Die Erfassung von Arbeitszeiten erfolgt im Arbeitsblatt Büroarbeiten | Nachkalkulation | Wochenzettel. Die beim einzelnen Mitarbeiter möglichen Einstellungen hinsichtlich der Lohnkosten sind unter Abschnitt 2.3, „Personalstammdaten“ beschrieben.

Vor der Erfassung der Arbeitszeiten müssen Sie im Bereich Einstellungen den Zeitraum und einen Mitarbeiter auswählen.

Als Zeitraum können Sie Monatszettel oder Wochenzettel wählen. Wenn Sie Wochenzettel wählen, klicken Sie im Kalender zusätzlich auf einen beliebigen Tag der betreffenden Woche. Beim Erfassen eines Datums in der Spalte Tag wird dann geprüft, ob das Datum zu dem voreingestellten Zeitraum passt.

Mit dem Kalendersteuerelement der Menüleiste können Sie den Monat, die Woche und den aktuellen Tag für den Wochen- /Monatszettel auswählen. Der aktuelle Tag wird dabei mit einer roten Markierung angezeigt. Durch Anklicken von , können Sie die Ansicht jederzeit auf das aktuelle Datum zurücksetzen. Weiterhin werden die Wochentage (Mo-So) und Kalenderwochen (hier: 39-44) für den ausgewählten Kalendermonat angezeigt.

Beim Buchen von Stunden wird das Ausführungsdatum in der Spalte Tag automatisch um 1 erhöht, wenn mindestens zwei Zeilen schon gebucht sind und das Ausführungsdatum der vorletzten Zeile kleiner als das Ausführungsdatum der letzten Zeile ist.

Die im Bereich Einstellungen angezeigte Wochenarbeitszeit enthält abhängig vom ausgewählten Zeitraum die gemäß Arbeitszeitmodell zu leistenden Arbeitsstunden: Für die Auswahl Wochenzettel ist das die Arbeitszeit der gewählten Woche. Beim Monatszettel wird hier die Arbeitszeit der ersten Woche des Monats angezeigt. Die Summe der aktuell in diesem Zeitraum gebuchten Stunden wird als Gebucht aufgeführt.

Stellen Sie auf ein leeres Feld der Spalte Projekt oder Auftrag ein. Mit F5 können Sie ein Projekt bzw. einen Auftrag als Kostenträger nachschlagen. Es werden sowohl Projekte mit und ohne verbuchten Auftragsvorgang aufgeführt, damit auch zukünftige Kostenträger zugeordnet werden können. Bei mehreren Aufträgen in einem Projekt können Sie auch zuerst das Projekt und anschließend den Auftrag nachschlagen. Sie können aber auch die Projekt- bzw. Auftragsnummer in dem entsprechenden Feld erfassen.

Beim Nachschlagen werden nur Projekte aufgelistet bei denen das Feld Nachkalkulation in den Projekteigenschaften auf "Standard" eingestellt ist und ein Vorgang wie z.B. ein Auftrag, Arbeitszettel oder eine Rechnung bereits gebucht/gedruckt wurde.

Sie können auch die Buchungen mit den nebenstehenden Funktionen vorbereiten.

Durch die Auswahl einer OZ-Nummer bzw. Position werden die erfassten Lohnzeiten exakt der Position zugewiesen. Sie können die erfasste Zeit auch einem übergeordneten Titel zuweisen, im Beispiel mit OZ "1", siehe dazu den Beispielauftrag unter Abschnitt 4.7, „Erfassen und Buchen von Nachkalkulationsdaten in der Finanzverwaltung“.

Ändern Sie bei Bedarf die voreingestellten Felder wie Lohnart, Lohntarif usw.

Beim Buchen von Stunden wird nach Eingabe einer Projekt- oder Auftragsnummer die Belegnummer durch die Belegnummer des Auftragszweigs voreingestellt.

Erfassen Sie in der Spalte Menge die Zeit in Stunden oder in den Spalten Von und Bis die Uhrzeiten.

Die erfasste Menge wird zur Ermittlung des Kosten GP (Ist-Gesamt-Kosten) und des GP (Gesamt-VK-Wert) verwendet.

Falls Sie in der Spalte FaktMge (Fakturamenge) eine abweichende Menge erfassen, wird diese FaktMge bei der Ermittlung des GP (Gesamt-VK-Preis) und bei der Erstellung einer Regieabrechnung herangezogen. Siehe dazu auch Abschnitt 4.11, „Erstellen einer Regieabrechnung aus einem Arbeitszettel“.

Eine Übersicht über die erfassten Zeiten bietet Abschnitt 5.10, „Wochenzettelauswertung“.