Kapitel 2. MOS'aik Ordner für Vorgänge
In MOS'aik stehen Ihnen unterschiedliche Ordner für die Ablage Ihrer dokumentierten Geschäftsvorfälle zur Verfügung. Grundsätzlich sortieren Sie auf diese Weise die Vorfälle und speichern diese im jeweiligen Ordner ab. Der Typ des Ordners bestimmt dabei wesentliche Grundeinstellungen für die darin abgelegten Vorgänge und ermöglicht die Unterscheidung von Umsatztypen (Projekt, Regie, Service).
Wenn Vorgänge durch Kopieren in weitere Vorgänge überführt werden, werden diese im selben Ordner wie der Quellvorgang abgelegt. Bei der unmittelbaren Erzeugung neuer Vorgänge, z.B. die Erstellung eines Arbeitszettels für die Behebung einer Störungsmeldung oder ein Angebot für ein neues Projekt, haben Sie grundsätzlich die Wahl, ob Sie diesen in einem Regie-, Projekt- oder Serviceordner ablegen möchten.
Nicht zu verwechseln sind die Ordner mit den sogenannten Akten in MOS'aik!
Bei Akten handelt es sich um eine umfassende Zusammenstellung von Informationen und Vorgänge zu einem Thema. Ein solches Thema kann beispielsweise die Adresse eines Kunden oder Lieferanten ( Kundenakte und Lieferantenakte, siehe Handbuch Projektverwaltung - Kundenakte und Lieferantenakte (Infodesk)) oder auch ein Projekt sein (Projektakte, siehe Handbuch Projektverwaltung - Projektakte). Eine Projektakte kann z.B. einen Projektordner erfassen oder auch einen Regie- oder Serviceordner.
Eine Sonderstellung bei den Ordnern hat der Dateiablageordner. Dieser wird nicht unmittelbar zu Gruppierung von Projekt- bzw. Vorgangsdatensätzen verwendet, sondern es handelt sich dabei um ein Verzeichnis auf dem Dateisystem (also z.B. der Festplatte Ihres Servers oder PC), in dem Sie zusätzliche Informationen, wie z.B. eingescannte Dokumente, Fotos, E-Mails und beliebige weitere Dateien zu ihren Projekten ablegen können. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie im Handbuch Projektverwaltung - MOS'aik Dateiablageordner.