Handbuch MOSER 'allround' - Die Workflow-Funktionen (Kundeneinsätze)

MOSER Gesamtdokumentation - 7.6.1. Die Workflow-Funktionen (Kundeneinsätze)

7.6.1. Die Workflow-Funktionen (Kundeneinsätze)

Versionsgeschichte
Version 4.42.400	07.02.2023	ID
erweitert (TFS-39762,TFS-39758)
Version 4.42.300	27.10.2022	MZ
erweitert (TFS-39195)
Version 4.42.200	28.2.2022	MZ
erweitert (TFS-35534,TFS-37361,TFS-37682,TFS-38222,TFS-35546,TFS-37848,TFS-38300,TFS-38307)
Version 4.42.100	18.8.2021	MZ
erweitert (TFS-34505,TFS-35468,TFS-35897,TFS-35945,TFS-35947,TFS-36421,TFS-36414)
Version 4.42.000	31.8.2020	MZ
Erweitert (TFS-29876, TFS-29896,TFS-30003,TFS-29751,TFS-29921,TFS-29750,TFS-29754,TFS-29852,TFS-29892)
Version 4.41.000	18.11.2019	MZ
erweitert (TFS-9340, TFS-11594, TFS-9233, TFS-9575, TFS-9574,TFS-9572,TFS-9415,TFS-9573,TFS-11219,TFS-1229,TFS-12452,TFS-13031,TFS-13360,TFS-13689)
	3.9.2019	MZ
moved from section "Kundeneinsätze" (before)

Berechtigung: EMPLOYEE, MANAGER, CUSTOMER SERVICE REPRESENTATIVE / CUSTOMER SERVICE MANAGER

In diesem Abschnitt werden alle Funktionen beschrieben, die zur Bearbeitung von Arbeitszetteln im Rahmen des Workflows zur Verfügung stehen. Dabei können Arbeitszettel sowohl direkt aus MOSER 'allround', als auch über MOS'aik erstellt und abgerechnet werden.

Eine beispielhafte Ablaufübersicht für den hybriden Einsatz mit MOS'aik zeigt die folgende Abbildung:

Abbildung 7.3. Hybride Arbeitsweise

Die Auswahl der verfügbaren Workflow-Funktionen sowie von Bearbeitungsregeln kann im Bereich Konfiguration > Kundeneinsätze individuell angepasst werden (siehe Abschnitt 24.13, „Kundeneinsätze“).

Um nach Aufruf einer Funktion des Workflows wieder an vorherige Position in der aufrufenden Seite zurückzukehren, kann der Navigationspfeil < der Seitentitelleiste (Breadcrumbleiste) verwendet werden.

Workflow-Funktionen (Alle)

Übersicht aller Workflow-Funktionen:

Funktion	Beschreibung
	Zeitmessung stoppen (rot) Beendet eine laufende Zeitmessung zur Arbeitszeiterfassung und schließt die Buchung für den Zeitaufwand ab. Die Schaltfläche ist nur verfügbar, falls die Zeitmessung gestartet wurde. Für die Kostenbuchung wird grundsätzlich das Ausführungsdatum aus dem Vorgang voreingestellt.
	Arbeitsauftrag Die Schaltfläche wird rot dargestellt, wenn eine Eingabe erforderlich ist. Das Feld kann nach Annahme des Arbeitsauftrags durch einen Mitarbeiter nicht mehr geändert werden. Über das Symbol können die Vorgangsgliederungen mit den darin enthaltenen Artikeln, Leistungen und Maschinen inklusive der Ordnungszahl und der erwarteten Arbeitszeit angezeigt werden. Lokale Suche z.B. nach Begriffen aus dem Kurztext oder der Beschreibung (siehe FAQ) . Mit der Funktion Kurzansicht erhalten Sie eine kompakte Darstellung der Elemente. Wurden bereits Stunden zu einer Gliederung gebucht, wird diese über ein grünes Flaggensymbol angezeigt.
	Notizen Zeigt alle Notizen zum Arbeitszettel an. Mit der Funktion Neu (F8) können neue Notizen erfasst werden.
	Datei hochladen Über diese Funktion können z.B. Fotos über einen Dateiauswahldialog ausgewählt und hochgeladen werden. So kann beispielsweise die Arbeit oder ein erforderlicher Mehraufwand dokumentiert werden. Auf diese Weise können aber auch beliebige andere Dokumente (z.B. PDF, Word, Excel, ...) in die Dateiablage hochgeladen werden. Die Speicherung erfolgt in der Dateiablage des aktuellen Arbeitszettels. Falls die Dateiablage nicht eingerichtet ist, wird die Funktion nicht angezeigt. Bei fehlerhaftem Zugriff auf die Dateiablage wird das Symbol angezeigt. Wenden Sie sich in diesem Fall an Ihren Administrator. Es liegt entweder ein vorübergehendes Problem (z.B. Netzwerkausfall) oder ein Konfigurationsfehler bei der Archiveinrichtung (siehe Abschnitt 25.14, „Archivierung“) vor.
	Dateiablage Öffnet eine Übersicht der bereits gespeicherten Dateien und bietet eine Möglichkeit diese herunterzuladen bzw. zu betrachten. Falls die Dateiablage nicht eingerichtet ist, wird die Funktion nicht angezeigt. Bei fehlerhaftem Dateiablagezugriff wird das Symbol angezeigt. Wenden Sie sich in diesem Fall an Ihren Administrator. Es liegt entweder ein vorübergehendes Problem (z.B. Netzwerkausfall) oder ein Konfigurationsfehler bei der Archiveinrichtung (siehe Abschnitt 25.14, „Archivierung“) vor.
	Arbeitsauftrag annehmen Die Schaltfläche ist nur verfügbar, falls der Arbeitszettel delegiert und noch nicht angenommen wurde. Die Schaltfläche wird rot dargestellt, falls der Arbeitsauftrag bislang vom zugeteilten Mitarbeiter weder angenommen noch abgelehnt wurde. Nach Bestätigung wechselt der Arbeitszettel in den Status "Bestätigt". Anschließend stehen weitere Funktionen zur Durchführung der Arbeiten sowie für die Nachkalkulation zur Verfügung.
	Bestätigung zurückziehen Die Schaltfläche ist nur verfügbar, falls der Arbeitsauftrag angenommen und noch keine Nachkalkulationsdaten erfasst wurden. Nach "Jetzt zurückziehen" wechselt der Arbeitszettel in den Status "Unbestätigt".
	Arbeitsauftrag ablehnen Die Schaltfläche ist nur verfügbar, falls der Arbeitszettel delegiert und noch keine Nachkalkulationsdaten erfasst wurden. Nach Bestätigung mit Begründung wechselt der Arbeitszettel in den Status "Abgelehnt". Abgelehnte Arbeitsaufträge werden in der Übersicht der Kundeneinsätze grundsätzlich angezeigt auch, wenn der Schalter Alle anzeigen nicht aktiviert ist.
	Arbeitsauftrag delegieren Weisen Sie den Arbeitszettel einem Mitarbeiter des Arbeitsteams zu. In der Mitarbeiterauswahl werden nur nicht gelöschte, aktive Mitarbeiter des Teams zur Auswahl angeboten. Außerdem muss ein gültiges, aktives Benutzerkonto mit den erforderlichen Berechtigungen (Rollen) zur Verwendung der Kundeneinsätze vorliegen. Optional kann die Zuteilung dem Mitarbeiter per E-Mail mitgeteilt werden: Nach Delegation wechselt der Arbeitszettel in den Status "Unbestätigt"; der Mitarbeiter muss den Arbeitsauftrag annehmen oder ablehnen. Die aktuelle Ansicht wechselt außerdem in die Anzeige aller Kundeneinsätze. Bei eingerichtetem E-Mail-Server kann optional eine Benachrichtigung des beauftragten Mitarbeiters, des Teamleiters oder an die Büroadresse erfolgen.
	Planung Die Schaltfläche wird rot dargestellt, wenn eine Eingabe erforderlich ist. Eine Bearbeitung ist nach Start der Arbeitsausführung nicht mehr möglich und kann erst wieder erfolgen, wenn die Arbeitsausführung unterbrochen wird.
	Arbeitsausführung starten (rot) Die Schaltfläche ist nur verfügbar, falls der Arbeitszettel angenommen oder die Arbeitsausführung unterbrochen wurde. Nach Bestätigung wechselt der Arbeitszettel in den Status "In Arbeit". Beim erstmaligen Start der Arbeitsausführung wird das Ausführungsdatum des Arbeitszettels auf die aktuelle Uhrzeit gesetzt, wenn es noch nicht gesetzt ist.
	Arbeitsausführung unterbrechen Die Schaltfläche ist nur verfügbar, falls Arbeitsausführung gestartet bzw. die Nachkalkulation bereits begonnen wurde. Nach "Jetzt unterbrechen" wechselt der Arbeitszettel in den Status "Geparkt".
	Kontakte Zeigt alle Kontakte zur Einsatzadresse an.
	Einsatzort Zeigt die Adresse des Einsatzortes (auch Baustellen-, Objekt- oder Lieferadresse) an. Für Arbeitszetteladressen ohne Anlagenbezug und ohne fest eingestellte Lieferadresse können Name und Einsatzort geändert oder über das Symbol neu verknüpft werden. Die Bearbeitung ist möglich, indem man die Funktion Bearbeiten aufruft.
	Einsatzort in Google Maps anzeigen Ruft die Navigation vom aktuellen Standort zum Einsatzort auf. Für die Standortbestimmung ist ggf. eine Standortfreigabe erforderlich.
	Navigation zum Einsatzort Ruft die Navigation vom aktuellen Standort zur Baustellenadresse des Arbeitszettels auf. Für die Standortbestimmung ist ggf. eine Standortfreigabe erforderlich.
	Anlagendaten Die Schaltfläche ist nur verfügbar, falls dem Arbeitszettel eine Anlage zugeordnet wurde. Eine Bearbeitung der Daten ist möglich, indem man die Funktion Bearbeiten aufruft.
	Zugang zur Anlage Die Schaltfläche ist nur verfügbar, falls dem Arbeitszettel eine Anlage zugeordnet wurde. Eine Bearbeitung der Informationen ist möglich, indem man die Funktion Bearbeiten aufruft.
	Bild der Anlage Die Schaltfläche ist nur verfügbar, falls dem Arbeitszettel eine Anlage zugeordnet wurde. Eine Bearbeitung ist möglich, indem man die Funktion Bearbeiten aufruft. Das Bild zur Anlage kann dann ggf. gelöscht und erneuert werden.
	Energielabel Die Schaltfläche ist nur verfügbar, falls dem Arbeitszettel eine Anlage zugeordnet wurde. Eine Bearbeitung der Daten ist möglich, indem man die Funktion Bearbeiten aufruft.
	Anlagenkomponenten Die Schaltfläche ist nur verfügbar, falls dem Arbeitszettel eine Anlage zugeordnet wurde. Eine Bearbeitung der Komponenten ist möglich, indem man die Funktion Bearbeiten aufruft. Neue Komponenten können mit der Funktion Neu (F8) hinzugefügt werden.
	Anlagendokumente Die Schaltfläche ist nur verfügbar, falls dem Arbeitszettel eine Anlage zugeordnet und der Anlage mindestens ein Anlagendokument hinterlegt wurde. Rufen Sie zur Anlage hinterlegte Dokumente, wie z.B. Gerätebeschreibungen, Schaltpläne oder Wartungsprotokolle in Form von Dokumenten- oder Internetverknüpfungen, ab. Neue Dokumente können mit der App Service > Anlagen hinzugefügt werden.
	Anlagenmessungen Die Schaltfläche ist nur verfügbar, falls dem Arbeitszettel eine Anlage zugeordnet wurde. Neue Messungen können mit der Funktion Neu (F8) aus der Liste der Anlagenmessungen ausgewählt und hinzugefügt werden.
	Materialbedarf Ermöglicht die Übernahme von Artikeln, die dem Arbeitszettel hinterlegt wurden, in die Nachkalkulation. Artikel können aus den Stammdaten sowie aus Online-Produktkatalogen abgerufen, gelöscht, bestellt oder gebucht werden. Beim Aufruf der Funktion wird eine neue Materialbedarfsliste erstellt. Details zum Einsatz der Funktion finden Sie unter Abschnitt 7.6.1.2, „Materialbedarf“. Die Schaltfläche ist nur verfügbar, falls Arbeitsauftrag angenommen wurde. Für die Kostenbuchung wird grundsätzlich das Ausführungsdatum aus dem Vorgang voreingestellt.
	Materialbestellungen Zeigt die verfügbaren Bestellungen des aktuellen Projekts/Ordners an. Die Schaltfläche zeigt zusätzlich die Anzahl bereits verfügbarer Bestellungen im aktuellen Projekt/Ordner an. Die Funktion ist standardmäßig ausgeblendet und kann im Bereich Konfiguration > Kundeneinsätze aktiviert werden (siehe Abschnitt 24.13, „Kundeneinsätze“). Die Schaltfläche ist außerdem nur verfügbar, falls der Arbeitsauftrag angenommen wurde. Mehr Details in Abschnitt 7.6.1.3, „Materialbestellungen“
	Materialaufwand Die Schaltfläche ist nur verfügbar, falls der Arbeitsauftrag angenommen wurde. Standardmäßig ist die Erfassung von Materialaufwand erst nach dem Start der Arbeiten durch den Monteur möglich. Im Arbeitsblatt Konfiguration > Kundeneinsätze kann diese Festlegung angepasst werden. Bei der Erfassung des Materialaufwands können sowohl Stammartikel, als auch freie Artikel erfasst werden. Bei aktiver Systemrichtlinie "Nur mobil verfügbare Artikel in den Kundeneinsätzen anzeigen" (Verwaltung > Richtlinien)werden zur Auswahl nur Artikel angezeigt, die für Mobile Anwendungen freigeschaltet sind. Über die Funktion Produktkataloge (siehe Abschnitt 7.6.1.1, „Produktkataloge“) kann direkt ein IDS-Lieferantenportal aufgerufen, ein Warenkorb zusammengestellt und die gewählten Artikel als Material gebucht werden. Der Warenkorb wird dazu als Baustellenwarenzugang hinterlegt und verbucht. Über die Funktion Warenkorb können mehrere Artikel in einem Warenkorb gesammelt werden und gemeinsam in den Materialaufwand übernommen werden. Nach Auswahl eines Artikels wird die Bearbeitungsansicht der Materialbuchung geöffnet. Über die Bearbeitungsansicht der Materialbuchung kann die Kalkulationsgruppe gewählt werden (Voreinstellung "Material"). Mit der Erfassung kann eine Kostenstelle festgelegt werden (siehe auch Abschnitt 18.2, „Kostenstellen“). Über ein Kommentarfeld können Hinweise zur Buchung notiert werden. Mit der Erfassung von Materialbuchungen kann der Abrechnungsmodus ausgewählt werden.^[a] Für die Kostenbuchung wird grundsätzlich das Ausführungsdatum aus dem Vorgang voreingestellt. Bei der Erfassung kann im Feld Gliederung/Position die OZ einer Gliederung des Arbeitszettels nachgeschlagen und erfasst werden.
	Zeitaufwand Voraussetzung für die Buchung von Zeitaufwänden ist die Einrichtung eines Standardlohntarifs (siehe Kapitel 3, Kurzanleitungen). Die Schaltfläche ist nur verfügbar, falls der Arbeitsauftrag angenommen wurde. Die Auswahl der Mitarbeiter für eine Lohnbuchung ist auf die folgenden Rollen eingeschränkt: Project Manager, Project Operator, Customer Service Manager und Customer Service Representative (siehe Abschnitt 25.2, „Rollen“). Laufende Zeitmessungen werden als unvollständige Buchungen aufgeführt und können entweder durch manuelle Bearbeitung oder über Zeitmessung stoppen abgeschlossen werden. Neue Zeiten können mit der Funktion Neu (F8) hinzugefügt werden. Stundenbuchungen können für den aktuellen Mitarbeiter sowie für alle Mitarbeiter des Arbeitsteams ausgeführt werden. Erforderliche Lohnarten müssen ggf. noch über den Schalter Verfügbar im mobilen Kundendienst aktiviert werden (siehe Abschnitt 18.3, „Lohnarten“). Über ein Kommentarfeld können Hinweise zur Buchung notiert werden. Eine Bearbeitung bzw. Löschung ist möglich, indem man die Funktion Bearbeiten aufruft. Standardmäßig ist die Erfassung von Zeitaufwand erst nach dem Start der Arbeiten durch den Monteur möglich. Im Arbeitsblatt Konfiguration > Kundeneinsätze kann diese Festlegung angepasst werden. Vorhandene Stundenbuchungen können durch den jeweiligen Mitarbeiter oder den Teamleiter nachträglich geändert werden: Die Lohnart kann nur geändert werden, falls mehr als eine Lohnart mit der Eigenschaft Verfügbar im mobilen Kundendienst für den Einsatz in MOSER 'allround' verfügbar ist. Der Lohntarif kann nur geändert werden, falls mehr als ein Lohntarif mit der Eigenschaft Verfügbar im mobilen Kundendienst für den Einsatz in MOSER 'allround' verfügbar ist und dem Mitarbeiter kein fester Lohntarif im Personalstamm zugeordnet ist. Für die verwendeten Lohntarife werden keine Preise angezeigt. Mit der Erfassung kann auch eine Kostenstelle festgelegt werden (siehe auch Abschnitt 18.2, „Kostenstellen“). Mit der Erfassung von Arbeitszeiten kann der Abrechnungsmodus ausgewählt werden.^[a] Für die Kostenbuchung wird grundsätzlich das Ausführungsdatum aus dem Vorgang voreingestellt. Bei der Erfassung kann im Feld Gliederung/Position die OZ einer Gliederung des Arbeitszettels nachgeschlagen und erfasst werden.
	Zeitmessung starten Die Schaltfläche ist nur verfügbar, falls der Arbeitsauftrag angenommen und die Zeitmessung nicht bereits gestartet wurde. Die erforderlichen Lohnarten müssen ggf. noch über den Schalter Verfügbar im mobilen Kundendienst aktiviert werden (siehe Abschnitt 18.3, „Lohnarten“). Standardmäßig ist die Zeitmessung erst nach dem Start der Arbeiten durch den Monteur möglich. Im Arbeitsblatt Konfiguration > Kundeneinsätze kann diese Festlegung angepasst werden. Laufende Zeitmessungen werden im Bereich Zeitaufwand als unvollständige Buchungen aufgeführt und können entweder durch manuelle Bearbeitung oder über Zeitmessung stoppen abgeschlossen werden.
	Auslösungen und Pauschalen Hier können beispielsweise Fahrtkosten und Pauschalen gebucht werden. Die für diese Auswahl erforderlichen Lohnarten müssen ggf. noch über den Schalter Verfügbar im mobilen Kundendienst aktiviert werden (siehe Abschnitt 18.3, „Lohnarten“). Über ein Kommentarfeld können Hinweise zur Buchung notiert werden. Die Schaltfläche ist nur verfügbar, falls Arbeitsauftrag angenommen wurde. Standardmäßig ist die Buchung von Pauschalen erst nach dem Start der Arbeiten durch den Monteur möglich. Im Arbeitsblatt Konfiguration > Kundeneinsätze kann diese Festlegung angepasst werden. Beim Buchen von Auslösungen/Pauschalen werden keine Preise angezeigt. Mit der Erfassung kann auch eine Kostenstelle festgelegt werden (siehe auch Abschnitt 18.2, „Kostenstellen“). Mit der Erfassung von Kostenpauschalen kann der Abrechnungsmodus ausgewählt werden.^[a] Für die Kostenbuchung wird grundsätzlich das Ausführungsdatum aus dem Vorgang voreingestellt. Bei der Erfassung kann im Feld Gliederung/Position die OZ einer Gliederung des Arbeitszettels nachgeschlagen und erfasst werden.
	Fertigstellungsgrad Die Schaltfläche ist nur verfügbar, falls die Arbeitsausführung gestartet und nicht unterbrochen wurde. Mit Setzten des Wertes auf 100% wird der Status der Kundeneinsatzes auf "Ausgeführt" geändert. Damit wird beim Druck des Arbeitszettel Deckblatts (siehe "Unterschrift") das Feld Arbeiten ausgeführt angehakt dargestellt. Mit der Unterschrift des Kunden wird der Fertigstellungsgrad auf 100% gesetzt.
	Checklisten Über diese Funktion können Sie dem Kundeneinsatz interaktive Checklisten hinterlegen, die vom Monteur ausgefüllt und gespeichert werden können. Vorhandene Checklisten können bearbeitet oder gelöscht werden. Die Funktion steht nur mit der Lizenz Systemmodul Belegarchivierung zur Verfügung. Weitere Details erfahren Sie unter Abschnitt 7.6.2, „Checklisten“.
	Arbeitsbericht Die Schaltfläche wird rot dargestellt, wenn eine Eingabe erforderlich ist. Grün, wenn ausgefüllt. Die Schaltfläche ist nur verfügbar, falls der Arbeitsauftrag angenommen wurde.
	Unterschrift Die Schaltfläche wird rot dargestellt, wenn eine Eingabe erforderlich ist. Die Schaltfläche ist nur verfügbar, falls bereits Nachkalkulationsdaten zum Arbeitszettel erfasst wurden. Standardmäßig ist die Erfassung der Unterschrift erst möglich, wenn mindestens eine Kostenbuchung sowie ein Arbeitsbericht erfasst wurden. Im Arbeitsblatt Konfiguration > Kundeneinsätze können diese Festlegungen angepasst werden. Mit der Kundenunterschrift wird der Status der Kundeneinsatzes auf "Ausführung bestätigt" geändert. Die dem Arbeitszettel zugrundeliegende Aufgabe für den zugeordneten Mitarbeiter wird damit auf Erledigt eingestellt.
	Unterschrift stornieren Die Schaltfläche ist nur verfügbar, falls der Arbeitszettel unterschrieben wurde. Nach dem Stornieren kann der Vorgang erneut bearbeitet werden. Dazu muss jedoch ggf. zunächst noch der Fertigstellungsgrad von 100% auf einen niedrigeren Wert zurückgesetzt werden! In der dem Arbeitszettel zugrundeliegende Aufgabe für den zugeordneten Mitarbeiter wird durch das Stornieren das Kennzeichen Erledigt wieder gelöscht.
	Arbeitsausführung wiederaufnehmen Die Schaltfläche ist alternativ zur Schaltfläche Unterschrift stornieren nur verfügbar, falls der Arbeitszettelstatus zwischenzeitlich (z.B. im Rahmen der Nachkalkulation) geändert wurde (z.B. Fakturierbar), dieser jedoch anschließend wieder zurückgestellt wurde (z.B. "Stunden und Materialerfassung wieder aufnehmen"). Für den Bearbeiter des Kundeneinsatzes entspricht dieser Zustand dem Status Ausführung bestätigt, jedoch liegt keine Kundenunterschrift vor. Die Schaltfläche startet die Bearbeitung des Auftrags und ermöglicht die Fortsetzung der noch erforderlichen Arbeiten.
	Kundenbeleg versenden Ruft den Dialog zum Versand des unterschriebenen Arbeitszettels per E-Mail auf. Der Beleg kann dazu mit einem individuellen Betreff sowie mit beliebigen Mail-Adressen und einem Versandtext versehen werden. Als Belegvariante stehen folgende Dokumente zur Auswahl: Arbeitszettel - Deckblatt Arbeitszettel - Vollständig Arbeitszettel - Material/Stunden Arbeitszettel - Material/Stunden/Preise Als Anhang können ggf. verfügbare, abgeschlossene Checklisten aus dem Archiv ausgewählt werden. Abhängig von der für die Vorgangsart Arbeitszettel gewählte Belegarchivierung der Belegvariante wird das Dokument beim Versand auf dem Anwendungsserver archiviert.
	Zurück zur Hausadresse Ruft die Navigation vom aktuellen Standort zurück zur Firmenadresse auf.
	Büro anrufen Direkt im Büro anrufen.
	Projektakte Öffnen der Projektakte zum Vorgang. Für den Zugriff auf die Akte sind die entsprechenden Berechtigungen erforderlich (siehe auch Abschnitt 17.1, „Projekte“). Die Verfügbarkeit dieser Funktion kann im Arbeitsblatt Konfiguration > Kundeneinsätze deaktiviert werden.
^[a]Der Abrechnungsmodus legt die Art der Kostenberechnung für den Kunden fest. Zur Auswahl stehen z.B. die Werte Regie, Vertragsleistung, Gewährleistung, Kulanz, Ungeklärt, Sonstiges, Keine.