Zum Buchen einer Eingangsrechnung in der OP- bzw. Finanzverwaltung können Sie sich auf eine Bestellung, Retoure oder einen Warenzugang beziehen, die/den Sie in der MOS'aik-Projektverwaltung gedruckt haben. Wählen Sie dazu das Personenkonto des Lieferanten und danach die Funktionen Bestellungen ..., Warenzugänge ... oder Retouren .... In einem Nachschlagedialog werden die gedruckten Bestellungen, Warenzugänge oder Retouren des Personenkontos zur Auswahl angeboten (siehe Logistik - Übernahme von Daten aus der Projektverwaltung).

Beim Nachschlagen eines Projekts über das Feld Bestellprojekt im Buchungskopf wird nur noch der Projektname, der Unternehmensbereich und die letzte Auftragsnummer aus dem Projekt übernommen, wenn die Vorgangsart des Projekts kundenorientiert ist. Damit ist es sowohl möglich, über das Feld ein Lieferantenprojekt zuzuordnen und damit auch das zugehörige Personenkonto festzulegen, als auch einem Lieferantenvorgang eine Kundenprojektreferenz zuzuordnen.

Das Belegdatum bestimmt die Buchungsperiode (siehe dazu auch Kapitel 11, Anhang: Buchungsautomatiken und Themenbereich Buchungsmasken).

Die Angabe einer Belegnummer ist zwingend erforderlich. Weitere Details, siehe Themenbereich Buchungsmasken.

In dem Feld Fremdbelegnummer erfassen Sie z.B. die Rechnungsnummer des Lieferanten.

Beim Nachschlagen einer Auftragsnummer wird der Projektname, der Unternehmensbereich und die Auftragsnummer aus dem Projekt übernommen, wenn die Vorgangsart des Projekts kundenorientiert ist.

Die vorliegende Rechnung kann optional über die Schaltfläche Scannen direkt von einem angeschlossenen Scanner bzw. einer (Handy-) Kamera eingescannt werden.

Alternativ kann diese auch über den Link Dateiverknüpfung z.B. als PDF-Datei oder Foto zugeordnet werden. In beiden Fällen wird das Dokument automatisch im Dateiablageordner "Eingangsrechnungen" des Personenkontos gespeichert.

Beim Buchen wird der im Feld Dateiverknüpfung eingetragene Dateiname in der Tabelle Archivverknüpfungen abgelegt. Für den entsprechenden Lieferanten-OP kann der zugehörige Dateipfad dann im Arbeitsblatt Offene Posten | Auswertungen | Buchung im Feld Dokumentordner angezeigt und über das Symbol geöffnet werden:

Der zuletzt verwendete Pfad im Feld Dateiverknüpfung wird bei späteren Aufrufen automatisch voreingestellt.

Geänderter Rechnungsbetrag:

Falls sich der Rechnungsbetrag z.B. um Frachtkosten, Nachlässe oder sonstiges ändert, erfassen Sie den geänderten Rechnungsbetrag und wählen anschließend das Sachkonto und die Steuerart zur Buchung des Restbetrags. Die Restbeträge für das Sachkonto und die Steuerart werden automatisch ermittelt. Enthält eine Eingangsrechnung vor der Änderung des Rechnungsbetrags nur eine Aufteilungsbuchung (z.B. nur eine Buchungszeile mit Sachkonto 3400), wird der geänderte Rechnungsbetrag in den Betrag der Aufteilungsbuchung übernommen

Falls Sie die Soll-Versteuerung verwenden, ist es zwingend erforderlich im Bereich Aufteilung Aufwandskonten die Steuerart im Feld StArt anzugeben (z.B. V19, V7, ...).

Zur Buchung von Projektkosten bzw. Nachkalkulationsdaten kann ein Kostenträger bzw. Projekt und innerhalb des Kostenträgers ein Auftrag und ggf. ein Arbeitszettel nachgeschlagen werden. Für Sachkonten die einen Kostenträger verpflichtend erfordern, muss dazu in der entsprechenden Buchungsaufteilung neben dem Kostenträger auch eine Auftragsnummer für einen auftragsbildenden Kundenvorgang vorhanden sein. Für eine positionsgenaue Nachkalkulation kann in der Spalte OZ eine Ordnungszahl (Positionsnummer) des zugrunde liegenden Auftrags nachgeschlagen werden.

Beim Buchen von Eingangsrechnungen mit Projektkosten wird nicht der Kurztext des Artikels aus den Stammdaten, sondern vorrangig ein in der Buchungsaufteilung erfasster Buchungstext in die Projektkosten übernommen.

Die Buchungen für Projektkosten bzw. Nachkalkulationsdaten werden im Themenbereich Nachkalkulation - Eingangsrechnungen in der Finanzverwaltung beschrieben.

Beim Verbuchen einer Eingangsrechnung mit Sicherheitseinbehalt wird das Tagebuch des Sicherheitseinbehalts-OP aus der Buchung mit dem Rechnungs-OP bestimmt!

Für Eingangsrechnungen und Eingangsgutschriften steht ein spezielles Zahlungsmittel Lieferantenlastschrift für den anstehenden Lastschrifteinzug des Lieferanten zur Verfügung. Über den Dialog Zahlungseigenschaften ... steht Ihnen die Auswahl im Feld Zahlungsmittel zur Verfügung.

Allgemeine Informationen zu Buchungsmaske und Buchungsaufteilungen finden Sie hier.

Beim Buchen von Eingangsrechnungen mit Artikelbezug werden zu einer eingestellten Aufteilungszeile am rechten Rand weitere Artikelinformationen wie Bestellt, Geliefert und Rückstand angezeigt.

Siehe dazu auch Abschnitt 7.1.2.2, „Aufteilung mit Artikelbuchung“.

Erfassen Sie bei den Buchungsaufteilungen in der Spalte KSt ggf. eine Kostenstelle.

Durch Löschen des Zellenwertes in der Spalte Arb.Zettel (Arbeitszettel-Nr.) werden vorhandene Werte der Spalten Kostenträger und Auftrag (Auftragsnummer) nicht verändert.

Die Ordnungszahl (OZ) der Positionen lieferantenseitiger Vorgänge wird auch ohne Kostenträgerbezug in die Buchungsaufteilungen von Eingangsrechnungen/Eingangsgutschriften übernommen.

Pro Aufteilung kann in der Spalte UB ein Unternehmensbereich festgelegt werden. Die Spalte muss ggf. erst über das Kontextmenü eingeblendet werden.

Mehr über Buchungen mit Angabe eines Unternehmensbereichs (Feld Unt.-Bereich) ist im Themenbereich Unternehmensbereiche beschrieben.

In der Aufteilung wird aus einem Sachkonto keine Umsatzsteuerart übernommen.

Abschnitt 7.1.2.1, „Aufteilung auf Aufwands- / Wareneingangskonten“

Wird der Schalter Brutto voreinstellen aktiviert, so wird das Häkchen in der Spalte Brutto auch gesetzt, wenn es sich bei dem Konto nicht um ein Automatikkonto handelt, aber eine Steuerart zugeordnet wurde. In diesem Fall wird davon ausgegangen, dass der im Feld Betrag eingegebene Wert ein Bruttobetrag ist und der Steuerbetrag wird automatisch ermittelt (siehe auch Buchungsmasken).