3.1.2.1. Dokumentenarten
Dokumentenarten dienen in ecoDMS® der Zuordnung archivierter Dokumente zu Kategorien wie z.B. Angebot, Auftrag oder Rechnung. Auf diese Weise können Dokumente nach diesen Zuordnungen schneller gefiltert und wiedergefunden werden. Im Zusammenspiel mit MOS'aik sollte zu diesem Zweck für alle relevanten Vorgangsarten eine solche Dokumentenart angelegt werden.
Dokumentenarten werden über die Einstellungen verwaltet und können hier erstellt, bearbeitet oder gelöscht werden.
Falls Änderungen an den Dokumentenarten in ecoDMS vorgenommen werden, muss der ecoDMS API-Dienst neu gestartet werden, um den Cache neu zu laden.
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Sie finden die Liste der Vorgangsarten, indem sie die MOS'aik-Projektverwaltung
starten und das Arbeitsblatt Stammdaten |
Projekte | Vorgangsarten öffnen.
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Damit archivierte Dokumente von ecoDMS mit dem richtigen Dokumenttyp archiviert werden, müssen alle aufgeführten MOS'aik Vorgangsarten als entsprechende Dokumentenart in ecoDMS mit der exakten Schreibweise angelegt werden!
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Falls Sie Eingangsrechnungen importieren und verarbeiten wollen (siehe Abschnitt 4.6, „Eingangsrechnungen verarbeiten“) ist die Dokumentenart Rechnungseingang unbedingt erforderlich. Legen Sie diese bei Bedarf manuell an.
Eigene Dokumenten-/Vorgangsarten:
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Archivierte Dokumente, die keiner Dokumentenart zugeordnet werden können, erhalten in ecoDMS den Typ "nicht zugeordnet".
Legen Sie in diesem Zusammenhang auch noch Dokumentenarten für weitere im Betrieb anfallende Dokumente an, um diese bei manueller Archivierung ebenfalls einem sinnvollen Typ zuordnen zu können (siehe Abschnitt 4.3, „Archivierung über die MOS'aik-Akten“). Auf diese Weise wird es Ihnen noch leichter fallen, alle Dokumente bei der Suche (siehe Abschnitt 4.5, „Archivsuche“) schnell zu finden.
Beispiele:
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Bild, Skizze, Foto, CAD, ...
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Empfangener Brief, Gesendeter Brief, Mahnung, Reklamation, ...
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Neue oder individuell erstellte eigene MOS'aik Vorgangsarten sollten auf dieselbe Weise in ecoDMS hinterlegt werden.