Adresse, Preisen und Steuerangaben ergänzt.