4.2. Die ecoDMS-Projektakte

Die ecoDMS-Projektakte bietet einen Überblick über alle relevanten Projektinformationen und entspricht im oberen Bereich dem Standardarbeitsblatt (siehe Handbuch Projektverwaltung - Projektakte). Der Standard-Archivordner ist hier jedoch ausgeblendet und Sie erhalten stattdessen im unteren Bereich Zugang zum ecoDMS-Projektarchiv:

Der Bereich ist wie folgt aufgebaut:

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Such-/Klassifizierungsbaum

In diesem Bereich sehen Sie zunächst die Vorgangsadresse sowie den Projektnamen (bzw. die Projektnummer).

Diese Ebenen sind gesperrt und standardmäßig mit einem roten Kreuzchen versehen. Gesperrte Ebenen können nicht geschlossen oder geändert werden.

Die Elemente der Baumansicht zeigen Attribute (Symbol ) und Werte (Symbol ) und können als Filter direkt angewählt werden:

  • Auswahl Vorgangsadresse: Es werden alle Dokumente zu allen Vorgangsadressen angezeigt.

  • Auswahl <Adresse> (z.B. adler): Es werden alle Dokumente zur Adresse angezeigt.

  • Auswahl Projekt: Es werden alle Dokumente zu allen Projekten der Vorgangsadresse angezeigt.

  • Auswahl <Projekt> (z.B.: 2021.00001): Es werden alle Dokumente zu diesem Projekt der Vorgangsadresse angezeigt (Standardansicht).

  • Weitere Auswahlmöglichkeiten:

    • Auftragsnummer

      Hier werden die im Projekt verwendeten Auftragsnummern aufgeführt. Durch Auswahl kann direkt nach dem jeweiligen Auftrag gefiltert werden.

    • Bearbeitet von

      Hier werden die im Projekt verwendeten Anmeldenamen des verantwortlichen ecoDMS-Benutzers (siehe Abschnitt 3.2.6, „Benutzerverwaltung und Mitarbeiterkonfiguration“) aufgeführt. Durch Auswahl kann direkt nach dem jeweiligen Benutzer gefiltert werden.

    • Belegdatum

      Hier werden die im Projekt verwendeten Belegdaten aufgeführt. Durch Auswahl kann direkt nach dem jeweiligen Dokument gefiltert werden.

    • Belegnummer

      Hier werden die im Projekt verwendeten Belegnummern aufgeführt. Durch Auswahl kann direkt nach dem jeweiligen Dokument gefiltert werden.

    • Bemerkung

      Hier werden die im Projekt verwendeten Bemerkungen aufgeführt. Durch Auswahl kann direkt nach dem jeweiligen Dokument gefiltert werden.

    • Dokumentenart

      Hier werden die im Projekt verwendeten Dokumentenarten aufgeführt. Durch Auswahl kann direkt nach dem jeweiligen Dokument gefiltert werden.

    • Ordner

      Hier werden die im Projekt verwendeten Ordnerpfade zur Dokumentenarchivierung (siehe Archivordnerpfade) aufgeführt. Durch Auswahl kann direkt nach dem jeweiligen Dokument gefiltert werden.

      Mit einem Rechtsklick kann über das Kontextmenü Inkl. Dateien der Unterordner gewählt werden, ob auch in Unterordnern abgelegte Dokumente angezeigt werden sollen oder nicht.

    • Status

      Hier werden die im Projekt verwendeten Auftragsnummern aufgeführt. Durch Auswahl kann direkt nach dem jeweiligen Dokument gefiltert werden.

    • StatusEingangsrechnungImport

      Hier werden die im Projekt verwendeten Zustände aufgeführt. Durch Auswahl kann direkt nach dem jeweiligen Status gefiltert werden.

    • Stichwörter

      Hier werden die im Projekt verwendeten Stichwörter aufgeführt. Durch Auswahl kann direkt nach dem jeweiligen Dokument gefiltert werden.

    • UStId

      Hier werden die im Projekt verwendeten Umsatzsteuernummern aufgeführt. Durch Auswahl kann direkt nach dem jeweiligen Dokument gefiltert werden.

  • Eigene Filter

    Die Auswahl der Filter kann noch individuell erweitert werden, indem Sie per Drag & Drop ein Attribut (z.B. Belegnummer) auf einen angezeigten Wert (z.B. Rechnung) ziehen. Damit wird das Attribut als zusätzliche Einschränkung unter den gewählten Wert verschoben und es können damit beispielsweise alle Rechnungen mit einem bestimmten Belegdatum gefiltert werden.

    Sie können diese Anpassung wieder rückgängig machen, indem Sie das Attribut einfach wieder per Drag & Drop auf die ursprüngliche Ebene zurückziehen oder einen Doppelklick darauf ausführen.

    Prinzipiell sind auf diese Weise zahlreiche Anpassungen möglich. Beachten Sie jedoch, dass sich grundsätzlich Attribute und Werte im Suchbaum abwechseln müssen!

    Falls Sie versuchen ein Element auf ein ungültiges Ziel zu schieben, wird als Mauszeiger ein Fehlersymbol angezeigt.

  • Nur passende Attributwerte

    Standardmäßig werden nur Werte von Attributen angezeigt, für die auch mindestens ein Dokument gefunden wird. Mit einem Rechtsklick kann diese Voreinstellung über das Kontextmenü Nur passende Attributwerte abgewählt werden. Damit werden alle im Archiv verfügbaren Werte zu Attribute angezeigt.

    Diese Option muss mit besonderer Vorsicht eingesetzt werden, da aufwendige Abfragen über sehr große Datenbestände des ecoDMSdie Folge sein können!

    Beispielsweise können für die Attribute Ordner, Belegnummer, Belegdatum Ergebniszahlen in der Größenordnung der im Archiv abgelegten Dokumente zustande kommen.

    Die Änderung der Einstellung wirkt sich erst beim nächsten Öffnen eines Attributfilters aus. Um die Änderung für einen aktuell geöffneten Filter zu sehen, muss dieser zunächst eingeklappt und wieder geöffnet werden.

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Dokumentenliste

Dieser Bereich zeigt in einer Tabelle alle im ecoDMS archivierten Dokumente an, die auf die im "Such-/Klassifizierungsbaum" ausgewählten Filter passen. Durch Auswahl weiterer Filter kann diese Liste bei Bedarf weiter eingeschränkt werden.

  • Suchfeld 3

    In diesem Suchfeld geben Sie einen Suchtext ein, der in den Attributen des gesuchten Dokuments enthalten sein sollen. Auf diese Weise kann die Auswahl in der Dokumentenliste ebenfalls weiter eingeschränkt werden. Es werden nur Zeilen angezeigt, die den Suchtext enthalten.

  • Funktionen

    Für die in der Dokumentenliste aufgeführten Archivdokumente stehen folgende Funktionen zur Verfügung:

    Dokument anzeigen

    Mit einem Doppelklick auf den Zeilenmarker kann ein Dokument aus dem Archiv geladen und mit der damit verknüpften Standardanwendung angezeigt werden.

    Alternativ kann ein Dokument mit einem Rechtsklick auf die Tabelle über das Kontextmenü Dokument öffnen angezeigt werden.

    Anzeige sortieren Mit einem Rechtsklick auf eine Tabellenspalte können über das Kontextmenü die Funktionen Aufsteigend sortieren und Absteigend sortieren ausgewählt werden. Die angezeigten Dokumente werden damit nach der gewählten Spalte sortiert.
    Filter nach Auswahl Mit einem Rechtsklick auf eine Tabellenzelle und Auswahl der Kontextmenüfunktion Filter nach Auswahl werden nur Dokumente mit genau diesem Wert in der gewählten Spalte angezeigt.
    Filter unter Ausschluß der Auswahl Mit einem Rechtsklick auf eine Tabellenzelle und Auswahl der Kontextmenüfunktion Filter unter Ausschluß der Auswahl werden alle Dokumente mit genau diesem Wert in der gewählten Spalte ausgeblendet.
    Filter entfernen Mit einem Rechtsklick auf die Tabelle und Auswahl der Kontextmenüfunktion Filter entfernen werden alle zuvor gewählten Filter gelöscht und wieder alle Dokumente gemäß der Auswahl im "Such-/Klassifizierungsbaum" angezeigt (Ausgangszustand).
    Dokument klassifizieren Mit einem Rechtsklick auf eine Tabellenzeile kann über das Kontextmenü Dokument klassifizieren ein Dokument erneut klassifiziert werden.
    Spalteninformation in die Zwischenablage kopieren Mit einem Rechtsklick auf eine Tabellenzelle und Auswahl der Kontextmenüfunktion Kopieren kann die Spalteninformation in die Zwischenablage kopiert werden.

  • Spaltenlayout

    Die Spalten der Tabelle zeigen die verfügbaren Klassifizierungsattribute. Die Tabelle kann auf folgende Weisen angepasst werden:

    Spaltenbreite ändern

    Bewegen Sie den Mauszeiger über einen Spaltentrenner der Zeile mit den Spaltenüberschriften. Der Mauszeiger ändert sich in einen horizontalen Doppelpfeil. Führen Sie einen Linksklick aus und bewegen Sie die Maus bei gedrückter Maustaste etwas nach links oder rechts, je nachdem, ob die Spalte schmaler oder breiter werden soll und lassen Sie die Maustaste an der gewünschten Position los. Die Spaltenbreite wird entsprechend angepasst.

    Spaltenreihenfolge ändern

    Bewegen Sie den Mauszeiger über eine Spaltenüberschrift, führen Sie einen Linksklick aus und ziehen Sie die Maus bei gedrückter Maustaste in die gewünschte Richtung. Der Mauszeiger zeigt eine Spaltenumrandung. Lassen Sie die Maustaste an der gewünschten Spaltenposition los. Die Ausgangs- und Zielspalten werden nun ausgetauscht.

    Optimale Spaltenbreite

    Mit einem Rechtsklick kann die Funktion Optimale Spaltenbreite über das Kontextmenü ausgewählt werden. Damit werden alle Spalten optimal auf die Breite der Spalteninhalte angepasst.

Dokument klassifizieren

Mit einem Rechtsklick auf eine Tabellenzeile in der Dokumentenliste kann über das Kontextmenü Dokument klassifizieren ein Dokument erneut klassifiziert werden.

Dazu wird für das gewählte Dokument ein neues Arbeitsblatt Module | DMS | Klassifizierung geöffnet, welches sämtliche Klassifizierungsattribute mit den zugehörigen Werten für das Dokument aufführt.

  • Werte in weißen Feldern können bearbeitet, geändert bzw. ergänzt werden.

    Dabei kann für mit einem Sternchen * markierte Attribute der Wert mit der Funktion Nachschlagen F5 ausgewählt werden.

  • Werte in grauen Feldern sind schreibgeschützt.

Über die Funktion Neu laden F8 können ungespeicherte Änderungen im rückgängig gemacht werden.

Speichern Sie Änderungen mit der Funktion Speichern F7 ab.

Verschieben von Dokumenten innerhalb einer Akte

Aufgeführte Dokumente können einfach per Drag & Drop verschoben bzw. umklassifiziert werden, indem diese mit gedrückter linker Maustaste aus der Dokumentenliste auf ein Klassifizierungsattribut oder einen nicht gesperrten Wert im Such-/Klassifizierungsbaum gezogen und dort losgelassen werden.

Auf diese Weise erfolgt eine erneute Klassifizierung des Dokuments mit dem gewählten Attribut.

Bei entsprechender Benutzerkonfiguration (OpenClassify) erfolgt zusätzlich eine Rückfrage zur erneuten manuellen Klassifizierung.

Symbole anpassen

Die verwendeten Symbole des "Such-/Klassifizierungsbaums" können individuell angepasst werden.

Dazu öffnen Sie mit einem Rechtsklick auf den Bereich das Kontextmenü:

  • Wählen Sie Einstellungen >.

  • Mit Einstellungen zurücksetzen werden alle vorgenommenen Änderungen rückgängig gemacht.

  • Die weiteren Menüfunktionen ermöglichen es, über einen Auswahldialog, ein alternatives Symbol (Icon) für aktive bzw. gesperrte Attribut und Werte auszuwählen.

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