Alle Vorgänge

Hier werden alle Vorgänge der Projektakte absteigend nach Erstanlagedatum aufgeführt.

Vorgänge (nach Vorgangsart)

Dieser Ordner enthält alle im Projekt verwendeten Vorgangsarten. Die Vorgänge selbst werden absteigend nach Erstanlagedatum aufgelistet.

Vorgänge (nach Auftrag)

Abgeschlossene Aufträge werden in grauer Schrift dargestellt und es wird die Folgenummer des Auftrags angezeigt (z.B. "1. Auftrag").

Vorgänge (nach Adresse)

Dieser Ordner ist nach den Kurznamen der Adressen sortiert und zeigt neben dem Kurznamen auch die Kurzanschrift sowie den Adresstyp. Vorgänge werden in diesem Ordner pro Adresse nach Vorgangsart strukturiert abgelegt.

Notizen und Termine

Hier werden sämtliche zum Projekt erfassten Notizen und Termine aufgeführt. Zusätzlich werden in einer Vorgangsansicht erfasste Notizen (mit der Funktion Neue Notiz anlegen...) werden direkt unterhalb des Vorgangs gezeigt.

Verknüpfungen

In diesem Bereich erhalten Sie einen schnellen Zugriff auf sämtliche im Projekt verwendeten Artikel, Maschinen und Sets.

Außerdem können Sie im Unterordner Zu anderen Dokumenten über die Funktion Neue Verknüpfung... des Kontextmenüs (Rechtsklick) einen Link bzw. eine Verknüpfung auf andere Dateien auf Ihrem Computer oder im Netzwerk anlegen. Damit wird jedoch keine Kopie der Zieldatei im Dateiablageordner und diese damit nicht von den Sicherungen des Dateiablageordners erfasst. Deshalb wird grundsätzlich empfohlen, Dateien zunächst in den Dateiablageordner zu kopieren (siehe Abschnitt 11.1.1, „Funktionen des Dateiablageordners“). Eine sinnvolle Verwendung von Verknüpfungen ist jedoch der Verweis auf eine bereits im Dateiablageordner befindliche Datei.

Rechnungsausgänge

Alle Ausgangsrechnungen, mit offenen Posten und zugehörigen Zahlungen des Projekts.

Es werden die Offenen Posten des Nebenbuchs angezeigt. Protokoll-, Stapel- oder sonstige Buchungen werden nicht aufgeführt.

Rechnungseingänge

Alle Eingangsrechnungen, mit offenen Posten und zugehörigen Zahlungen des Projekts.

Es werden die Offenen Posten des Nebenbuchs angezeigt. Protokoll-, Stapel- oder sonstige Buchungen werden nicht aufgeführt.

Nachkalkulation

Hier finden Sie alle Material-, Maschinen- und Stundenkostenbuchungen.

Bei den Sonstigen Kostenbuchungen werden alle übrigen Projektkosten (d.h. Kosten ohne Material- oder Mitarbeiterbezug) zusammengefasst und separat ausgewiesen.

Historie

Die Projekthistorie liefert Ihnen bis ins Detail, von wem was im Projekt wann gemacht wurde, wann und in welcher Höhe das Angebot erstellt wurde bzw. die Auftragsbestätigung und die Zwischen- und Schlussrechnung gedruckt wurden. Kurz, jedes Detail wird festgehalten. Die Projekthistorie wird absteigend nach Erstanlagedatum aufgelistet. U. a. werden auch Änderungen am Status eines Projekts oder Vorgangs sowie das Erstellen von Vorgängen protokolliert.

Dateiablageordner

Aus dem Dateiablageordner heraus können einzelne Dateien versendet werden. Wählen Sie dazu einen Vorgang im Dateiablageordner und dann mit der rechten Maustaste Datei Versenden. Der folgende Auswahldialog enthält die E-Mail-Empfänger der im Vorgang verwendeten Adresse, und zwar die E-Mail-Adresse der Adresse selbst und die E-Mail-Adressen der Ansprechpartner.

In der Projektakte können Sie für das aktuelle Projekt einen Dateiablageordner anlegen.... Der Projektordner wird im Dateiablageordner der Adresse und dort im Unterordner Projekte angelegt. Über Ordnervorlagen können Sie die zu erzeugende Verzeichnisstruktur des Dateiablageordners festlegen. Lesen Sie dazu auch die Beschreibung der Systemrichtlinie "Projektarchivordner automatisch anlegen" sowie weitere Informationen zum Dateiablageordner in Kapitel 11, MOS'aik-Dateiablageordner.

Über die Funktionen unter dem Punkt Dateiablage >> können beispielsweise Eingangsrechnungen und Eingangsgutschriften von einem Scanner oder einer Kamera eingescannt oder als Datei importiert und im Projektordner abgelegt werden; zusätzlich werden die Eingangsrechnungen bzw. Eingangsgutschriften als Vorgang im Projekt angelegt. Details dazu erfahren Sie im Themenbereich Scannergesteuerte Datenerfassung - Dokumente Scannen.

Mit Öffnen... F5 wählen Sie ein Projekt aus.

Mit Schließen entfernen Sie das aktuelle Projekt aus der Anzeige.

Mit der Funktion Ansicht » Neueste Vorgänge zuoberst anzeigen kann die Sortierreihenfolge der Vorgänge aufsteigend oder absteigend (Standard) nach Erstanlagedatum festgelegt werden.

Mit der Funktion Neuer Vorgang... oder durch Rechtsklick auf die Zeile mit der Projektakte können Sie einen Vorgang passend zum aktuellen Projekt mit Voreinstellung der Adresse anlegen. Siehe dazu auch den Punkt Abschnitt 6.5.1, „Neue Vorgänge anlegen“.

In abgeschlossenen Projekten und Ordnern können keine neuen Vorgänge mehr erzeugt werden! Der Versuch einen Vorgang in einem abgeschlossenen Projekt bzw. Ordner abzulegen wird mit der Meldung "Das Feld 'Projektname' muss ohne Inhalt sein oder den Namen eines noch offenen Projekts bzw. Ordners oder einen neuen Namen enthalten." abgelehnt.

Mit Vorgang öffnen... Strg+F5 öffnen Sie einen ausgewählten Vorgang der Projektakte zur Ansicht oder Bearbeitung.

Erläuterungen zur Funktion Vorgang löschen... finden Sie unter Abschnitt 6.5.6, „Löschen von Vorgängen“.

Mit Vorgang drucken... öffnen Sie den ausgewählten Vorgang der Projektakte und rufen direkt den Druckdialog auf (siehe Abschnitt 6.11.2, „Druckdialog“).

Mit der Funktion Vorgang kopieren » können Sie einen ausgewählten Vorgang der Projektakte direkt in einen weitergehenden Vorgang kopieren.

Die Auswahl Weitere... bietet die Möglichkeit den Vorgang direkt in eine ausgewählte passende Vorgangsart zu kopieren.