Kapitel 7. Buchen

Versionsgeschichte
Version 4_42_100 20.9.2021 MZ
erweitert (TFS-35068)
Version 4.42.000 22.10.2020 MZ
erweitert (TFS-30210)

Der Ordner Buchen ist das Kernstück der MOS'aik-Finanzverwaltung . Er enthält alle Funktionen, die direkt oder indirekt mit Buchungsvorfällen zu tun haben.

  • Im Abschnitt Abschnitt 7.8, „Buchungsperiode festlegen“ lesen Sie, wie Sie die aktuelle Buchungsperiode festlegen oder einen Monats- bzw. Jahreswechsel durchführen.

  • Die Arbeitsblätter bzw. Masken zur Buchung der verschiedenen Geschäftsvorfälle verwenden ein einheitliches Grundkonzept. Dieses wird hier übergreifend für alle Buchungsmasken erläutert.

  • Bei der automatischen Belegnummernvergabe wird sichergestellt, dass durch auftretende Meldungen keine Belegnummernlücken entstehen. Eine Belegnummer wird erst vergeben, wenn sichergestellt ist, dass der Buchungssatz verbucht werden kann.

Der Ordner ist in die folgenden Unterordner aufgeteilt:

Unterordner

Funktion

Abbildung

Allgemein

(siehe Abschnitt 7.1, „Buchen Allgemein“)

Ausgangsrechnungen

Hier können Ausgangsrechnungen angezeigt, bearbeitet und ggf. erstellt werden (siehe Abschnitt 7.1.1, „Ausgangsrechnungen“).

Abbildung 7.1. Ausgangsrechnungen

Eingangsrechnungen

Buchen der Eingangsrechnungen Ihrer Lieferanten (siehe Abschnitt 7.1.2, „Eingangsrechnungen“).

Abbildung 7.2. Eingangsrechnungen

Zahlungen

Hier können Sie sowohl Zahlungseingänge als auch Zahlungsausgänge mit Bezug auf Personenkonten erfassen (siehe Abschnitt 7.1.3, „Zahlungen“).

Abbildung 7.3. Zahlungen

Sachbuchungen

Hier nehmen Sie Sachbuchungen vor (siehe Abschnitt 7.1.4, „Sachbuchungen“).

Abbildung 7.4. Sachbuchungen

Kasse/Bank

Erfassung von Zahlungen (siehe Abschnitt 7.1.5, „Kasse/Bank“).

Abbildung 7.5. Kasse/Bank

Projektbuchungen

(siehe Abschnitt 7.2, „Projektbuchungen“)

Projektkostenjournalisierung

Projektbasiertes Journal der Kostenbuchungen.
Abbildung 7.6. Projektkostenjournalisierung

Lagerjournalisierung

Projektbasiertes Journal der Lagerbuchungen.
Abbildung 7.7. Lagerjournalisierung

Vorträge

(siehe Abschnitt 7.3, „Vortragsbuchungen / Vorträge“)

Debitoren

Eingabe von Saldenvorträgen und Anlage von offenen Posten für Kunden (siehe Vorträge Debitoren).

Abbildung 7.8. Debitoren

Kreditoren

Eingabe von Saldenvorträgen und Anlage von offenen Posten für Lieferanten (siehe Vorträge Kreditoren).

Abbildung 7.9. Kreditoren

Sachkonten

Buchung von Saldenvorträgen für Sachkonten (siehe Vorträge Sachkonten).

Abbildung 7.10. Sachkonten

Korrekturbuchungen

(siehe Abschnitt 7.4, „Korrekturbuchungen“)

Personenkonten
Abbildung 7.11. Personenkonten

Projekte
Abbildung 7.12. Projekte

Abschlussbuchungen

(siehe Abschnitt 7.5, „Abschlussbuchungen“)

Personenkonten
Abbildung 7.13. Personenkonten

Sachkonten
Abbildung 7.14. Sachkonten

Dauerbuchungen

(siehe Dauerbuchungen)

Ausgangsrechnungen

Erfassung periodisch wiederkehrender Ausgangsrechnungen mit einem festen Betrag.

Abbildung 7.15. Ausgangsrechnungen

Eingangsrechnungen

Erfassung periodisch wiederkehrender Eingangsrechnungen mit einem festen Betrag.

Abbildung 7.16. Eingangsrechnungen

Sachbuchungen

Erfassung periodisch wiederkehrender Sachbuchungen mit einem festen Betrag.

Abbildung 7.17. Sachbuchungen

Buchungslisten

(siehe Abschnitt 7.7, „Buchungslisten“)

Protokollbuchungen

Mithilfe von Protokollbuchungen können Generalumkehrbuchungen vorgenommen werden (siehe Protokollbuchungen).

Abbildung 7.18. Protokollbuchungen

Stapelbuchungen

Hier sehen Sie alle Buchungen, die Sie im Stapel erfasst haben bzw. die durch andere Programmteile in den Stapel geschrieben wurden (siehe Abschnitt 7.7.1, „Stapelbuchungen“).

Abbildung 7.19. Stapelbuchungen

Dauerbuchungen

Verwaltung und Erfassung von periodisch wiederkehrenden Buchungen (siehe Dauerbuchungen).

Abbildung 7.20. Dauerbuchungen

Bibliothekbuchungen

Verwaltung und Erstellung von Buchungsvorlagen zum späteren Abruf (siehe Bibliothekbuchungen).

Abbildung 7.21. Bibliothekbuchungen

Unvollständige Buchungen

Fehlerhafte Buchungen einsehen, bearbeiten oder löschen (siehe Unvollständige Buchungen).

Abbildung 7.22. Unvollständige Buchungen

Die Buchungsmasken
Hauptziel der MOS'aik-Finanzverwaltung ist es, dem Benutzer das Arbeiten so leicht wie möglich zu machen. Ebenfalls sollen Fehlerquellen beim Buchen ausgeschlossen bzw. minimiert werden. Deshalb bietet die Finanzverwaltung jeweils eigene Buchungsmasken für die verschiedenen Geschäftsvorfälle:
Abbildung 7.23. Buchungsmaske (Beispiel: Ausgangsrechnung)

Wenn Sie in den Buchungsmasken arbeiten, sollten Sie ggf. die Navigationsleiste ausblenden. Dadurch haben Sie unter Umständen wesentlich mehr Informationen im Blick.

Die Buchungsmasken sind in verschiedene Bereiche unterteilt.

  • Hauptbuchung

    Erfassungsbereich, in dem die Felder des Hauptbuchungssatzes übersichtlich untereinander dargestellt werden. Neben dem Belegdatum wird die Kalenderwoche angezeigt.

    Die Buchungsart steuert die Buchungsfunktionen.

    In der Zeile mit der Belegnummer können Sie festlegen, ob diese automatisch erhöht wird oder ob Sie sie jeweils eingeben: Für die automatische Belegnummernvergabe muss der Belegnummernkreis im Tagebuch (z.B. Verkaufsbuch 1, Stammdaten | Einstellungen | Tagebücher, siehe Abschnitt 6.1.7, „Tagebücher“) eingetragen sein. Das Feld Belegnummer enthält beim Buchen den Hinweis <Automatisch> und wird beim Speichern automatisch aus dem im Tagebuch angegebenen Belegnummernkreis ermittelt. Bei einer manuellen Belegnummernvergabe muss der Belegnummernkreis aus dem Tagebuch entfernt werden (siehe Stammdaten | Einstellungen | Tagebücher.

    Belegnummern werden bis zu einer Länge von maximal 30 Zeichen unterstützt.

  • Aufteilung

    Hier geben Sie die Gegenbuchung(en) direkt in der Tabelle ein. Ebenfalls können Sie hier je Aufteilung einen eigenen Buchungstext hinterlegen. Sonst wird der Buchungstext der Hauptbuchung hinterlegt.

    • In den Buchungsmasken zum Buchen von Rechnungen (ER, AR) und Sachbuchungen (Allgemein, Dauerbuchungen, Abschluss- und Korrekturbuchungen) gibt es in den Aufteilungen einen Schalter in der Spalte Brutto zum einfachen Wechseln zwischen Brutto- und Nettobuchungen. Der Schalter wird bei Verwendung von Automatikkonten automatisch gesetzt; bei sonstigen Konten nicht:

      • Schalter Brutto gesetzt: In diesem Fall buchen Sie das Erlöskonto in der Spalte Betrag mit dem Bruttobetrag. Eine Buchung der angefallenen Steuer wird bei Speicherung Ihrer Buchung automatisch vorgenommen.

        Das Häkchen des Schalters kann in diesem Fall wahlweise auch entfernt werden und alternativ eine Nettobuchung durchgeführt werden (siehe nachfolgender Punkt).

      • Schalter Brutto nicht gesetzt: In diesem Fall buchen Sie zunächst das Erlöskonto mit dem Nettobetrag in der Spalte Betrag und fügen eine weitere Buchungsaufteilung für die angefallene Steuer zu.

      Steuerart der Buchung

      • Es wird empfohlen, bei der Buchung von Brutto- und Nettobeträgen immer die zugehörige Steuerart in der Spalte StArt anzugeben!

        Beim Nachschlagen F5 werden alle relevanten, nicht ausgeblendeten Steuerarten zur Auswahl angeboten.

      • Wird beim Buchen von Eingangsrechnungen (siehe Abschnitt 7.1.2, „Eingangsrechnungen“) im Bereich Optionen der Schalter Brutto voreinstellen aktiviert, so wird das Häkchen auch dann gesetzt, wenn es sich bei dem Konto nicht um ein Automatikkonto handelt, aber eine Steuerart in der Spalte StArt zugeordnet wurde. In diesem Fall wird davon ausgegangen, dass der im Feld Betrag eingegebene Wert ein Bruttobetrag ist und der Steuerbetrag wird automatisch ermittelt.

      • In allen Buchungsarbeitsblättern der Finanzverwaltung ist die Auswahl der Steuerarten auf die nicht ausgeblendeten Steuerarten beschränkt (siehe dazu auch Moser FAQ - Stammdaten ausblenden).

    • In der Spalte Auftrag des Aufteilungsbereichs vieler Buchungsmasken können Sie eine Auftragsnummer zur Buchung Nachschlagen F5.

      Zur schnelleren Buchung von z.B. Eingangsrechnungen oder Sachbuchungen kann die Auftragsnummer dazu auch bereits ganz oder teilweise eingegeben ("vorgetippt") sein: Im Nachschlagedialog F5 wird dann der erste mit dem Muster übereinstimmende Auftrag automatisch markiert. Prüfen Sie die Auswahl und Übernehmen Sie diese mit Enter direkt in Ihre Buchungsaufteilung.

    • Im Aufteilungsbereich springen Sie mit der Tastenkombination Strg+Eingabetaste in die erste Spalte der nächsten Zeile.

  • Buchungsprotokoll

    In diesem Bereich werden Ihnen alle bereits gespeicherten Buchungen dieser Buchungsmaske chronologisch angezeigt (die letzte Buchung steht immer oben). So sehen Sie immer, welche Buchungen Sie bereits durchgeführt haben.

  • Kontoinformationen

    Auf der rechten Seite sehen Sie wichtige Informationen wie Text, Saldo, usw. sowohl vom Konto der Hauptbuchung als auch vom Konto der aktiven Aufteilungsbuchung.

  • Navigationsleiste (links)

    Hier finden Sie weitere artverwandte Funktionen zur Buchungsmaske. So können Sie sich jederzeit das Kontoblatt des Personenkontos bzw. des Sachkontos anzeigen lassen. Auch können Sie sich das Erfassungsjournal ansehen bzw. ausdrucken lassen.

In fast allen Buchungsmasken können Sie festlegen, dass nur in der aktuellen Periode gebucht werden kann. Dies verhindert weitgehend Fehler durch Zahlendreher beim Belegdatum.
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