Handbuch MOSER 'allround'

MOSER Gesamtdokumentation - 25.13. Dateiablage

25.13. Dateiablage

Versionsgeschichte
Version 4.42.300	23.9.2022	MZ
neu (TFS-39195,TFS-38300)

Berechtigung: MANAGER, ADMINISTRATOR

Im Bereich Verwaltung > Dateiablage finden Sie die Einstellungen zur Speicherung von Belegen, Dokumenten und sonstigen Dateien aus MOSER 'allround'.

Die Dateiablage dient der Ablage und Bereitstellung von Dateien, die beispielsweise über die Projektakte, Kundenakte, Lieferantenakte oder Anlagenakte sowie auch im Rahmen der Kundeneinsätze verwendet werden. Außerdem werden importierte Eingangsrechnungen hier abgelegt.

Die Dateiablage steht lizenzfrei zur Verfügung. Um jedoch Belegdrucke speichern und archivieren zu können, benötigen Sie die Lizenz Systemmodul Belegarchivierung (siehe Lizenzen).

Abbildung 25.12. Dateiablage einrichten

Das Arbeitsblatt stellt folgende Möglichkeiten bereit:

Der Speicherort unterstützt folgende Einstellung:
- Dateisystem
  
  Die Dateiablage erfolgt in einem spezifizierten Dateisystemverzeichnis auf dem Server.
  - Die Angabe des Host ist optional. Wird keine Angabe gemacht, so erfolgt die Speicherung auf dem Moser Application Server.
  - Der Pfad legt ein lokales Serververzeichnis oder einen UNC-Netzwerkpfad mit Schreib- und Leseberechtigung für den Benutzer "Moser" fest. Für die Einrichtung verfahren Sie gemäß Abschnitt 28.12.1, „Zugriff auf Dateisysteme“.
    
    Wird der Pfad nicht festgelegt, erfolgt keine Speicherung. Geben Sie beispielsweise /Dateiablage ein, um auf das gleichnamige Freigabeverzeichnis auf dem Server zu speichern.

Im Feld Relativer Ordner für Checklisten legen Sie das Standardverzeichnis für Ihre Checklistenvorlagen fest.
- Es können auch Unterordner (mit \ abgetrennt, z.B. Meine Checklisten\Vorlagen) verwendet werden.
Falls der Ordner noch nicht in der Dateiablage existiert, wird dieser beim ersten Zugriff automatisch erstellt.
Im Feld Relativer Ordner für Adressen legen Sie das Standardverzeichnis für Ihre Kunden- und Lieferantenakten an. Standardmäßig werden diese mit dem Kurznamen der Adresse im Archivordner abgelegt ({Ref.Key}). Erläuterungen zum Aufbau des Ordnerpfades finden sie weiter unten.
Im Feld Relativer Ordner für Buchungen legen Sie die Verzeichnisstruktur für die Ablage von Buchungsbelegen, wie z.B. Eingangsrechnungen, im Archivordner fest. Standardmäßig werden diese mit dem Kurznamen der Adresse im Archivordner abgelegt ({Ref.Address?.Key}/{Ref.BookTemplate?.Group}/{Nz(Ref.ForeignVoucherNumber, Ref.VoucherNumber)}).
Im Feld Relativer Ordner für Projekte legen Sie das Standardverzeichnis für Ihre Projektakten an. Standardmäßig werden diese unter dem Kurznamen der Adresse in einem Verzeichnis mit dem Namen Projekte und der Projektnummer im Archivordner abgelegt ({Ref.Address?.Key}/Projekte/{Ref.Key}). Erläuterungen zum Aufbau des Ordnerpfades finden sie weiter unten.

Im Feld Relativer Ordner für Vorgänge legen Sie die Verzeichnisstruktur für die Ablage von Vorgangsbelegen fest. Die Standardvorgabe für den Pfad ist {Ref.Address?.Key}/Projekte/{Ref.Project.Key}/{Ref.Category?.Group}/{Ref.VoucherNumber}/Revision {Format(Ref.Revision, "000")}. Folgende Aspekte sind zu beachten:

Erläuterungen zum Aufbau des Ordnerpfades finden sie weiter unten.
Mit der Archivierung wird dem Dokument eine eindeutige Dokumentennummer (GUID) zugeordnet und referenziert auf das zugehörige Verzeichnis.
Wenn das Feld leer gelassen wird und ein Basisordner (s.o.) festgelegt wurde, werden die Belegdokumente für Vorgänge in einem Verzeichnis mit der eindeutigen Dokumentennummer (GUID) abgelegt.

Falls Sie MOSER 'allround' gemeinsam mit MOS'aik einsetzen und die Belegarchivierung bereits vor Version 3.35.003 eingesetzt haben, wird die folgende Einstellung empfohlen, um zu vermeiden, dass die Belegdrucke in grundsätzlich anderen Verzeichnissen abgelegt werden:

{Ref.Address?.Key}/{Ref.Category?.Group}/PDF/{Ref.VoucherNumber}/Revision {Format(Ref.Revision, "000")}

DATEV Belegtransfer

Die nach Belegnummer geordnete Ablage von Belegen sowie die eindeutige Speicherung der Belege in einem separaten Verzeichnis pro Revision ist insbesondere für den Einsatz der Schnittstelle zum DATEV Belegtransfer erforderlich. Siehe dazu Kapitel 16, Datev.

Speicherdienst nicht eingerichtet

Standardmäßig wird die Dateiablage im Ordner der MOS'aik Systemdatenbank eingerichtet. Bei fehlender Konfiguration für die Dateiablage kommt es jedoch zu Fehlern bei Zugriff und Speicherung von Dateien. In den verschiedenen Akten wird dann typischerweise die Meldung "Der Speicherdienst ist nicht eingerichtet." angezeigt.

Richten Sie in diesem Fall die Dateiablage manuell über dieses Arbeitsblatt ein.

Angabe relativer Ordner

Die Konfiguration der relativen Verzeichnisstrukturen zur Ablage von Vorgangs- und Buchungsbelegen ermöglicht eine hohe Flexibilität bei der Vorgabe der Speicherpfade und unterstützt die dynamische Erzeugung von Pfaden zum jeweiligen Geschäftsvorfall. So werden über die beiden Felder Relativer Ordner für Vorgänge und Relativer Ordner für Buchungen nicht nur die Pfade für Vorgänge und Buchungen unterschieden, sondern die Verzeichnisnamen werden auch automatisch mit Informationen aus dem jeweiligen Geschäftsvorfall belegt.

Falls konfigurierte Pfadkomponenten zur Laufzeit nicht gefunden werden (im Fall von fehlerhaften Angaben, wie z.B. "Ref.Adress" statt "Ref.Address"), wird beim Archivieren eine Fehlermeldung vom Typ "Die letzte Aktion konnte nicht ausgeführt werden." bzw. "Die Archivverknüpfung kann nicht angelegt werden, da eine Komponente des Pfads fehlt." protokolliert. Prüfen Sie in diesem Fall die Konfiguration und beheben Sie den Fehler.

Beispiel

Pfadkomponente	Erläuterungen
{Ref.Address?.Key}	Kurzname der Vorgangs- bzw. Buchungsadresse
{Ref.Project.Key}	Projektname
{Ref.Category?.Group}	Gruppenname der Vorgangsart (z.B. "Rechnungen")
{Ref.VoucherNumber}	Belegnummer
Revision {Format(Ref.Revision, "000")}	Revisionsnummer des Belegs mit vorgestelltem festem Text "Revision" Die Funktion "Format(R,F)" legt hier das Format (F) der Revisionsnummer (R) als dreistellige Dezimalzahl mit führenden Nullen fest. Die Revisionsnummer wird standardmäßig mit jedem buchenden Druck eines Vorgangs um "1" erhöht.^[a]
{Ref.BookTemplate?.Group}	Gruppenname der Buchungsart (z.B. "Eingangsrechnungen")
{Nz(Ref.ForeignVoucherNumber, Ref.VoucherNumber)}	Fremdbelegnummer Die Funktion "Nz(A,B)" sorgt dafür, dass bei vorhandener Fremdbelegnummer (A) diese, andernfalls aber die eigene Belegnummer (B) verwendet wird.
Nz(Ref.Project?.Address?.Key, Ref.Address?.Key)	In diesem Fall sorgt die Funktion "Nz(A,B)" im Fall einer Buchung dafür, dass bei vorhandener Projektadresse (A) diese und andernfalls die Buchungsadresse (B) verwendet wird. Auf diese Weise lassen sich Strukturen erzeugen, die einen Lieferantenbeleg (z.B. Eingangsrechnung) automatisch im zugehörigen Kundenordner ablegen.
^[a]Ausgenommen von dieser Vorgabe sind Vorgänge mit sogenannten "eingehenden" Vorgangsarten, die auf Basis von empfangenen Fremdbelegdokumenten (z.B. Eingangsrechnung) erstellt werden. Mehr dazu lesen Sie im FAQ.

Bei Bedarf können hier weitere Felder über das Moser-Objektmodell angesprochen werden.

Ein Fragezeichen ? hinter einer Objektvariablen bedeutet, dass im Fall der Nicht-Verfügbarkeit dieser Variablen (Null-Wert), die jeweilige Verzeichnisebene ausgelassen und der Pfad mit der nachfolgenden Komponenten fortgesetzt wird.

Falls Sie zu diesem oder einem anderen Thema Hilfe oder Unterstützung benötigen, wenden Sie sich bitte an den Moser Produktservice oder Ihren Moser Kundenberater (Kontakt).