DSGVO - Details zum Löschverfahren

MOSER Gesamtdokumentation - 2.1.1. Details zum Löschverfahren

2.1.1. Details zum Löschverfahren

Versionsgeschichte
Version 4.42.100	23.6.2021	MZ
Neu (TFS-27233)

Um die Integrität aller Datenbestände von MOS'aik zu gewährleisten, werden im Rahmen des DSGVO-konformen Löschens von Adressen die Daten zum Teil nicht physikalisch gelöscht, sondern anonymisiert und umbenannt. Falls mit der Adresse assoziierte Datensätze aufbewahrungspflichtig sind, wird die Adresse ggf. nur teilweise anonymisiert bzw. Daten nicht vollständig gelöscht.

Im Feld Bemerkungen wird ein Protokoll zum Löschvorgang abgelegt, welches ggf. darauf hinweist, dass erst ab einem bestimmten Datum weitere Daten anonymisiert werden können.

Folgende Daten werden unwiederbringlich (physikalisch) gelöscht:
- Adressmerkmale
- Ansprechpartner
- Dateien und Verzeichnisse in Dateiablageordnern zur Adresse oder zu Projekten der Adresse werden rekursiv gelöscht.
- Archivverknüpfungen von Buchungen und Vorgängen zur Adresse.
- Protokollbuchungen, temporäre Buchungen, inkonsistente Buchungen, Statistikbuchungen, Hilfsbuchungen und Dauerbuchungen der Adresse (damit sind u.a. auch Generalumkehrbuchungen nicht mehr möglich).
- Notizen werden direkt physikalisch gelöscht, wenn diese keinen Bezug zu einem Vorgang haben. Notizen mit Vorgangsbezug werden erst dann physikalisch gelöscht, wenn die Aufbewahrungsfrist für den Vorgang abgelaufen ist.
- Anlagenspezifikationen
- Konditionen

Folgende Daten werden umbenannt:

Der Kurzname wird in eine anonymisierte Bezeichnung der Form DEL-YYMMDDhhmmss umbenannt.

`DEL-`	Fester Namenspräfix zur Identifikation von anonymisierten bzw. gelöschten Adressen.
`YY`	Zweistelliges Jahr des Zeitpunkts der Löschung (00..99). Der Wert 16 steht dann beispielsweise für das Jahr 2016.
`MM`	Zweistelliger Monat des Zeitpunkts der Löschung (01..12).
`DD`	Zweistelliger Tag des Zeitpunkts der Löschung (01..31).
`hh`	Zweistellige Stunden des Zeitpunkts der Löschung (00..23).
`mm`	Zweistellige Minuten des Zeitpunkts der Löschung (00..59).
`ss`	Zweistellige Sekunden des Zeitpunkts der Löschung (00..59).

Folgende Felder zur Adresse werden geändert:
- Felder der Adresse:
  - Matchcode, Name 1, Name 2, Name 3, Straße, PLZ, Ort, Postfach, Postfachort, PPZ, Nummer (Kundennummer beim Lieferanten), persönliche Kontaktdaten (Briefanrede, Telefon, Telefax, Autotelefon, Mobiltelefon und E-Mail-Adresse, Internetadresse), persönliche Bemerkungen, Bankverbindungsdaten (BLZ, Bankname, Bankkonto, Kontoinhaber, Daten des Sperrkontos, BIC, IBAN), UStId werden gelöscht.
  - Geschlecht auf Unbekannt
  - Adresstyp auf Ex-Kunde
- Felder von Projekten, für die die Adresse bzw. Lieferadresse mit der zu anonymisierenden Adresse identisch ist:
  - Kurztext, Beschreibung, Stichwörter, Kommentare, Name1, Name2, Name3, Straße, PLZ, Ort, Briefanrede werden gelöscht, wenn das Projekt über die Adresse verknüpft ist.
  - LieferadresseName1, LieferadresseName2, LieferadresseName3, LieferadresseStraße, LieferadressePLZ, LieferadresseOrt werden gelöscht, wenn die Lieferadresse leer ist oder wenn das Projekt über die Lieferadresse verknüpft ist.
  - Archivierte Projekte werden physikalisch gelöscht und der Archivpfad im Projekt entfernt.
  - In der Projekthistorie werden alle Fundstellen von Platzhaltern, die einen Kurznamen oder ein @-Zeichen (z.B. E-Mail) enthalten durch den anonymisierten Kurzname wie oben ersetzt.
- Felder von Vorgängen, für die die Adresse bzw. Lieferadresse mit der zu anonymisierenden Adresse identisch ist:
  - Kurztext, Beschreibung, Stichwörter, Kommentare, Signatur, Name1, Name2, Name3, Straße, PLZ, Ort, Briefanrede werden gelöscht, wenn der Vorgang über die Adresse verknüpft ist.
  - LieferadresseName1, LieferadresseName2, LieferadresseName3, LieferadresseStraße, LieferadressePLZ und LieferadresseOrt werden gelöscht, wenn die Lieferadresse leer ist und der Vorgang über die Adresse verknüpft ist oder wenn der Vorgang über die Lieferadresse verknüpft ist.
  - Unverbuchte, stornierte oder als gelöscht markierte Vorgänge werden, unabhängig von der Aufbewahrungspflicht (bzw. Vorhaltepflicht), immer verarbeitet.
  - Verbuchte Vorgänge ohne Auftragsnummer werden verarbeitet, wenn das Belegdatum des Vorgangs älter als Dauer der Aufbewahrungspflicht ist.
  - Verbuchte Vorgänge mit Auftragsnummer werden verarbeitet, wenn das jüngste Belegdatum zur Auftragsnummer älter als Dauer der Aufbewahrungspflicht ist.
- Felder von Buchungen (Nebenbuch) und Buchungsaufteilungen einer Adresse:
  - Name1, Name2, Name3, Straße, PLZ, Ort, BLZ, Bankname, Bankkonto, Verwendungszweck, UStId werden werden gelöscht.
  - Der Buchungstext wird auf den Kurztext der Buchungsart gesetzt.
  - Der Kurzname wird wie oben angepasst.
  - In den Buchungsaufteilungen sind keine Änderungen erforderlich.
- Im Buchungsjournal (Hauptbuch) wird lediglich der Kurzname ggf. wie oben angepasst sowie der Buchungstext in Journaldatensätzen vom Typ Debitorbuchung und Verdichtete Sachbuchung auf den Kurztext der Buchungsart gesetzt.
- Felder von Anlagen, deren Eigentümer die zu anonymisierende Adresse ist:
  - Kurztext, Beschreibung, Kommentar, Name1, Name2, Name3, Straße, PLZ, Ort, E-Mail, Telefon, Ansprechpartner, Standort, Seriennummer, Chassisnummer, Inventarnummer, Flottennummer, Kennzeichen, Zugangscode, Externschlüssel werden gelöscht.
  - Ausgeblendet wird auf Ja gesetzt.
  - Für alle Anlagenkomponenten werden Kommentar, Seriennummer und Fremdschlüssel gelöscht.
  - Für Anlagendokumente werden die Einträge selbst sowie die verknüpften Dateien in der lokalen Dateiablage gelöscht.
  - Keine Änderungen von Anlagenadressen (lediglich der Kurzname wird ggf. wie oben angepasst), Anlagendiensten und Anlagenmessungen.
- Lastschriftmandate:
  - Identifikation der relevanten Lastschriften über IBAN, Buchungen der Adresse, Vorgänge der Adresse.
  - Debitor Name1, Name2, Name3, Straße, PLZ, Ort, IBAN, BIC werden gelöscht.
  - Vertragskennung wird auf den anonymisierten Kurznamen der Adresse gesetzt (siehe oben).
  - Bemerkung wird gelöscht.
  - Status wird auf Gelöscht gesetzt.
  - Statusänderungsdatum wird mit dem aktuellen Datum und der aktuellen Uhrzeit belegt.
  - Mandatsreferenz und alle anderen Feldwerte bleiben erhalten.

Folgende Daten werden nicht geändert bzw. gelöscht:
- Ländercode zur Adresse.
- Adressreferenzen (lediglich der Kurzname wird ggf. wie oben angepasst).
- Archivierte Daten in FTP- oder ecoDMS®-Archiven.
- Adressenstatistik, Adresskontensalden, Artikelstatistik, Personalstatistik, Setstatistik (lediglich der Kurzname wird ggf. wie oben angepasst).
Der Schalter Ausgeblendet der Adresse wird auf Ja gesetzt.
Das Feld Löschdatum wird mit dem aktuellen Datum und der aktuellen Uhrzeit belegt.
Alle weiteren Felder bleiben erhalten (insbesondere Felder, die ggf. durch Zusatzmodule verwaltet werden - siehe MOS'aik Module).