5.3.6. Nummernkreise
| Versionsgeschichte | ||
|---|---|---|
| 15.1.2020 | MZ | |
| TFS-11973: Kassenlink entfernt | ||
| Version 3.35.000 | 13.4.2017 | MZ |
| erweitert (DB3610,DB3611) | ||
| Version 3.33.000 | 29.09.2014 | MZ |
| erweitert (DB3135) | ||
Nummernkreise dienen der konsistenten Erzeugung von eindeutigen Kennzeichnungen und Nummerierungen in Vorgängen (z.B. Belegnummern).
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Um die Eindeutigkeit von Belegnummern und die Geschlossenheit der Belegnummernkreise sicherzustellen, können diese in der tabellarischen Ansicht nicht direkt bearbeitet werden.
Um einen Nummernkreis individuell anzupassen, wählen Sie einen Nummernkreis an und klicken dann auf Bearbeiten ( F4):
Beachten Sie, dass das Ändern von Nummernkreisen kritisch im Sinne der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) ist! Sollten Änderungen unvermeidlich sein, müssen diese sorgfältig dokumentiert und die Nachweise im Fall einer Betriebsprüfung auf Anfrage vorgelegt werden können.
Es wird empfohlen bezüglich des gewünschten Nummernkreisformates Rücksprache mit dem Steuerberater zu halten und mit diesem den formalen Aufbau der Projektnamen und Belegnummern festzulegen!
Beachten Sie, dass es bei nachträglichen Änderungen zu doppelter Vergabe von Belegnummern bzw. zu Lücken im Belegnummernkreis kommen kann!
Stellen Sie die Eindeutigkeit sicher!
Nicht eindeutige Nummernkreise können zu mehrdeutigen und damit unzulässigen Belegnummern führen! Stellen Sie aus diesem Grund mit jeder Anpassung der Nummernkreise unbedingt sicher, dass alle Nummernkreise eindeutige Belegnummern erzeugen, die nicht in anderen Nummernkreisen erzeugt werden können.
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Dazu ist insbesondere eine eindeutige Anfangskennung (siehe Feld Muster), wie z.B. "AN" für "Angebot" im Angebotsnummernkreis, erforderlich. Damit wird sichergestellt, dass ein Nummernkreis keine identischen Belegnummern wie ein weiterer Nummernkreis erzeugen kann.
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Zur Erzeugung eindeutiger Kennziffern werden außerdem bevorzugt Datums- und Uhrzeitinformationen eingesetzt. Damit wird sichergestellt, dass innerhalb eines Nummernkreises nicht mehrere identische Belegnummern erzeugt werden.
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Stellen Sie sicher, dass alle eingesetzten Computersysteme über korrekte Datums- und Uhrzeiteinstellungen verfügen und stellen Sie diese nicht zurück!
Jede Erstellung, Änderung und Löschung von Nummernkreisen wird mit Benutzername, Datum und Uhrzeit im Ereignisprotokoll festgehalten.
Sie haben die Möglichkeit, für einzelne Nummernkreise im Bereich Nummer für das Feld Aktueller Wert einen Startwert zu vergeben. Beim Ändern dieses Wertes erscheint ggf. ein Hinweis auf doppelte Belegnummern oder Lücken in der Nummerierung.
Unterhalb des Feldes finden Sie einen Hinweis zum Aufbau der Belegnummer für den Fall, dass Sie eine DATEV-Schnittstelle einsetzen (siehe grüne Markierung). Erläutert werden die zulässigen Zeichen zum Aufbau der DATEV-Belegnummer sowie die maximale Länge der Belegnummer.
Durch Nutzung der dynamischen Datumsinformation entfällt ein manueller Nummernkreiswechsel zum Jahresanfang.
Das im Feld Muster hinterlegte Format wird beim buchenden Druck eines Vorgangs mit den entsprechenden Daten gefüllt.
Wählen Sie nun eine Datumsquelle, um das Datum eines Vorgangs in die Platzhalter MM (Monat) und YY oder YYYY (Jahr) zu übernehmen. Als Datumsquelle stehen folgende Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung:
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Tagesdatum
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Serverdatum (Datum des SQL Servers, falls verwendet)
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Die aktuelle Buchungsperiode (siehe Handbuch Finanzverwaltung)
Weitere Möglichkeiten der Projekt- und Vorgangsnummerierung sind im Themenbereich Unternehmensbereiche beschrieben.