Das Modul Urlaubsplaner ist Teil der Agenda und ermöglicht Ihnen neben einer übersichtlichen Jahresplanung die Verwaltung der Urlaubs- und Krankheitstage von Mitarbeitern.

Sie können im Urlaubsplaner ganze und halbe Tage für Ihre Mitarbeiter eingeben. Die Abwesenheitstage werden automatisch auch im Kalender des Mitarbeiters eingetragen.

Zur Vorbereitung der Urlaubsplanung für einen Mitarbeiter erfassen Sie als Erstes den Jahresurlaub in den Mitarbeiterstammdaten sowie die Wochenarbeitszeit bzw. ein Arbeitszeitmodell (siehe Arbeitszeitmodelle). Dazu wählen Sie im Arbeitsblatt des Urlaubsplaners einfach den gewünschten Mitarbeiter aus und erreichen dann über die Funktion Mitarbeiter bearbeiten F4 die Mitarbeiterstammdaten und öffnen dort die Abschnitt 5.4.5.2.2, „Registerkarte "Einstellungen" (Mitarbeiter)“.

Stellen Sie anschließend im Bereich Mitarbeiter den gewünschten Mitarbeiter sowie das aktuelle Jahr im Bereich Urlaubsplaner ein.^[12] Kranktage, Urlaubsanspruch, Resturlaub Vorjahr, Gesamturlaub, Urlaub verbraucht und Akt. Resturlaub werden dann im Bereich Urlaubskonto gezeigt:

Abbildung 12.13. Urlaubsplaner für Mitarbeiter 'anselm'

Zur Urlaubsplanung oder Eingabe von Krankmeldungen klicken Sie mit der Maus auf den ersten Abwesenheitstag im Kalender und wählen anschließend im Bereich Buchen die Funktion Anfangsdatum Alt+1. Wählen Sie dann den letzten Abwesenheitstag im Kalender und klicken Sie auf die Funktion Enddatum Alt+2. Der markierte Kalenderbereich wird bis zur Speicherung in blauer Farbe dargestellt.

Ein markiertes Anfangsdatum oder Enddatum wird in die untere Tabelle Urlaub/Krankmeldung buchen übernommen. Wählen Sie nun den Typ aus (z.B. Urlaub oder Krankmeldung als ganzer oder halber Tag vormittags/nachmittags) und klicken auf Speichern F7.

Das Ergebnis der Planung wird im Bereich Urlaubskonto gezeigt. Die geplanten Urlaubstage werden unter Urlaub verbraucht summiert. Krankheitstage werden im Feld Kranktage aufgeführt.

Mit der Funktion Neu können Sie eine begonnene Urlaubsplanung oder Krankmeldung verwerfen und die Eingabemaske für eine neue Eingabe zurücksetzen.

Eine Aufschlüsselung der Farbcodes für eingetragene Abwesenheitszeiten (Urlaub, Kranktag, Belegt, Feiertag, Betriebsferien) finden Sie in der Navigationsleiste im Bereich Legende.

Urlaubs- und Krankheitstage werden grundsätzlich als Tages- bzw. Halbtagstermin gespeichert und im MOS'aik-Kalender für den entsprechenden Mitarbeiter eingetragen. Eine mit Anfangsdatum und Enddatum eingegebene, mehrtägige Abwesenheit erzeugt dementsprechend für jeden Abwesenheitstag einen Eintrag im Kalender. Umgekehrt werden auch im Kalender eingetragene Termine vom Typ Urlaub und Krankmeldung im Urlaubsplaner entsprechend angezeigt (siehe dazu auch Abschnitt Abschnitt 12.1.2, „Notizen und Termine“).

Sonstige im Kalender eingetragene Termine sowie bereits eingeplante Arbeitszettel werden im Urlaubsplaner als Belegt dargestellt, solange diese im Feld Anzeigen als nicht auf Ausgeblendet eingestellt sind. Dabei werden auch mehrtägige Termine berücksichtigt.

Terminkonflikte

Beim Speichern der Abwesenheitszeiten erfolgt im Urlaubsplaner eine Prüfung auf Terminkonflikte. So können sich Krankheits- und Urlaubstage bzw. andere Termine nicht versehentlich überlagern und bei der Buchung unbemerkt bleiben. Konflikte werden erkannt, falls sich die Anfangs- und Endzeiten der Termine überschneiden bzw. ganztägige Termine (ohne Zeitangaben) auf denselben Tag fallen. Termine mit dem Kalenderstatus Frei oder Ausgeblendet sind grundsätzlich nicht konfliktrelevant. Die Konfliktmeldung erfolgt über einen Dialog beim Speichern:

Abbildung 12.14. Terminkonflikt

In einem solchen Fall wechseln Sie auf das Arbeitsblatt Kalender und planen den Konflikttermin um, bevor Sie die Buchung fortsetzen.

• In den Arbeitsblättern Kalender sowie Notizen & Termine erfolgt keine Konfliktprüfung. Für sich daraus ergebende Terminkonflikte wird im Urlaubsplaner ein Ausrufezeichen am Tag des Konflikts angezeigt. Dazu kann es beispielsweise unter folgenden Umständen kommen:

  • An einem Urlaubstag wurde außerdem ein halber Tag Krankheit gebucht.

    Arbeitsunfähigkeit wird typischerweise für ganze Tage bescheinigt. Damit sollte eigentlich an einem vollen Arbeitstag auch ein voller Krankheitstag gebucht und geplanter Urlaub ggf. gelöscht werden und damit dem Urlaubskonto wieder gutgeschrieben werden.

  • Ein Urlaubstag fällt mit einem bereits gebuchten Termin für den Mitarbeiter zusammen.

    Planen Sie den Urlaub bzw. den Konflikttermin um, sagen Sie diesen ab oder ordnen Sie einen anderen Mitarbeiter zu.

Einen im Urlaubsplaner eingetragenen Termin können Sie im Bereich Termin mit der Funktion Bearbeiten Strg+F5 zur Bearbeitung öffnen sowie mit Löschen... F6 wieder entfernen. Auch eingetragene Krankheits- und Urlaubstage können damit wieder entfernt werden.

Wenn ein zu löschender Termin an weitere Urlaubstage oder Krankmeldungen angrenzt, erfolgt eine Rückfrage über die Löschung des gesamten zusammenhängenden Terminbereichs:

Abbildung 12.15. Rückfrage zur Löschung eines Terminbereichs

Antworten Sie hier mit Ja, um alle Urlaubstage oder Krankmeldungen im angegebenen Bereich zu löschen.

Antworten Sie mit Nein, um nur den aktuell markierten Termin zu löschen.

Drücken Sie auf Abbrechen oder verwenden Sie die Taste ESC, um keine Löschung durchzuführen.

Bitte beachten Sie, dass das Löschen von Terminen nicht rückgängig gemacht werden kann!

Zum Abschließen eines Urlaubsjahrs klicken Sie auf

. Damit wird im Bereich Urlaubskonto das nächste Jahr mit dem aus dem abgeschlossenen Jahr übernommenen Resturlaub angezeigt. Zusätzlich wird das Urlaubsjahr im Bereich Urlaubsplaner auf das aktuelle Urlaubsjahr aus dem Feld Akt. Urlaubsjahr eingestellt. Damit können Sie die Urlaubsplanung direkt im neuen Jahr fortsetzen.

Zur Korrektur der Resturlaubstage rufen Sie ebenfalls mit F4 die Mitarbeiterstammdaten auf. Dort können Sie auf der Registerkarte Einstellungen im Feld Urlaubstage, Rest die verbleibenden Resturlaubstage anpassen. Wechseln Sie anschließend wieder in den Urlaubsplaner und aktualisieren Sie die Ansicht mit .