3.1. Erstellen von Wartungsverträgen
| Versionsgeschichte | ||
|---|---|---|
| Version 3.34.000 | 5.2.2016 | MZ |
| erweitert (DB3407) | ||
| Version 3.32.002 | 11.7.2013 | MZ |
| erweitert (DB2713) | ||
| Version 3.31.107 | ||
| erweitert | ||
| Version 3.31.100 | WW | |
| erweitert | ||
Die detaillierte Vereinbarung der durchzuführenden und zu berechnenden Wartungsarbeiten erfolgt im Wartungsvertrag. Dazu muss, wie im folgenden Beispiel, ein Serviceordner mit einem Wartungsvertrag angelegt werden.
Öffnen Sie zunächst über das Arbeitsblatt Service | Anlagen | Alle Anlage das Arbeitsblatt der gewünschten Anlage:
Klicken Sie auf Neuer Vorgang ... und wählen Sie die
Vorlage
Wartungsvertrag:
-
Der Projekttyp Ordner für Service & Wartung ist standardmäßig vorgegeben.
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Falls noch kein Serviceordner existiert, wird dieser automatisch angelegt.
Beim Erstellen eines neuen Vorgangs bzw. Serviceordners über die Funktion Neuer
Vorgang ... wird der Standard-Dialog zur Erstellung von Vorgängen
geöffnet. Darüber steht u.a. auch die Auswahl eines
Unternehmensbereichs zur Verfügung. Die Daten der
aktuellen Anlage sind im Dialogfeld voreingestellt.
Das Arbeitsblatt Wartungsvertrag wird geöffnet:
Im rechten, oberen Bereich (siehe Markierung) werden die Daten zur Rechnungsschreibung erfasst (siehe dazu auch Kapitel 5, Erstellung der Wartungsrechnungen).
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Der Wartungsvertrag erhält automatisch eine Auftragsnummer im Feld V-Nr. intern.
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In das Feld
Ablaufdatumkönnen Sie das Ende des Wartungsvertrags eintragen. Ab diesem Termin werden dann keine weiteren Wartungsrechnungen mehr erstellt. -
Wählen Sie das
Rechnungsintervallfür den Druck der Wartungsrechnungen, z.B. 1 Jahr. Durch das Intervall wird nach dem Rechnungsdruck der Termin für die nächste Wartungsrechnung automatisch eingestellt. -
Erfassen Sie den
Rechnungsterminfür die erste Rechnungsschreibung. An diesem Termin wird die erste Wartungsrechnung geschrieben, wenn zusätzlich der Status auf Fakturierbar eingestellt ist.Nach dem Druck einer Wartungsrechnung wird der Termin zur Erstellung der nächsten Wartungsrechnung um das
Rechnungsintervallder Wartungsrechnungen erhöht (siehe Abschnitt 5.1, „Abrechnen von Wartungsverträgen“). -
Im Bereich Positionen erfassen Sie die vertraglich vereinbarten Wartungsarbeiten (z.B. die vom Vertrag abgedeckten Arbeitszeiten, Anfahrtkosten, Materialien, ...).
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Unter können Sie auf der Registerkarte Sonstiges dem Wartungsvertrag einen Unternehmensbereich zuordnen, z.B.:
Abbildung 3.3. Unternehmensbereich
Anschließend können Sie den Wartungsvertrag Drucken & Verbuchen.
Durch das Buchen/Drucken erhält der Wartungsvertrag eine Belegnummer (eine Eigene Auftragsnummer wurde bereits beim Erstellen des Wartungsvertrags vergeben). Beim späteren Erstellen von Arbeitszetteln und Wartungsrechnungen werden diese Daten automatisch aus dem Wartungsvertrag übernommen.
Wartungsverträge sind nach dem Verbuchen und auch nach dem Erzeugen von Wartungsrechnungen stornierbar.
Beim Verbuchen eines Wartungsvertrags wird sowohl im
Wartungsvertrag selber, als auch im Projekt das Kennzeichen für einen Auftrag/Kostenträger gesetzt. Damit ist sichergestellt,
dass auch Wartungsverträge in den Arbeitsblättern Auftragsübersicht und Projektstand und als Kostenträger beim Nachschlagen
... erscheinen.
Sie können einem Wartungsvertrag über die
Funktion Anlagendienste zuordnen ... im Bereich
Weitere Schritte direkt Wartungsdienste der
Anlage zuordnen und damit eine
gemeinsame Abrechnung von Wartungsvertrag und Diensten ermöglichen. Die Abrechnung
ist erst möglich, wenn die erforderlichen Wartungsleistungen erbracht wurden (siehe
dazu auch Abschnitt 2.3.7, „Registerkarte "Dienste"“, Abschnitt 5.1, „Abrechnen von Wartungsverträgen“ und Abschnitt 5.2, „Vorbereitungen zur Rechnungsschreibung“).
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Beim Erzeugen neuer Vorgänge in einem Service-Ordner wird die Folgenummer pro Vorgangsart fortlaufend innerhalb eines Auftrags/einer Auftragsnummer vergeben.