Unternehmensbereiche - Nummernkreise für Unternehmensbereiche

MOSER Gesamtdokumentation - 2.3. Nummernkreise für Unternehmensbereiche

2.3. Nummernkreise für Unternehmensbereiche

Versionsgeschichte
	15.1.2020	MZ
TFS-11973: Kassenlink entfernt
Version 3.35.000	15.1.2020	MZ
nachgearbeitet: DB3610
	5.12.2016	MZ
überarbeitet bzgl. (DB1984-3.31.103)
Version 3.31.106
erweitert (DB759,DB726)

In den Unternehmensbereichen gibt es pro Kombination Unternehmensbereich / Nummernkreis / Projekttyp (d.h. für Projekte, Service und Regie) eine eigenständige Einstellmöglichkeit zur Projektnummerierung und Vergabe von Belegnummern.

Zur Einrichtung der Unternehmensnummernkreise verfahren Sie wie folgt:

Erweiterung des Standardnummernkreisformats

Um für einzelne Unternehmensbereiche separate Nummernkreisformate festzulegen, öffnen Sie das Arbeitsblatt Stammdaten | Einstellungen | Nummernkreise.

Das Standardnummernkreisformat wird z.B. um zwei Platzhalter "_ _" (2 Unterstriche) für eine Kennung des Unternehmensbereichs und des Projekttyps erweitert. Die folgende Tabelle zeigt beispielhaft, wie diese Platzhalter später ersetzt werden sollen:

Beispiel: Nummernkreiskennungen

Kennung für den Unternehmensbereich	Kennung für Projekttyp
Kennung für den Unternehmensbereich	Projekt "P"	Service "S"	Regie "R"
Nord "N"	"NP"	"NS"	"NR"
Süd "S"	"SP"	"SS"	"SR"

Es wird empfohlen bezüglich des gewünschten Nummernkreisformates Rücksprache mit dem Steuerberater zu halten und mit diesem den formalen Aufbau der Projektnamen und Belegnummern festzulegen!

Öffnen Sie nacheinander alle Nummernkreise mit Bearbeiten F4 und ergänzen Sie für diese im Feld Muster die entsprechenden Platzhalter (an beliebiger Stelle, z.B. hinter der Vorgangskennung):

Beispiel: Akontoanforderung Muster AA{YY}#### => AA__{YY}####

Speichern F7 Sie die Änderung ab.
Das Ergebnis sieht dann beispielsweise wie folgt aus:

Abbildung 2.5. Platzhalter für den Unternehmensbereich im Nummernkreisformat

Im abgebildeten Beispiel wurden für die Nummernkreise zwei Platzhalterzeichen (Unterstriche) zugefügt.

Öffnen des Arbeitsblatts Stammdaten | Einstellungen | Unternehmensbereiche.
1. Öffnen des gewünschten Unternehmensbereichs (Doppelklick oder Bearbeiten F4).
2. Auswahl der Registerkarte Belegnummern.
3. Vergabe der gewünschten Nummernkreisformate für die Spalten der verschiedenen Projekttypen Projekt, Service und Regie:
  - Dabei werden die vorgesehenen Platzhalterzeichen nun durch die gewünschte Kennung des Unternehmensbereichs sowie des jeweiligen Projekttyps ersetzt (siehe Tabelle oben).
  - Die Jahreszahl (Format {YY}) wird jetzt durch die laufende Jahreszahl (hier: 16) ersetzt.
  - Der Belegindex (Format ####) wird mit der nächsten zu vergebenden Belegnummer (hier: 0001) vorbelegt.
  Beachten Sie, dass es bei nachträglichen Änderungen dieser Felder zu doppelter Vergabe von Belegnummern bzw. zu Lücken im Belegnummernkreis kommen kann!
  
  Abbildung 2.6. Nummernkreisformate für alle Projekttypen
  Beispiel
  Im abgebildeten Beispiel wurden für die Nummernkreise der Vorgangsarten "Angebot", "Auftrag" und "Rechnung" sowie für den Nummernkreis "Projekt" die jeweils nächsten zu vergebenden Belegnummern eingetragen. Das Nummernkreisformat wurde dazu so gewählt, dass der erste Platzhalter den Anfangsbuchstaben des Unternehmensbereichs (Nord, Süd) und der zweite Platzhalter den Anfangsbuchstaben des Projekttyps (Projekt, Service, Regie) enthält. Am Beispiel des Wertes ABNS160001 ergibt sich für den Auftragsnummernkreis also folgende Zusammensetzung:
  
  AB ≙ Auftragsnummernkreis
  
  N ≙ Unternehmensbereich Nord ersetzt den ersten Platzhalter
  
  S ≙ Projekttyp Serviceordner ersetzt den zweiten Platzhalter
  
  16 ≙ Startwert für die zweistellige Jahresangabe {YY}
  
  0001 ≙ Startwert für den vierstelligen Belegzähler ####
  
  Das in der Spalte Service und der Zeile Auftrag hinterlegte Nummernkreisformat (siehe Markierung) des Unternehmensbereichs bestimmt damit die nächste Belegnummer sowie die eigene Auftragsnummer nach dem Verbuchen des Serviceauftrags.
4. Abhängig von der innerbetrieblichen Organisation der Unternehmensbereiche werden auf diese Weise für alle im gewählten Unternehmensbereich verwendeten Vorgangsarten und Projekttypen Nummernkreise eingerichtet. Im allgemeinen Fall sollten jedoch grundsätzlich alle Nummernkreise entsprechend voreingestellt werden, um im Fall Ihrer Verwendung korrekte Belegnummern zu erhalten.
5. Speichern der Änderungen mit der Funktion Speichern F7 und wiederholtes Vorgehen für weitere Unternehmensbereichen.

Auf diese Weise werden für die Projekt-, Service- und Regieordner unterschiedliche Nummernkreise herangezogen. Für die Belegnummernvergabe in Projekten bzw. Vorgängen ohne zugeordneten Unternehmensbereich wird der jeweilige Standardnummernkreis in der Spalte Standardformat herangezogen. Die Platzhalter bleiben in diesem Fall unbesetzt.

Nach der Verwendung eines Nummernkreises, z.B. beim Druck bzw. beim Verbuchen eines Vorgangs, wird die nächste zu vergebene Belegnummer in der entsprechenden Spalte Projekt (d.h. Projekt mit Unternehmensbereich), Service (d.h. Serviceordner mit Unternehmensbereich), Regie (d.h. Regieordner mit Unternehmensbereich) oder Standardwert (d.h. ohne Unternehmensbereich) angezeigt.

Weitere Informationen zu Nummernkreisen finden Sie im Handbuch Projektverwaltung - Nummernkreise.