6.2. Unternehmensbereiche
| Versionsgeschichte | ||
|---|---|---|
| Version 4.41.000 | 5.3.2020 | MZ |
| erweitert (TFS-6319,TFS-13114) | ||
| Version 4.40.000 | 17.12.2018 | MZ |
| Erweitert (TFS-5638) | ||
| Version 3.36.000 | 22.3.2018 | MZ |
| Erweitert (TFS-5611,TFS-5667) | ||
| 15.11.2017 | MZ | |
| Erweitert (4164, 4109, 4617, 4163) | ||
| 20.6.2017 | MZ | |
| Neu | ||
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Lizenz: Systemmodul Unternehmensbereiche Berechtigung: MANAGER |
Über Unternehmensbereiche unterteilen Sie Ihren Betrieb z.B. nach Standort oder Funktion. Sie können den Unternehmensbereichen (UB) Mitarbeiter zuordnen und bei der Erstellung von Projekten und Geschäftsvorfällen diese einem Unternehmensbereich zuweisen.
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Die Grundeinstellungen zur Verwendung der Unternehmensbereiche erreichen Sie über das Symbol .
Eine Änderung dieser Einstellungen ist nur noch eingeschränkt möglich, sobald Sie erste Projekte oder Buchungen im System abgelegt haben!
Falls Unternehmensbereiche eingesetzt werden, kann in der Navigationsleiste über das Symbol die Anzeige von Datensätzen für die verfügbaren Unternehmensbereiche gefiltert werden.
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Ausgewählte Unternehmensbereiche werden mit der zugeordneten Farbe und Abkürzung (s.u.) hervorgehoben.
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Im Rahmen der Einstellung "... Unternehmensbereiche wahlweise nutzen" (siehe unten) können alle Unternehmensbereiche ausgewählt werden, andernfalls werden nur Unternehmensbereiche angezeigt, denen der angemeldete Benutzer angehört. Die Auswahl "Alle" steht für alle Unternehmensbereiche, denen der Benutzer zugeordnet ist.
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Für den Einsatz ist die Lizenz "Systemmodul Unternehmensbereiche" erforderlich (siehe Lizenzen).
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Falls keine Lizenz verfügbar ist, wird für Projekte kein UB (d.h. UB=leer) und für Sachkonten die Voreinstellung im Feld Unternehmensangabe mit "Ohne Unternehmensbereich" verwendet. Beim Buchen wird das Feld mit der Unternehmensangabe grundsätzlich ignoriert.
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Benutzer können prinzipiell nur solche Projekte verwenden, die Unternehmensbereichen zugeordnet sind, denen der Benutzer angehört. Im Rahmen der Standardeinstellung "... Unternehmensbereiche wahlweise nutzen" (siehe unten) können Anwender jedoch die Daten aller Unternehmensbereiche verwenden.
Projekte, die keinem Unternehmensbereich zugeordnet sind, können nur von Mandantenmanagern (s.u.) bzw. von allen Benutzern bei optionaler Verwendung der Unternehmensbereiche verwendet werden.
Die Rolle Client Manager ("Mandantenmanager") kann verwendet werden, um besonderen Benutzern Zugriff auf alle Unternehmensbereiche zu gewähren (siehe Abschnitt 25.2, „Rollen“).
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Sortierung
Die Anzeige der Liste erfolgt in aufsteigender alphabetischer Reihenfolge.
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Informationen
Zu jedem Unternehmensbereich werden der Bereichsname, die Adresse sowie die Liste der zugeordneten Mitarbeiter angezeigt (siehe unten).
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Farbe des Unternehmensbereichs ändern
Über das Symbol können den Unternehmensbereichen individuelle Farben zugeordnet werden. Auf diese Weise kann ein in der Navigationsleiste ausgewählter Unternehmensbereichsfilter deutlich hervorgehoben werden.
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Unternehmensbereich bearbeiten
Über das Symbol können die Einstellungen der Unternehmensbereiche bearbeitet werden.
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Folgende Felder stehen zur Bearbeitung zur Verfügung:
Speichern unter
Eindeutiger Kurzname des Unternehmensbereichs
Name
Anrede, Name und Namenszusatz des Unternehmensbereichs
Anschrift
Land, Straße, PLZ und Ort des Unternehmensbereichs
Postfach
Postfachnummer, PLZ und Ort des Postfachs
Brieffenster Absenderadresse
Über das Feld Absenderadresse kann eine für den Unternehmensbereich angepasste Adresse eingestellt werden, die beim Vorgangsdruck ausgegeben wird.
Abkürzung
Angezeigte Abkürzung des Unternehmensbereichs.
Im Feld Abkürzung kann jedem Unternehmensbereich eine aus bis zu zwei Zeichen bestehende Namensabkürzung zugeordnet werden. Diese wird bei Auswahl eines Unternehmensbereichsfilters in der Navigationsleiste angezeigt:
Geschäftliche Telefon-/Faxnummer
Geschäftliche E-Mail Adresse
Internetadresse
Internetadresse des Unternehmensbereichs
UStID
Hausbank
Auswahlfeld für die Bank des Unternehmensbereichs (siehe auch Abschnitt 14.1, „Hausbanken“)
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Um Unternehmensbereichsmitglieder den entsprechenden Unternehmensbereichen zuzuordnen, rufen Sie den Link auf, um zur Auswahlliste der Unternehmensbereichsmitglieder zu gelangen. Deaktivieren Sie bei Bedarf die Schaltfläche Mitglieder anzeigen, um alle Mitarbeiter anzuzeigen, neue zuzuordnen oder vorhandene zu entfernen:
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Mitarbeiter können keinem, einem oder mehreren Unternehmensbereichen zugeordnet werden.
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Bereits zugeordnete Unternehmensbereiche werden zu jedem aufgeführten Mitarbeiter angezeigt.
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Unternehmensbereich löschen
Sie können Unternehmensbereiche auf zwei Wegen entfernen:
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Bearbeiten Sie einen Unternehmensbereich über , rufen Sie die Funktion Löschen auf und bestätigen Sie den Vorgang mit der Funktion Jetzt löschen. Das Löschen kann über die Funktion Wiederherstellen wieder rückgängig gemacht werden.
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Um mehrere Unternehmensbereiche schnell zu löschen, rufen Sie aus der Liste die Funktion Bearbeiten auf. Dann wählen Sie das Symbol vor denjenigen Unternehmensbereichen aus, die gelöscht werden sollen. Das Löschen kann über das Symbol bei Bedarf rückgängig gemacht werden. Beenden Sie den Dialog anschließend mit Fertig.
Gelöscht Unternehmensbereiche werden standardmäßig nicht angezeigt. Durch Aktivieren der Schaltfläche Alle anzeigen erscheinen diese in grauer durchgestrichener Darstellung.
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Lokale Suche
Lokale Suche (siehe FAQ).
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Grundeinstellungen
Über über das Symbol legen Sie fest, wie Sie die Unternehmensbereiche in Ihrem Betrieb verwenden möchten:
Wählen Sie diese Einstellung, wenn Sie die Unternehmensbereiche nicht einsetzen möchten.
Die Einstellung steht nur zur Verfügung, solange noch keine Projekte oder Buchungen mit zugeordnetem Unternehmensbereich erzeugt wurden.
Für Neuinstallationen ist dies die Standardeinstellung.
Verwenden Sie diese Standardeinstellung, wenn Sie Unternehmensbereiche optional einsetzen möchten.
Damit ist es möglich Projekte und Buchungen einem Unternehmensbereich zuzuordnen. Die Auswahl ist jedoch nicht verpflichtend. Buchungen auf bestimmte Sachkonten können abhängig von den Sachkonteneinstellungen jedoch die Angabe eines Unternehmensbereichs erfordern.
Benutzer können Projekte und Buchungen aller Unternehmensbereiche verwenden und beliebige Unternehmensbereiche zuordnen!
Nach einem Update von Versionen vor 3.36.000 ist dies die Standardeinstellung.
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Mit dieser Einstellung müssen alle Projekte und Buchungen einem Unternehmensbereich zugeordnet werden.
Benutzer können nur Projekte und Buchungen der ihnen zugeordneten Unternehmensbereiche verwenden und zuordnen.
Diese Auswahl steht nur zur Verfügung, solange noch keine Projekte oder Buchungen ohne Zuordnung eines Unternehmensbereichs erzeugt wurden.
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Wenn es sich bei Ihrem Unternehmensbereichen um wirtschaftlich unabhängige Betriebsteile mit einer eigenen Steuernummer (UStID) handelt, kann diese Struktur hiermit abgebildet werden. Die Angabe eines Unternehmensbereichs zu allen Projekten und Buchungen ist erforderlich. Benutzer können nur Projekte und Buchungen der ihnen zugeordneten Unternehmensbereiche verwenden und zuordnen.
Diese Auswahl steht aktuell nur bei lizenzierter Entwicklungsumgebung zur Verfügung.
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Unternehmensbereiche filtern
Um ausgeblendete oder gelöschte Unternehmensbereiche (siehe unten) ein- bzw. auszublenden, verwenden Sie die Schaltfläche Alle anzeigen.
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Neuer Unternehmensbereich
Über die Funktion Neu bzw. das Tastenkürzel F8 können neue Unternehmensbereiche angelegt werden:
Suchbegriff *
Eindeutiger Kurzname des Unternehmensbereichs
Bezeichnung
Anrede, Name und Namenszusatz des Unternehmensbereichs
Hausanschrift
Land, Straße, PLZ und Ort des Unternehmensbereichs
Abkürzung
Angezeigte Abkürzung des Unternehmensbereichs.
Abbildung 6.5. Unternehmensbereich erstellen/bearbeiten
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Aus Unternehmensbereichsliste löschen
Um mehrere Unternehmensbereiche schnell zu löschen, rufen Sie aus der Liste die Funktion Bearbeiten auf. Dann wählen Sie das Symbol vor denjenigen Unternehmensbereichen aus, die gelöscht werden sollen. Das Löschen kann über das Symbol bei Bedarf rückgängig gemacht werden. Beenden Sie den Dialog anschließend mit Fertig.
Gelöscht Unternehmensbereiche werden standardmäßig nicht angezeigt. Durch Aktivieren der Schaltfläche Alle anzeigen erscheinen diese in grauer durchgestrichener Darstellung.
Um über den Unternehmensbereich hinaus eine weitere Unterteilung vornehmen zu können, empfiehlt sich die Verwendung von Kostenstellen (siehe Abschnitt 18.2, „Kostenstellen“). Auf diese Weise können Projekten und Buchungen beispielsweise auch noch Gewerke oder Aktivitäten zugeordnet werden.