6.12.1. Vorgangsausdrucke als E-Mail versenden
| Versionsgeschichte | ||
|---|---|---|
| Version 4.42.300 | 11.11.2022 | MZ |
| neu (TFS-39999) | ||
| Version 4.42.000 | 23.10.2020 | MZ |
| erweitert (TFS-29474) | ||
| Version 3.35.000 | 19.4.2017 | MZ |
| erweitert (DB3640) | ||
Mit der Funktion Übermitteln können Sie einen Vorgang als E-Mail-Anhang versenden:
Mit der Funktion Übermitteln >> Druckausgabe senden... (bzw. über das Menü ) wird ein Dialog geöffnet, der Vorgang ggf. verbucht und eine E-Mail mit dem Vorgang als Anhang im PDF-Format erstellt.
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Wenn Sie Rechnungsvorgänge oder Gutschriften für einen Kunden versenden möchten, können diese wahlweise auch in den Formaten ZUGFeRD oder XRechnung versendet werden. Dazu müssen folgende Einrichtungen erfolgt sein:
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Für das Drucklayout der jeweiligen Vorgangsart (Rechnung oder Gutschrift) muss der Schalter
Digitalbelegmit Ja eingestellt sein (siehe Abschnitt 6.2, „Einstellen der Vorgangsarten“). -
Für die Kundenadresse muss im Feld Rechnungsform das gewünschte Format eingestellt werden (siehe „Bereich "Einstellungen"“).
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Der Vorgang muss vor dem Senden bereits verbucht sein bzw. im Rahmen des Versendens verbucht werden. Für einen Proforma-Druck ist der Versand nicht möglich.
Wird eine unverbuchte Rechnung lediglich "proforma" versendet, wird diese lediglich im PDF-Standardformat an die E-Mail angehängt. Nur bereits verbuchte Rechnungen werden mit einer ZUGFeRD PDF-Datei bzw. einer XRechnung erstellt.
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Voraussetzung:
Der Link fehlt unter Umständen, falls der PDF-Ersteller eDocPrintPro nicht ordnungsgemäß eingerichtet ist. Außerdem muss Microsoft Outlook® als E-Mail-Programm eingerichtet sein. Informationen zur Konfiguration finden Sie im Themenbereich PDF Dokumente einrichten und erstellen.
Im Feld E-Mail Empfänger kann die E-Mail-Adresse des
Empfängers ausgewählt oder manuell eingegeben werden. Zur Auswahl wird die
E-Mail-Adresse der Vorgangsadresse und deren Ansprechpartner und die ggf.
abweichenden E-Mail-Adressen aus der Adresse des Projekts angeboten.
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Die Funktion Senden bucht den Vorgang und erzeugt eine E-Mail mit dem Vorgang als Anhang im PDF-Format. Existiert bereits eine noch geöffnete und unversendete E-Mail, folgt eine Abfrage, ob der neue Ausdruck (als PDF-Datei) an die bestehende E-Mail angehängt werden soll. Damit können mehrere Ausdrucke mit einer E-Mail an denselben Empfänger gesendet werden. Um
zusätzliche Dokumente oder Bilder als Anhänge zu versenden,
können diese auf der Registerkarte
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Abbildung 6.70.
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Mit der Funktion Übermitteln und der Auswahl eines GAEB-Formats, wird der Vorgang in der MOS'aik-Dateiablage zur betreffenden Adresse abgelegt und eine E-Mail mit dem Vorgang als Anhang im entsprechenden Format erstellt.