Erstellen Sie einen Arbeitszettel für die Wartungsarbeiten einer Anlage beispielsweise aus dem Wartungsplan mit der Funktion Arbeitszettel erstellen ...

Ein neuer Arbeitszettel wird erstellt und in der Ansicht Alle Arbeitszettel angezeigt. Wählen Sie den erstellten Arbeitszettel aus und rufen Sie die Funktion Bearbeiten F4 auf.

Der Arbeitszettel ist bereits weitgehend ausgefüllt. Sie müssen ggf. noch einen Mitarbeiter im Feld Personal nachschlagen/auswählen und eine Schätzzeit für die anstehenden Arbeiten vorgeben. Weiterhin können Sie schon jetzt die erforderlichen Ersatzteile sowie Leistungen und andere Positionen aufnehmen.

Anschließend rufen Sie die Funktion Im Kalender einplanen auf, um einen geeigneten Termin für den Mitarbeiter festzulegen.

Prüfen Sie für die Agenda zunächst, ob im Bereich Kalender Filter ... der korrekte Mitarbeiter bzw. die gewünschte Personalgruppe ausgewählt ist (z.B. Service). Anschließend markieren Sie im Kalender einen freien Termin eines Mitarbeiters und markieren den unten aufgeführten Arbeitszettel. Mit Arbeitszettel einplanen wird dieser zum gewünschten Termin eingeplant. Prüfen und bestätigen Sie ggf. die Rückfrage zur Terminabweichung.

Der im Kalender eingeplante Arbeitszettel für die MitarbeiterIn/MonteurIn (hier: Henriette Hilgers).

Nach der Terminplanung wird der geplante Arbeitsbeginn im Arbeitszettel aktualisiert und angezeigt. Der Arbeitszettel kann jetzt über die Funktion Drucken & Verbuchen F9 gedruckt werden. Um einen vollständigen Druck inklusive aller Positionen, Komponenten und Messungen zu erhalten wählen Sie hier die Option Arbeitszettel - vollständig.

Der vollständige Druck des Arbeitszettels enthält alle Informationen zum Arbeitsauftrag und zu der zu wartenden Anlage (z.B. auch Komponenten und Messwerte). Der Monteur kann damit die erforderlichen Arbeiten durchführen, im gedruckten Arbeitszettel seinen Arbeitsbericht schreiben sowie das eingesetzte Material und sämtliche Arbeits- und Fahrzeiten notieren. Auch neu aufgenommene Messwerte zur Anlage werden hier ggf. erfasst.

Nach Abschluss der Arbeiten wird der Arbeitszettel typischerweise von Monteur und Kunde unterschrieben und anschließend an die Buchhaltung Ihres Betriebs übergeben.

Zur Nachkalkulation öffnen Sie den Arbeitszettel erneut und rufen die Funktion Weitere Schritte Nachkalkulation » Stunden und Material buchen auf.

Öffnen Sie die Registerkarte Arbeitsbericht und beschreiben Sie die ausgeführten Arbeiten.

Öffnen Sie die Registerkarte Stundenbuchungen und geben Sie die aufgewendeten Zeiten an. Achten Sie hier insbesondere auf im Wartungsvertrag vereinbarte Vertragsleistungen und nehmen Sie die entsprechende Einstellung in der Spalte Abrechnung vor (Nachschlagen F5).

Wählen Sie die Registerkarte Materialbuchungen und geben Sie die aufgewendeten Materialien an. Achten Sie hier insbesondere auf im Wartungsvertrag vereinbarte Vertragsleistungen und nehmen Sie die entsprechende Einstellung in der Spalte Abrechnung vor (Nachschlagen F5).

Nach Abschluss der Eingaben rufen Sie die Funktion Fakturierung vorbereiten ... auf.

Um den Wartungsvorgang abzuschließen und im Wartungsplan automatisch einen neuen Dienst dem im Wartungsvertrag festgelegten Intervall entsprechend einzutragen, rufen Sie die Funktion Status festlegen auf und wählen den Status Auf 'Erledigt ...'.

In diesem Schritt werden noch eventuell im Arbeitszettel aufgenommene Messwerte zur Anlage in die Anlagenbeschreibung übertragen.

Öffnen Sie dazu die Anlage (z.B. über das Arbeitsblatt Service | Anlagen | Alle Anlagen) und wählen Sie die durchgeführten Messarten aus der oberen Liste der Vorgabewerte einzeln oder in Gruppen mit gedrückter Umschalt-Taste aus. Über die rechte Maustaste können Sie die ausgewählten Messungen mit der Funktion In Messungen übernehmen in den unteren Bereich mit dem aktuellen Datum übernehmen.

Jetzt sind lediglich noch die Messwerte aus dem Arbeitszettel in die entsprechenden Felder zu übertragen.