Um ein neues SEPA-Lastschriftmandat erstellen zu können, muss in den Mandantenstammdaten dazu bereits eine Gläubiger-Identifikationsnummer (Gläubiger-ID) hinterlegt sein. Sollten Sie diese Grundeinstellungen noch nicht vorgenommen haben, arbeiten Sie zunächst die Anweisungen in Abschnitt Abschnitt 2.1, „Einstellungen in den Mandantenstammdaten“ durch.

Zunächst generieren Sie ein neues Mandat und senden dieses an Ihren Kunden zur Unterschrift.

Öffnen Sie dazu in der MOS'aik-Finanzverwaltung die Tabelle Stammdaten | Konten | Personenkonten und wählen Sie Ihren Kunden aus. Prüfen Sie im Arbeitsblatt Personenkonto die Vollständigkeit und Korrektheit der Bankverbindung (BIC, IBAN, Bankname und Bankkontoinhaber) im Bereich Kontaktinformationen.

Zur Erstellung von Mandaten steht Ihnen hier die Funktion Neues Lastschriftmandat ... zur Verfügung:

Der Typ des Mandats wird standardmäßig mit dem Zahlungsmittel des Personenkontos vorbelegt und kann über die Nachschlagen ...-Funktion F5 geändert werden.

Wählen Sie dann mit dem Häkchen am Feld Wiederkehrend, ob es sich um ein einmaliges oder wiederkehrendes Mandat handelt. Standardmäßig werden neue Mandate als Wiederkehrend gekennzeichnet. MOS'aik vollzieht jede Veränderung Ihrer Mandate sowie jede Verwendung nach und prüft anhand dieser Einstellung vor dem Einsatz eines Mandats, ob dieses nochmals verwendet werden darf.

Die Gültigkeitsdauer des Mandats tragen Sie in die Felder Gültig von und Gültig bis (beim Anklicken bzw. Nachschlagen ... erfolgt die jeweilige Datumsauswahl aus einem Kalender). Das Feld Gültig bis muss dabei nur für Mandate mit begrenzter Gültigkeit ausgefüllt werden.

Ihre Vertragskennung sowie eine Bemerkung zum Mandat können Sie in den dafür vorgesehenen Feldern ablegen.

Falls Sie das Mandat über die Mandatsverwaltung mit der Funktion Neu ... und nicht über ein Personenkonto mit Neues Lastschriftmandat ... erstellt haben (oder um den Kunden zu ändern) verwenden Sie die Funktion Debitor nachschlagen .... Die erforderlichen Mandats-Informationen im Bereich Zahlungspflichtiger (Debitor) werden damit vervollständigt bzw. ergänzt.

Falls Ihr Betrieb über mehrere Hausbank-Konten verfügt, prüfen Sie, ob das korrekte Konto im Bereich Zahlungsempfänger (Kreditor) eingetragen ist und ändern Sie dieses bei Bedarf mit der Funktion Hausbank nachschlagen .... Standardmäßig ist dieses Feld mit der in den Mandantenstammdaten festgelegten Hausbank (siehe auch Abschnitt 2.1, „Einstellungen in den Mandantenstammdaten“) vorbelegt.

Bei direkter Eingabe von IBAN bzw. BIC wird das jeweils andere Feld automatisch aus der Bankentabelle bestimmt.

Ungültige Werte im Feld IBAN werden in roter Schriftfarbe dargestellt. Prüfen und korrigieren Sie in diesem Fall die Informationen des zugeordneten Personenkontos.

Felder wie z.B. das Anforderungsdatum, das Datum erste Benutzung und das Datum letzte Benutzung sind (hellgrau hinterlegt) rein informativ und werden automatisch im späteren Verlauf der Mandatsverwendung ausgefüllt.

Speichern Sie jetzt das neue Mandat ( F7 ). Damit wird eine Mandatsreferenz (Mandats-ID) erzeugt, das Mandat Erstanlagedatum wird ausgefüllt und in der Liste Gespeicherte Versionen wird die erste Version des Mandats aufgeführt. In diesem Bereich können Sie zukünftig sämtliche Änderungen an dem Mandat nachvollziehen.

Rufen Sie jetzt die Funktion Drucken ... auf, um das Mandat auf dem eingerichteten Standarddrucker auszudrucken oder verwenden Sie Senden », um dieses beispielsweise per E-Mail an Ihren Kunden zu senden (siehe auch den Themenbereich Europäischer Zahlungsverkehrsraum (SEPA)). Der Status wechselt damit auf Angefordert. Weitere Zustände eines Mandates können für dieses Feld bei Bedarf mit F5 nachgeschlagen werden und damit z.B. die Zustände Abgelehnt, Ruhend, Gesperrt, Widerrufen, Abgelaufen, Veraltet oder Gelöscht dargestellt werden.

Schicken Sie jetzt das gedruckte Mandat zur Unterschrift an Ihren Kunden und fahren Sie mit den nachfolgenden Schritten fort, sobald Ihnen das unterschriebene Mandat vorliegt!

Nach Erhalt des unterschriebenen Mandats von Ihrem Kunden sollten Sie dieses mit der Funktion Scannen & archivieren ... einscannen. Dadurch stellen Sie sicher, dass das Dokument jederzeit als Gültigkeitsnachweis für das Mandat zur Verfügung steht und z.B. auf Anfrage der Bank herausgegeben werden kann.

Füllen Sie jetzt noch den Ort und das Datum der Unterschrift (Unterschrift Ort, Unterschrift Datum) aus.

Anschließend setzen Sie den Status des Mandats einfach auf Aktiv und Speichern Ihre Eingaben mit F7 ab. Das Mandat ist damit einsatzbereit.