MOS'aik ecoDMS - Eingangsrechnungen verarbeiten

MOSER Gesamtdokumentation - 4.6. Eingangsrechnungen verarbeiten

4.6. Eingangsrechnungen verarbeiten

Im Arbeitsblatt Module | DMS | Eingangsrechnungsimport können zuvor archivierte Eingangsrechnungen Ihrer Lieferanten in MOS'aik importiert und verarbeitet werden.

Voraussetzungen

Folgenden Voraussetzungen müssen für die Verarbeitung erfüllt sein:

Mit der Einrichtung des ecoDMS®-Servers muss die Dokumentenart Rechnungseingang angelegt worden sein. Prüfen Sie die Existenz dieser Dokumentenart und legen Sie diese bei Bedarf manuell an (Abschnitt 3.1.2.1, „Dokumentenarten“).

Die zu verarbeitenden Eingangsrechnungsdokumente werden zuvor in ecoDMS archiviert und klassifiziert.

Richten Sie im ecoDMS®-Server eine Vorlage zur automatischen Klassifizierung von Eingangsrechnungen ein!

Unter ecoDMS Support (Handbuch siehe 'Klassifizierungsvorlagen') finden Sie Anleitungen zur Einrichtung von Klassifizierungsvorlagen, die die benötigten Informationen zur Klassifizierung automatisch aus dem Dokument ermitteln.

Alternative zum schnellen Einstieg: Abschnitt 4.6.1, „Beispiel für eine einfache Importvorlage "Rechnungseingang"“

Dabei werden folgende Klassifizierungsattribute berücksichtigt (Attribute mit der Kennzeichnung sind zwingend erforderlich, weitere sind optional):

Attribut	Inhalt	Beschreibung
`Dokumentenart`	Rechnungseingang	Nur Dokumente dieses Typs werden zur Verarbeitung herangezogen.
`Belegnummer`	<Belegnr. der Eingangsrechnung>
`Belegdatum`	<Belegdatum der Eingangsrechnung>
`UStId`	<Umsatzsteuer ID des Lieferanten / Rechnungsstellers>	Die Umsatzsteueridentifikationsnummer wird verwendet, um die Lieferantenadresse zu identifizieren.
`Projektnummer`		Dient zur Anzeige von Importdetails.
`Auftragsnummer`		Dient zur Anzeige von Importdetails.
`Bruttobetrag`	<Rechnungsbetrag inkl. Mehrwertsteuer>
`Nettobetrag`		Der Nettobetrag muss angegeben werden, falls ein Steuerbetrag angegeben wird.
`Steuerbetrag`		Der Steuerbetrag muss angegeben werden, falls ein Nettobetrag angegeben wird.
`StatusEingangsrechnungsImport`	Nicht durchgefuehrt
`StatusEingangsrechnungsImportText`		Dient zur Anzeige von Importdetails.
`Importdatum`		Dient zur Anzeige des Importdatums.
`Valutadatum`		Valutadatum der Eingangsrechnung.

In diesem Abschnitt klassifizieren Sie eine zuvor archivierte Eingangsrechnung Ihres Lieferanten (ein einfaches Beispiel dazu finden Sie hier) und buchen diese in MOS'aik:

Ablaufbeschreibung^[80]: Eingangsrechnung verarbeiten

Öffnen Sie das Arbeitsblatt Module | DMS | Eingangsrechnungsimport und prüfen Sie die Einstellung Importstatus im Bereich Filter.

Bereits archivierte, aber unverarbeitete Dokumente vom Typ Rechnungseingang werden nun angezeigt. Die Abbildung zeigt den Zustand nach Import gemäß der Beispielanleitung.

Markieren Sie die gewünschte Datei und rufen Sie die Funktion Dokument klassifizieren F12 auf.
Fügen Sie im geöffneten Klassifizierungsdialog mindestens die erforderlichen Informationen zu und speichern Sie diese anschließend mit F7 ab:
- Belegnummer, Belegdatum, UStId, Bruttobetrag
Schließen Sie das Arbeitsblatt.
Markieren Sie die gewünschte Datei und rufen Sie die Funktion Importieren F11 auf:
- Im Erfolgsfall wird die Datei in der aktuellen Ansicht ausgeblendet.
- Wechseln Sie den Filter Importstatus auf Durchgefuehrt, um die Datei wieder einzublenden.
Um die Stapelbuchung zur Eingangsrechnung zu prüfen, starten Sie die MOS'aik-Finanzverwaltung und öffnen das Arbeitsblatt Buchen | Buchungslisten | Stapelbuchungen.
- Die ecoDMS-Dokumentennummer DocId wird dem Buchungstext als Referenz auf das archivierte Dokument zugefügt.
- Die Stapelbuchung kann nun geprüft und der Stapel anschließend verbucht werden.

Der Status von aufgeführten Dokumenten kann anhand der Farbe unterschieden werden:

Über den Importstatus im Bereich Filter kann nach Rechnungsdokumenten mit einem bestimmten Status gesucht werden. Die Auswahl * ermöglicht die Anzeige aller Dokumente.

Farbe	Status	Darstellung
Schwarz	"Nicht durchgefuehrt"
Grün	"Durchgefuehrt"
Rot	"Fehler beim Import"

Fehlerbehandlung

Typische Verarbeitungsfehler bei der Verarbeitung der Eingangsrechnungen treten auf, wenn die aufgeführten Klassifizierungsattribute nicht oder nicht korrekt ausgefüllt wurden.

Beispielsweise erfolgt bei Angabe von Nettopreis und Steuerbetrag eine Betragsprüfung während der Verarbeitung und es erfolgt ein Abbruch im Fehlerfall.
Fehler werden wie folgt angezeigt:

Die fehlerhafte Datei wird ausgeblendet und kann über den Filter Importstatus Fehler beim Import eingeblendet werden:
Um Klassifizierungsattribute zu prüfen bzw. zu korrigieren, rufen Sie die Funktion Dokument klassifizieren F12 und passen Sie die Daten an.

Sollten Daten in gesperrten (grauen) Eingabefeldern korrigiert werden müssen, verwenden sie dazu den Klassifizierungsdialog des ecoDMS®-Clients.