Bestehende Einzugsermächtigungen können in SEPA-Mandate umgewandelt werden, ohne dass Sie eine erneute Absprache mit Ihren Kunden treffen müssen. Notwendig ist dazu allerdings, dass Ihnen eine gültige unterschriebene Einzugsermächtigung vorliegt. Weiterhin müssen Sie Ihren Kunden über die Übernahme der Einzugsermächtigung in ein SEPA-Mandat informieren und ihm darin Ihre Gläubiger-ID sowie die Mandats-ID mitteilen.

Die MOS'aik-Finanzverwaltung verfügt dazu über eine integrierte Mandatsverwaltung, die Sie auch bei der Erstellung Ihrer SEPA-Lastschriftmandate unterstützt.

Öffnen Sie dazu erneut die Tabellenansicht Stammdaten | Konten | Personenkonten und filtern Sie über das Kontextmenü Filtern nach Auswahl nach dem Typ Kunde:

Blenden Sie dann ggf. die Spalte Zahlungsmittel ein und filtern Sie erneut nach einem SEPA-Lastschriftverfahren (CORE): Die getroffene Auswahl sollte nur Kunden erfassen, für die Sie das gewählte SEPA-Lastschriftverfahren einsetzen möchten und eine gültige Einzugsermächtigung vorliegen haben. Wählen Sie jetzt mit Strg+A alle Listeneinträge oder selektieren Sie diese einzeln mit Strg+Klick und rufen Sie dann die Funktion Lastschriftmandate erstellen ... auf:

Wählen Sie den Mandatstyp "Basislastschrift CORE" entsprechend dem für Ihre Auswahl gewählten Zahlungsmittel aus und drücken Sie OK. Der Typ "Firmenlastschrift B2B" wird nicht als Standard-Zahlungsmittel in MOS'aik zur Verfügung gestellt, kann jedoch als eigenes Zahlungsmittel angelegt und verwendet werden.

Gegebenenfalls erfolgt ein Hinweis auf Meldungen im Ereignisprotokoll, die Sie auswerten sollten, bevor Sie fortsetzen. So wird beispielsweise die Meldung "Für die IBAN DE02390500000003457822 des Personenkontos 'stabler' gibt es bereits mindestens ein Lastschriftmandat." ausgegeben, falls Sie versuchen weitere Mandate für ein Personenkonto (hier: 'stabler') anzulegen.

Im Erfolgsfall wird die Mandatsverwaltung mit der Liste Ihrer SEPA-Mandate unter Offene Posten | Zahlungsverkehr | Lastschriftmandate geöffnet:

Mit einem Doppelklick können Sie jetzt die Lastschriftmandate in einem separaten Arbeitsblatt einsehen und weiter bearbeiten:

Tragen Sie hier noch weitere Informationen aus den Ihnen vorliegenden Einzugsermächtigungen in die Lastschriftmandate ein, wie z.B.:

Die Felder wie z.B. Datum erste Benutzung und Datum letzte Benutzung sind rein informativ und werden automatisch im späteren Verlauf der Mandatsverwendung ausgefüllt.

Für einmalige, nicht wiederkehrende Lastschriftmandate gibt es weiterhin den Schalter Wiederkehrend; damit können Sie festlegen, dass ein Mandat nur für einmalige Lastschrift verwendet werden darf.

Prüfen Sie außerdem, ob das korrekte Konto im Bereich Zahlungsempfänger (Kreditor) eingetragen ist und ändern Sie dieses ggf. mit der Funktion Hausbank nachschlagen ....

Mit der Funktion Scannen & archivieren ... sollten Sie jetzt Ihre vorliegende Einzugsermächtigung einscannen. Dadurch stellen Sie sicher, dass das Dokument jederzeit als Gültigkeitsnachweis für das Mandat zur Verfügung steht und z.B. auf Anfrage der Bank herausgegeben werden kann.

Nachdem Sie alle Eingaben vorgenommen haben, setzen Sie den Status des Mandats einfach auf Aktiv und Speichern Ihre Eingaben mit F7 ab. Damit ist das Mandat einsatzbereit.

Jetzt können Sie Ihren Kunden noch über die Übernahme der Einzugsermächtigung in ein SEPA-Mandat informieren, indem Sie das Mandat entweder Drucken ... oder einfach wie folgt per E-Mail an Ihren Kunden senden und Ihren individuellen Text zur Kundeninformation zufügen. Klicken Sie dazu auf die Funktion Senden »:

Wählen Sie jetzt, ob Sie die E-Mail direkt an den Zahlungspflichtigen (An: ...@...) oder an einen anderen E-Mail Empfänger ... senden möchten und bestätigen Sie im nächsten Dialog das Layout "Lastschriftmandat Anforderung". Bei eingerichtetem PDF-Konverter eDocPrintPro wird nun das Lastschriftmandat als PDF-Anlage zur E-Mail generiert und die E-Mail zur weiteren Bearbeitung geöffnet. Mehr zur PDF-Einrichtung erfahren Sie im Themenbereich PDF Dokumente einrichten und erstellen. Überprüfen Sie im Fall von Fehlermeldungen ebenfalls die ordnungsgemäße Einrichtung des PDF-Konverters.

Fügen Sie einfach Ihren individuellen Informationstext an Ihre Kunden in die E-Mail ein und senden Sie die E-Mail anschließend ab:

Die Mandatsübernahme aus Ihren Einzugsermächtigungen ist damit abgeschlossen.