Handbuch Projektverwaltung - Notizen und Termine

MOSER Gesamtdokumentation - 12.1.2. Notizen und Termine

12.1.2. Notizen und Termine

Versionsgeschichte
Version 3.35.002	11.8.2017	MZ
erweitert (RDB066)
Version 3.34.001	11.2.2016	MZ
erweitert (DB3467)
Version 3.34.000	14.12.2015	MZ
erweitert (DB3280,DB3281)
Version 3.33.100	28.1.2015	MZ
erweitert (DB3209,DB3218)
Version 3.33.000	22.09.2014	MZ
erweitert (DB3051,DB3171)
	12.5.2014	MZ
überarbeitet
Version 3.32.100	18.11.2013	MZ
erweitert (DB2850)

In der Tabellenansicht Notizen & Termine verwalten Sie Ihre Termine sowie Notizen zu Projekten und Vorgängen. Ihre eigenen Termine werden auf der MOS'aik-Startseite im Bereich Meine Agenda aufgelistet.

Abbildung 12.4. Notizen & Termine

In der Liste steht die Spalte Ansprechpartner zur Verfügung. Gezeigt werden der Ansprechpartner aus der Notiz sowie der Ansprechpartner am Standort einer ggf. hinterlegten Anlage.

Die Handhabung der Notizen und Termine mit der Annahme einer Störungsmeldung ist im Themenbereich Serviceaufträge mit Regieabrechnung enthalten. Weitere Informationen enthält auch der Themenbereich Outlook-Synchronisation.

Termin abschließen bzw. als erledigt markieren

Mit der Funktion Abschließen... können Sie ausgewählte Notizen als Erledigt markieren. Dieser werden in der Übersicht werden anschließend durchgestrichen dargestellt. Beim Bearbeiten einer Notiz erreichen Sie dies auch durch Setzen des Häkchens im Feld Erledigt (Bereich Termin).

Vordefinierten Filter

Die vordefinierten Filter bieten Möglichkeiten zum Nachschlagen von Notizen. So werden Ihnen hier in einem Kontextmenü (siehe Abbildung) verschiedene Filter angeboten.

Legen Sie mit der Funktion Neu (F8) eine neue Notiz an und wählen Sie über die Felder Kurzname oder Anlage die Adresse aus:

Abbildung 12.5. Notiz

Kurzname, Ansprechpartner

Wenn Sie im Feld Kurzname eine Adresse ausgewählt haben, können Sie den Ansprechpartner mit F5 nachgeschlagen.

Gruppe

Für spätere Auswertungen können Sie Notizen in Gruppen organisieren, indem Sie Ihren Notizen im Feld Gruppe einen beliebigen Gruppennamen zuordnen. Für weitere Notizen steht Ihnen die zugeordnete Gruppe hier anschließend mit der Funktion Nachschlagen... (F5) zur Verfügung.

Typ

Wählen Sie nun den Typ der Notiz. Es stehen zahlreiche Notiz- bzw. Termintypen zur Verfügung. Für vorgangsrelevante Typen kann im Bereich Weitere Schritte mit der Funktion Vorgang zur Notiz erstellen » direkt ein entsprechender Vorgang in einem Projekt-, Regie- oder Serviceordner erstellt werden. Dabei stehen folgende Möglichkeiten zur Auswahl:

Angebotsaufforderung Vorgang zur Notiz erstellen: Angebotsaufforderung GAEB, Angebot, Kostenvoranschlag, Nachtragsangebot, Aufmaß, Positionsaufmaß, Aufmaß REB	Ankündigung (z.B. Wartungsdienste)	Arztbesuch
Aufgabe	Auftragserteilung Vorgang zur Notiz erstellen: Arbeitszettel, Auftrag, Serviceauftrag	Betriebsferien
Dienstreise
E-Mail	Empfangene E-Mail	Feiertag^[a]
Gesendete E-Mail	Korrespondenzausgang	Korrespondenzeingang
Krankmeldung^[b]	Kundentermin extern	Kundentermin intern
Notiz	Ortstermin	Reklamation^[c]
Sonderurlaub Sonderurlaub wird nicht vom Urlaubskonto des Mitarbeiters abgebucht.	Störungsmeldung Vorgang zur Notiz erstellen: Angebot, Kostenvoranschlag, Nachtragsangebot, Auftrag, Serviceauftrag, Arbeitszettel	Telefonat
Termin	Urlaub^[b]	Wartungstermin Vorgang zur Notiz erstellen: Arbeitszettel, Auftrag, Serviceauftrag
Weiterbildung	Wiedervorlage	Zahlungserinnerung
^[a]Feiertage sind grundsätzlich ganztägig. ^[b]Krankmeldungen und Urlaubstage sind grundsätzlich ganz- oder halbtägig. Dabei besitzen ganztägige Termine lediglich ein Anfangsdatum im Feld Beginnt am. Wird zusätzlich eine Uhrzeit angegeben, so wird der Termin als Halbtagstermin betrachtet. ^[c]Der frühere Typ "Beschwerde" wurde mit Version 3.33 in "Reklamation" umbenannt.

Mehrtägige Termine

Die Agenda unterstützt mehrtägige Termine durch die optionale Angabe eines Terminenddatums Endet am. Mehrtägige Termine können mit Outlook synchronisiert werden. Bei Notizen (Terminen) vom Typ Urlaub, Krankmeldung und Feiertag werden mehrtägige Termine nicht unterstützt.

Termine vom Typ Urlaub, Krankmeldung oder Feiertag können weder durch Eingabe eines Enddatums im Feld Endet am, noch durch Ziehen des Terminfeldes in der Kalenderansicht (siehe Abschnitt Abschnitt 12.1.3, „Kalender“) mit der Maus zu mehrtägigen Terminen gemacht werden. Nach einem Änderungsversuch werden die ursprünglichen Daten wieder restauriert. Wird der Typ eines Termins geändert und der neue Typ lässt keine Mehrtägigkeit zu, wird das "Bis"-Datum und die "Bis"-Uhrzeit automatisch gelöscht.

Anzeigen als (Kalenderstatus)

Alle Notizen bei denen das Feld Anzeigen als nicht auf Ausgeblendet eingestellt ist, werden im Kalender angezeigt. Notizen mit der Einstellung Ausgeblendet werden im Kalender sowie auf der MOS'aik-Startseite im Bereich Meine Agenda nicht aufgeführt (siehe Abschnitt 12.1.1, „Einstellung der Agenda“).

Die Tabelle zeigt die Standardvorgaben für die jeweiligen Terminarten:

Vorgabewert "Anzeigen als ..."	Terminarten
Frei	Angebotsaufforderung, Ankündigung, Auftragserteilung, Wiedervorlage
Unter Vorbehalt	<Keine>
Gebucht	Aufgabe, Wartungstermin, Termin, Ortstermin, Kundentermin extern, Kundentermin intern
Abwesend	Arztbesuch, Aufgabe, Betriebsferien, Dienstreise, Feiertag, Weiterbildung, Urlaub, Sonderurlaub, Krankmeldung
Ausgeblendet	E-Mail, Empfangene E-Mail, Gesendete E-Mail, Reklamation, Zahlungserinnerung, Telefonat, Störungsmeldung, Notiz, Korrespondenzeingang, Korrespondenzausgang

Mitarbeiter

Im Feld Mitarbeiter ordnen Sie der Notiz bzw. dem Termin einen Mitarbeiter zu.

Wenn die Outlook Terminsynchronisation aktiviert wurde (siehe Outlook-Synchronisation - Automatisches Speichern eines Termins/einer Notiz in Outlook), werden neue, geänderte oder gelöschte Notizen automatisch in Ihren Outlook-Kalender übertragen. Dabei werden nur diejenigen Notizen übertragen, die über das Feld Mitarbeiter dem aktuell angemeldeten Benutzer zugeordnet sind.

Etikett/Karte drucken

Mit der Funktion Etikett/Karte drucken kann eine Notizenkarte gedruckt werden. Die Funktion wird erst aktiviert, sobald die Notiz gespeichert wird.

Beschreibung Termin/Notiz

Im Bereich Beschreibung Termin/Notiz * können Sie Texte erfassen sowie Hinweistexte und Kommentartexte (in den Textstammdaten) mit F5 nachschlagen.

Unt.-Bereich, Vorgang

Beim Erfassen von Notizen kann im Bereich Projekt/Vorgang ein Unternehmensbereich (Unt.-Bereich, siehe Unternehmensbereiche) und ein Vorgang zugeordnet werden. In der Projekt- und Kundenakte wird der zugeordnete Vorgang gezeigt.

E-Mail Benachrichtigung

Notizen können als E-Mail (mit oder ohne E-Mail Vorlage) an Mitarbeiter versendet werden, indem Sie die Funktion E-Mail Benachrichtigung... aufrufen. Im nachfolgenden Dialog wählen Sie eine Vorlage aus (z.B. <Keine> oder Notiz versenden) und bestätigen Sie dies mit OK:

Abbildung 12.6. E-Mail Benachrichtigung

Es öffnet sich ein Microsoft Outlook®-Fenster, in dem Sie Ihre Mitteilung an den Mitarbeiter eingeben und versenden können. Dazu sind bereits wichtige Angaben voreingestellt. So wird z.B. die beim ausgewählten Mitarbeiter hinterlegte E-Mail-Adresse wird als Empfänger übernommen. Ergänzen Sie ggf. weitere Informationen:

Abbildung 12.7. E-Mail in Microsoft Outlook®

Weitere E-Mail Vorlagen können in der Tabelle der Texte wie folgt erstellt werden:

Einsatz von E-Mail-Vorlagen:

Nr.	Element	Dialog
1	Öffnen Sie das Arbeitsblatt Stammdaten \| Texte \| Alle Texte.	Abbildung 12.8. E-Mail Vorlage Abbildung 12.9. E-Mail Benachrichtigung ohne Vorlage
2	Rufen Sie die Funktion Neu F8 auf, um eine neue E-Mail-Vorlage zu erstellen.
3	Wählen Sie den Typ E-Mail Vorlage. Wenn Sie keine E-Mail Vorlage auswählen, werden die in der Notiz erfassten Daten in die E-Mail übernommen (siehe Abbildung).
4	Geben Sie weitere Angaben, wie die Textnummer, den Kurztext und die Beschreibung ein und Speichern F7 Sie die Angaben ab. Die Eingabe im Feld Textnummer (hier: E-Mail an Mitarbeiter) wird anschließend beim Aufruf der Funktion E-Mail Benachrichtigung... ebenfalls als Vorlage zur Auswahl angeboten. Der Kurztext der Vorlage wird in den "Betreff" der erstellten E-Mail übernommen, die Beschreibung in den "Text" der Mail. Zur Automatisierung der Vorlage können Platzhalter verwendet werden (siehe Moser FAQ).

Besprechungsanfrage

Eine gespeicherte Notiz kann über die Funktion Besprechungsanfrage... per E-Mail mit Microsoft Outlook® als Termin bzw. Besprechungsanfrage an einen E-Mail-Empfänger gesendet werden. Als E-Mail-Empfänger wird vorrangig die E-Mail-Adresse aus der Notiz (Bereich Allgemeines) verwendet. Wenn keine E-Mail in der Notiz angegeben ist, wird die E-Mail-Adresse des der Notiz ggf. zugeordneten Mitarbeiters (Mitarbeiter) als Voreinstellung in Outlook verwendet. Beim Versenden erscheint eine Rückfrage und ggf. ein Outlook-Sicherheitshinweis. Die weitere Verwaltung der Besprechungsanfrage erfolgt in Outlook. Die Notiz wird automatisch im eigenen Outlook Kalender als Termin angelegt.

Alternativ können Besprechungsanfragen auch direkt aus dem Kalender (siehe Kalender - Besprechungsanfrage) über das Kontextmenü eines Termins erstellt und gesendet werden.