MOSER Gesamtdokumentation - Kapitel 4. PDF-Dokumente als E-Mail-Anhang

Kapitel 4. PDF-Dokumente als E-Mail-Anhang

Versionsgeschichte
Version 3.35.000	19.4.2017	MZ
erweitert (DB3640)
Version 3.31.103
erweitert (DB288)

Der Versand von PDF-Dokumenten als Anhang an eine E-Mail kann sowohl über die Menüfunktion Datei > Senden als auch in vielen Arbeitsblättern über die Funktion Übermitteln » Druckausgabe senden... erfolgen:

Abbildung 4.1. Druckausgabe senden

Die Einrichtung für den PDF-Versand wird im Themenbereich Handbuch Projektverwaltung - Vorgangsausdrucke als E-Mail versenden beschrieben.

Versandablauf:

Zunächst wird das PDF-Dokument durch das Gerät zur Ausgabe eines Drucks auf Datei (z.B. PDF-Writer) (d.h. eDocPrintPro) erstellt und im Ordner der Druckausgabedateien abgelegt (siehe Kapitel 2, Einrichtung des PDF-Drucks).

Sollte es bei diesem Schritt zu folgender Fehlermeldung kommen, prüfen Sie nochmals Ihre Einstellungen unter Kapitel 2, Einrichtung des PDF-Drucks:

"Das Archivieren des Druckjobs ... ist fehlgeschlagen, da die erforderliche Druckausgabedatei ... innerhalb der festgelegten Wartezeit von ... Sekunden nicht gefunden werden konnte ..."

Anschließend wird eine E-Mail (z.B. MS Outlook) erstellt und das PDF-Dokument angehängt.

Abbildung 4.2. Druckdialog "Senden"

Im Druckdialog für den Versand steht zusätzlich zu den bekannten Druckeinstellungen auch der E-Mail Empfänger zur Verfügung. Wählen Sie hier die gewünschte E-Mail-Adresse aus der Vorgangsadresse aus.
- Es können im Übrigen auch PDF-Druckausgaben versandt werden, die lediglich "Pro forma" gedruckt werden. Dazu wählen Sie den entsprechenden Druckmodus aus.
- Wenn Sie Rechnungsvorgänge oder Gutschriften für einen Kunden versenden möchten, können diese wahlweise auch im ZUGFeRD-Format versendet werden. Dazu müssen folgende Einrichtungen erfolgt sein:
  1. Für das Drucklayout der jeweiligen Vorgangsart (Rechnung oder Gutschrift) muss der Schalter Digitalbeleg mit Ja eingestellt sein (siehe Handbuch Projektverwaltung - Einstellen der Vorgangsarten).
  2. Für die Kundenadresse (bzw. Rechnungsadresse) muss im Feld Rechnungsform das gewünschte ZUGFeRD-Format eingestellt werden (siehe Handbuch Projektverwaltung - Einstellen der Vorgangsarten).
  3. Der Vorgang muss vor dem Senden bereits verbucht sein bzw. muss im Rahmen des Versendens verbucht werden. Für einen Proforma-Druck ist der Versand nicht möglich.
- Beim Versenden von PDF-Dokumenten werden unterschiedliche Druckereinrichtungen für das Deckblatt, Seite 1 und die Folgeseiten berücksichtigt.
Die PDF-Druckausgabe wird als Anhang an eine E-Mail mit der gewählten Adresse und dem Projektnamen als Betreff angehängt:

Abbildung 4.3. E-Mail-Versand

Der Dateianhang führt ebenfalls den Projektnamen sowie Vorgangsinformationen im Namen und wird bei Bedarf bzgl. der Länge (max. 30 Zeichen) gekürzt. Passen Sie, falls erforderlich, die Adressfelder, den Betreff, die Dateianhänge sowie Textinhalt und Signatur der E-Mail nach Wunsch an und senden Sie diese anschließend ab.